As tecnologias de GED -
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - já auxiliam milhares de organizações em todo o planeta minimizando o impacto ao Meio Ambiente, pela redução do uso abusivo de papel, e gerando uma significativa redução dos custos administrativos e operacionais. No Brasil, o mercado de GED deve crescer mais de 30% neste ano de 2009. Cada vez mais, as organizações brasileiras se beneficiam destas tecnologias.
A partir da adoção de soluções de GED, pode-se verificar uma mudança radical na cultura das empresas e na sua dinâmica. Colaboradores de diversos setores, em especial os administrativos, habituam-se ao uso de software para a consulta de documentos digitalizados.
A facilidade de poder consultar documentos remotamente, a partir do próprio PC, configura a agilidade na disponibilização eficaz e eficiente da informação documental. E a adoção de um sistema de gestão documental permite responder a um conjunto de questões organizacionais através da melhoria no acesso a informação, redução da circulação de informação em suporte papel, redução dos custos com o armazenamento físico dos documentos, alargamento do universo de usuários, mais canais de acesso à informação, melhor controle de acesso e centralização do arquivo de documentos.
As razões para a mudança são relativamente simples:
Escaneamento
Os últimos avanços tecnológicos dos scanners torna a conversão de documentos impressos em arquivos eletrônicos de forma rápida, barata e fácil.
Armazenamento
O sistema de armazenamento fornece uma forma confiável de guardar seus arquivos digitalizados. Um bom sistema de armazenamento irá acomodar todos os documentos de sua empresa e deverá admitir o crescimento futuro.
Indexação
O sistema de indexação cria um modo de arquivamento organizado e possibilita a pesquisa futura de maneira simples e eficiente. Um bom sistema de indexação irá modificar os procedimentos existentes de maneira positiva e os irá tornar mais efetivos.
Pesquisa
O sistema de pesquisa usa informações sobre os documentos, incluindo os campos de indexação e o texto contido nos documentos, para encontrar imagens armazenadas na base de dados. Um bom sistema irá propiciar uma maneira fácil e rápida para encontrar documentos.
Acesso
A pesquisa sobre um determinado documento deverá estar disponível para quem realmente necessita acessá-lo. Um bom sistema de controle de acesso irá fazer com que os documentos sejam vistos por todos que estejam autorizados de qualquer parte da empresa, ou através da Internet e Intranet corporativa.
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