Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v.14, n.1, p.216-237, jan./jun., 2009.
GESTÃO DE ARQUIVOS E A IMPORTÂNCIA DE UM
PROFISSIONAL DA INFORMAÇÃO:
análise do cartório do 2º
ofício de registro de imóveis
Marcelo Cavaglieri
Uberdan dos Santos Lopes
Osias do Rosário
Resumo:
Um dos maiores desafios do profissional da informação é conseguir aliar
os processos de gestão de uma Unidade de Informação aos diversos fatores que
influenciam na qualidade total dos serviços prestados. Para isso, é necessário que
esteja claro não só os objetivos da organização, mas também de seus usuários, de
modo que o profissional possa desenvolver mecanismos eficazes a fim de propiciar
a satisfação final de seus clientes. Neste sentido, o intitulado artigo pretende
discutir alguns desses processos aliados a experiências vivenciadas no arquivo do
2º Ofício de Registro de Imóveis. Além de mostrar a importância de um
profissional da informação atuando não só na guarda e recuperação da informação,
mas também na preservação da memória institucional e na tomada de decisão.
Palavras-chave
: Arquivo. Gestão de arquivos. Gestão documental. Profissional da
informação. Arquivo cartorário.
1 INTRODUÇÃO
Sentindo a necessidade de ter uma organização competitiva e
eficaz frente às novas necessidades de mercado, profissionais da
informação vêm aderindo e fomentando técnicas de gestão para
aprimorar seus conhecimentos e habilidades no seu trabalho.
No âmbito das instituições sejam elas públicas ou privadas,
sente-se cada vez mais a necessidade de organização, seja nas esferas
de seus atos administrativos, ou então, o resultado desses que é a sua
massa documental, que tem significativa importância para essas
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instituições, pois são eles que justificam e provam seus atos
administrativos e de negócio perante a sociedade.
Logo o profissional, como qualquer organização, necessita
evoluir e acompanhar as transformações da sociedade, inclusive do
mercado ao que faz parte. Não basta apenas praticar o básico, é
necessário fazer a diferença aderindo novas técnicas para
acompanhar as tendências desse mercado competitivo.
Daí a importante capacidade de criar e empregar novas
técnicas de trabalho, num ambiente que pauta pela qualidade e
agilidade nos seus processos de trabalho, deste modo, a gestão que
será abordada neste trabalho é um importante veículo para as
tomadas de decisões. Segundo Barreto et al (1997) a gestão consiste
não só de um conjunto de ferramentas, como também de uma
adequada visão e compreensão do negócio em si. A gestão não é uma
ciência propriamente dita em que resultados preestabelecidos são
fatalmente obtidos quando se aplicam os métodos prescritos.
Dessa forma, o profissional da informação deve adquirir
habilidades não só para lidar com as novas tecnologias, mas também
compreender o ambiente interno e externo em que a instituição está
inserida, de modo que possa criar vantagens competitivas e aderir às
inovações bem sucedidas.
Ao trabalhar com arquivos, temos que ter consciência de
processos importantes que são a conservação e preservação dos
documentos e sua disponibilização, pois são eles que nos remetem a
história de uma instituição, do Estado ou até mesmo da memória da
nossa pátria. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística a definição de conservação é “Ato ou efeito de
promover a preservação e a restauração dos documentos”
(ESTEVÃO, 2008, p. 45).
O mesmo Subsídio apresenta um conceito de preservação
como: “Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio
de adequado do controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou
químico” (ESTEVÃO, 2008, p. 129).
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O arquivo é um ambiente onde são garantidas a integração e
interação do indivíduo com seu passado, onde é atendido o exercício
pleno da cidadania. Os arquivos são órgãos que auxiliam e servem
diretamente suas instituições, daí a justificativa de se ter um arquivo
organizado, e um profissional que busque constantemente priorizar
essa gestão organizacional.
De tal modo a gestão de documentos se constitui num
caminho seguro, ágil e eficiente para as empresas se destacarem de
seus concorrentes, prevenindo principalmente que essa massa
documental não se perca ao longo de sua tramitação. Isso vem
fundamentando a qualidade dos serviços prestados pelos arquivos,
com a melhor administração sobre as informações que produzem e
recebem.
O presente trabalho tem a finalidade de discutir a atuação do
profissional da informação no âmbito de um arquivo cartorial,
destacando os métodos organizacionais, as ferramentas de gestão nas
tomadas de decisão e mostrar a importância da inserção desse
profissional nessas esferas.
2 CARACTERIZAÇÃO DA UNIDADE DE INFORMAÇÃO
O 2° Ofício do Registro de Imóveis foi criado pela Lei 1948
de 27.12.1958 com jurisdição nos distritos da Ilha de Santa Catarina,
com exceção da sede (bairro Centro) e do sub-distrito do bairro
Estreito que são de competência do 1° e 3° Ofícios de Registro
respectivamente. O cartório possui como titular a Sra. Gleci Palma
Ribeiro Melo e funciona em sua sede própria na Rua General
Bittencourt, 239 no Centro de Florianópolis-SC (SEGUNDO
OFÍCIO DE REGISTRO DE IMÓVEIS, 2008).
Os cartórios ou registros são organizações técnicas e
administrativas destinadas a garantir a publicidade, autenticidade,
segurança e eficácia dos atos jurídicos, garantindo com isso o
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cumprimento da lei. Cada tipo de cartório tem finalidades aliado as
suas competências distintas. A responsabilidade dos cartórios de
registros de imóveis é fazer cumprir os termos da lei, através de
serviços de registros, averbações dos títulos de propriedade ou dos
atos constitutivos, declaratórios e translativos dos direitos reais dos
imóveis, preservando a história e configurando algo permanente em
seu registro (CERTIFIXE, 2008).
O arquivo do 2° Ofício do Registro de Imóveis está
localizado em uma sala de 37 m² que foi construída com o objetivo
de proteger a documentação de incêndios e intempéries, por isso, as
paredes, o teto e o piso são de concreto com 15 cm de espessura.
Existe uma única entrada com porta metálica que também é antichama.
O objetivo desta unidade é proporcionar uma rápida e ágil
recuperação da informação, permitindo um atendimento eficiente aos
usuários da mesma de forma que as partes envolvidas no processo
sejam beneficiadas, a instituição por prestar um serviço de qualidade
e os usuários desta por sentirem-se satisfeitos, atendendo suas
necessidades.
O acervo da instituição é composto atualmente por cerca de
93.000 matrículas de registros de imóveis, em fichas
individualizadas, 69 livros manuscritos de registros de imóveis, de
hipotecas, penhoras, protocolos, entre outros, dos quais, grande parte
já se encontra transladados para as matrículas, 5.811 matrículas do
livro 3 R/A (Registros auxiliares: pactos antenupciais, convenções de
condomínios, cédulas de créditos rural e industrial), 146.054
cadastros de indicadores pessoais, 78m lineares de documentos
(composto por: Alteração da Razão Social/ Contrato Social,
Alienação Fiduciária, Alteração da Descrição, Alteração de nome e
número de rua, Cancelamento de Hipoteca, Cancelamento/ Alteração
de Condições, Carta de Arrematação, Casamentos e Óbitos, Cédulas,
Certidão da PMF, Certidão de Usucapião, Cessão de Direitos de
Crédito, Contratos de Bancos financiadores de imóveis, Contratos de
Institutos de Reforma Agrária, Contratos da Companhia de
Habitação, Desmembramento, Distrato de Compromisso, Escritura
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de Fora, Correção de Nomes e Documentos Pessoais, Incorporações
de Edifícios, Integralização de capital, Loteamento e
Desmembramento Impugnado, Documentos Diversos, Separação e
Divórcio, Retificação de Área, e Unificação.
As demandas informacionais dos funcionários, considerados
neste contexto usuários internos, exigem rapidez e agilidade na busca
para a recuperação das informações, pois está intrinsecamente ligada
à satisfação dos usuários externos. Os processos que giram no
cartório estão envolvidos diretamente com diversos setores, de modo
que o arquivo acaba sendo fonte de pesquisa e importante meio de
acesso e essas informações, devendo assim, interagir e conhecer os
procedimentos dos mesmos para melhor atender suas necessidades.
3 GESTÃO DOCUMENTAL DO ARQUIVO DO CARTÓRIO
Com o crescimento das organizações, vários problemas foram
surgindo, a massa documental foi crescendo e foi necessário estudar
novas técnicas de armazenagem e recuperação desses documentos.
De acordo com Carvalho e Longo (2002) o sistema de
arquivos é considerado a solução viável por instituições para
administrar a produção documental desde a geração ou recebimento
até seu destino final, com ênfase na conservação, compartilhamento e
disseminação das informações geradas pelas relações internas e
externas da instituição.
Em muitas organizações, os arquivos ainda são considerados
locais de depósitos de coisas velhas que não tem mais serventia, só
dispensando o devido valor no momento em que setores que
compõem a organização precisarem recuperar documentos
importantes, seja para a tomada de decisão nos negócios da empresa
ou nos atos que comprovem suas atividades perante o fisco, que por
sua vez foram arquivados sem nenhuma técnica arquivística e de
recuperabilidade.
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Para isso, cabe ao profissional agregar valor ao acervo e
provar sua real importância, desmistificando os paradigmas que
impuseram aos arquivos, demonstrando através de uma organização
eficiente que venha atender com exclusividade e sem medidas de
esforços aos anseios da comunidade usuária desta unidade, seja ela o
quadro funcional da empresa ou até mesmo aos clientes dessa
instituição.
Infelizmente, muitos são os arquivos que ainda não possuem
profissionais qualificados para trabalhar com o tratamento e
gerenciamento desses documentos. A maioria dos acervos é
composta por documentos permanentes, de cunho histórico, e que
merecem um cuidado especial, porém por motivos de ingerência
acaba se deteriorando ou sendo extraviado por não ter um tratamento
adequado, com condições mínimas de preservação do acervo.
Para que seja possível mudar essa realidade é necessário à
implantação de um processo de gestão documental, com o intuito de
organizar de modo eficiente a produção e gerenciar a organização e
preservação dessa massa documental de modo a segurar a
recuperação e disseminação da informação.
Segundo Borszcz (2005, p. 3), “as atividades relacionadas à
gestão de documentos devem ser vistas como um dos processos mais
importantes para garantia da sobrevivência e crescimento das
empresas [...]”. Profissionais capacitados atuando em tais
organizações tornam-nas mais competitivas ao possibilitar o fluxo
agilizado das informações necessárias. Algo fundamental para o
desenvolvimento de qualquer empresa.
Esta gestão documental tem sua finalidade cumprida, no
atendimento aos usuários dessa instituição, que buscam por
documentos que venham comprovar as transações registradas nos
imóveis, seja ele através de qualquer ato registrado na matrícula do
imóvel. Ao atender esse público, sentiu-se a necessidade de uma
organização minuciosa e criteriosa, para que assim sua recuperação
seja breve de forma a tender os prazos notariais.
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Para que possamos entender o funcionamento de um arquivo
e escolher o método de arquivamento é necessário que se entenda o
que é um arquivo e o funcionamento de sua gestão documental. A
Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 2º, refere-se aos
arquivos como:
Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades especificas, bem como por pessoa física,
qualquer seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos (BRASIL, 1991, p. 1).
A lei destaca ainda em seu artigo 3º a importância da gestão
de documentos como “conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL,
1991, p. 1).
Neste contexto, entende-se a importância de um arquivo de
cartório organizado, que permite um atendimento rápido e de
informações precisas para os clientes dos mesmos. De acordo com o
tipo de cartório, sua documentação será arquivada obedecendo a uma
seqüência lógica que permitirá um acesso facilitado, uma vez que a
busca por documentos nos arquivos é uma atividade diária e de
extrema importância e responsabilidade.
Com a contratação de um profissional especializado, o
primeiro passo foi realizar um diagnóstico da situação real em que o
arquivo se encontrava e quais tipos de documentos envolviam a
gestão de um cartório de registro de imóveis.
Segundo Cornelsen; Nelli (2004) o diagnóstico de um arquivo
deve iniciar pela análise situacional, onde devemos identificar a
estrutura, as funções e as atividades, além do fluxo de informações
que permeiam a organização, permitindo identificar o momento em
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que o documento é produzido, como é utilizado e quais suas reais
necessidades.
Através de estudos, constatou-se que todos os documentos
são permanentes, servindo como forma de comprovação das
transações realizadas nos imóveis e que dessa forma mereciam um
cuidado especial em sua conservação, não sendo necessária a
confecção de uma tabela de temporalidade.
Contudo, o principal desafio era a conservação do acervo e a
organização física dos documentos, e num segundo momento estudar
um software de gerenciamento eletrônico de documentos, pois de
nada adianta termos sistemas computadorizados se nem ao menos
conseguimos localizar fisicamente um documento.
Para a preservação e conservação dos documentos, foi
apresentada a Administração do Cartório a necessidade de aquisição
de equipamento para esterilização do ambiente, sendo prontamente
adquiridos esterilizadores que completam junto com o controle de ar
e umidade a controle desse ambiente, para que assim possa receber
os documentos. O mobiliário apesar de ser pouco convencional para
um arquivo é bastante funcional e agradável visivelmente, mesmo
sendo projetado inadequadamente e apresentando prateleiras mal
distribuídas e que pouco otimizaram o espaço físico, as quais após
análise foram feitas algumas adaptações buscando aproveitar melhor
esse espaço, que atualmente é bastante escasso.
Quanto aos equipamentos de informática, que auxiliam nas
atividades que o arquivo desenvolve, estes foram todos substituídos
por equipamentos de última geração. Atualmente, conta-se com três
computadores modernos, dois scanners portáteis com grande
capacidade de processamento e ainda um terceiro de mesa,
disponível para executar atividades mais específicas, como escanear
documentos em tamanho A2, slides, microfichas e negativos. Conta
ainda com software para tratamento de imagens, impressora a laser,
leitor óptico de código de barras, guilhotina e em breve triturador,
desfragmentador de papel.
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Devido a alguns fatores de cunho histórico e técnicoadministrativo,
foi adquirido e está em fase de implantação desde o
início deste ano, o software para gerenciamento do cartório chamado
ESCRIBA, pois o antigo, conhecido por CACHÉ, apesar de ágil era
bastante defasado em termos de segurança e controle dos atos
praticados. Além de a interface ser pouco amigável visualmente, não
dispunha de módulos para organização e controle dos documentos
arquivísticos.
O atual sistema é desenvolvido em Banco de Dados MySql
que gerencia em seus módulos: de Recepção (para certidões e
serviços), Administração (para controle de caixa e da movimentação
das certidões e serviços nos setores do cartório), Livros (para
gerenciamento e controle dos livros de protocolo, matrícula, registro
auxiliares, indicador real e indicador pessoal), Cadastro, Consulta
(aos livros) e Transcrição, todas as atividades do Cartório, além de
possibilitar o gerenciamento dos documentos físicos e digitais da
instituição.
O gerenciamentos físico, que é bastante simples, indica
exatamente o “endereço” de cada documento arquivado, bastando
para isso relacionar o documento necessitado, com o número da
matrícula do imóvel, visualizando esta e selecionando o ato
correspondente e clicando na “aba” observações, o que mostrará qual
tipo de documento e pasta, bem como onde está localizado tal
documento. Também por este caminho é possível a visualização da
versão digital escaneada, o que possibilita com maior segurança e
rapidez, atendendo tanto as necessidades internas da instituição,
quanto às solicitações externas de clientes.
Está em fase de implementação, o setor de digitalização do
cartório, este será responsável pelo escaneamento de todos os
documentos apresentados pelos clientes externos do cartório, sejam
estes devidamente registrados/averbados, ou não, serviço este que
devido ao grande volume diário, será separado dos documentos que
efetivamente foram registrados/averbados nas matriculas de imóveis
relacionadas.
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Devido a este fato, o arquivo conta com um funcionário que é
formando do curso de biblioteconomia, desenvolvendo atividades de
escaneamento e tratamento digital dos documentos do arquivo, tanto
os recentemente arquivados, quanto os antigos.
Com a implantação deste sistema e após o tratamento de todo
o acervo, evidentemente cessará a retirada destes documentos do
arquivo o que além de possibilitar o ganho de tempo extra, para a
aplicação em outras tarefas inerentes ao setor, fará também com que
se ganhe em muito na preservação dos documentos, devido à queda
do manuseio com fotocópias etc., possibilitando ainda o
fornecimento de fotocópias autenticadas no momento da solicitação
no balcão de recepção aos clientes bem como a visualização imediata
destes pelos diversos setores internos deste Ofício Imobiliário.
3.1 ORGANIZAÇÃO DO ACERVO
Após o término dessas análises, iniciou-se o processo de
organização do acervo. O primeiro passo foi à escolha do método de
arquivamento.
De acordo com Rodriguez (2008) dificilmente uma
organização emprega um único método de arquivamento, porém,
através da análise cuidadosa das atividades da instituição aliada a
observação de como os documentos são solicitados, se torna possível
definir um método principal a ser adotado e quais seus auxiliares.
Para escolha do método analisou-se a forma de como os
documentos já estavam arquivados e principalmente a forma de
como eles eram solicitados pelos usuários. Verificou-se que
geralmente era requererido o tipo de documento e a data relacionada,
dessa forma, optou-se por separar o acervo em tipos documentais
gerais, como Contratos, Certidões, Escrituras, entre outros e mais
especificamente dentro destes os gêneros documentais como
Contratos Particulares, Contratos da Caixa Econômica Federal,
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Certidões de Construção, Certidões de Casamento, etc, e todos estes
em ordem cronológica.
Os documentos, até então, encontravam-se todos em caixas
de papelão, muitas em alto grau de deterioração com identificação
precária. Optou-se então pela substituição das caixas de papelão por
caixas poliondas, pois é um produto forte, leve, flexível, atóxico,
impermeável, resistente a intempérie e a substâncias químicas que
permitem uma durabilidade maior e uma higienização mais
adequada. Com a substituição foi possível adequar cada tipo de
documento em uma cor de caixa, permitindo assim, uma maior
visualização na recuperação da informação.
Durante a substituição identificou-se um Tipo Documental
(caixa) intitulada de Documentos Diversos, que possuía muitos tipos
de documentos não contemplados nos demais tipos com quantidades
maiores, dificultando muito sua recuperação, com isso, foi necessário
à criação de novas caixas com tipos específicos. Isso demonstra a
falta de conhecimento de técnicas arquivísticas, pois na dúvida
sempre colocavam os documentos na caixa de Diversos, culminando
em tal desorganização.
A etapa da higienização dos documentos foi realizada junto
com a substituição das caixas, sendo de fundamental importância,
devido às más condições de conservação do acervo, o que vem a
propiciar um prolongamento da vida útil dos documentos.
Para identificação dos documentos nas novas caixas foi
confeccionada uma etiqueta adesiva padrão contendo a logo e o
nome do Cartório, o tipo documental a data e a numeração
sequencial relacionada. Tal organização foi uma forma de agregar
valor a informação, pois sem a devida identificação muitos
documentos simplesmente não existiam, porque não eram
localizados, o que ocasionava perda de tempo na sua procura e
problemas com os usuários devido ao seu extravio.
Os problemas enfrentados pelo 2º Ofício são os mesmos da
maioria dos cartórios: como nunca esteve sob a responsabilidade de
um profissional da área, os documentos foram arquivados sem
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qualquer técnica facilitadora na recuperação arquivística, o que
ocasionou o extravio e deterioração de muitos deles. O resultado é
que atualmente apesar da organização já está em estado bastante
avançado, algumas vezes após a solicitação e somente após isso,
constata-se a inexistência de alguns documentos, os quais na grande
maioria dos casos ainda são possíveis solicitar aos emissores destes
documentos, cópias autenticadas que são inseridas no acervo, mas
existem casos em que os documentos seriam únicos, estes jamais
poderão ser recuperados, sendo isto de extrema responsabilidade,
pois o cartório é por lei o depositário fiel destes documentos,
podendo por isso responder legalmente.
Além destes fatores, existe o aspecto histórico que é de
grande relevância, e como afirma Rossi (1987) é fundamental levar
em conta também o aspecto histórico da documentação presente nos
cartórios, principalmente os processos por sua riqueza de
informações, pois esses documentos possibilitam a investigação da
vida social e material das sociedades contribuindo para o universo da
pesquisa histórica e como ato comprobatório de suas posses.
Por este motivo, há atualmente uma enorme preocupação com
o modo de armazenamento dos registros, porque além da
deteriorização natural, que pode ser adiada se tomadas às devidas
precauções, o desgaste, os incêndios e as enchentes já destruíram em
parte ou no todo, inúmeros cartórios, pondo fim a uma parte da
história de muitos municípios.
Portanto, a organização dos documentos deve ser algo
contínuo, sendo necessário o uso de técnicas arquivísticas
padronizadas para que próximas gestões também possam identificar
os documentos e prosseguir na gestão documental.
3.2 IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO
DOS DOCUMENTOS
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É cada vez mais importante para as instituições a gestão de
documentos, sejam no modo físico ou digital, pois para possibilitar a
administração, organização e disponibilização de toda massa
documental, que contém em seus acervos, importantes dados
históricos, é necessário uma gestão que se paute pensando no futuro,
onde se tenha garantia da segurança de seu suporte e, sobretudo,
agilidade nos serviços.
Os documentos que são produzidos pelos clientes do cartório,
constituem-se em objetos de prova e informação, servindo para os
atos judiciais no cumprimento da lei, consultas e estudos. Para
obedecer a essas exigências todos os documentos tem sua guarda
permanente neste arquivo, e constantemente são consultados pelos
usuários internos que são os funcionários e os externos, clientes do
cartório.
Pois conforme Teixeira (2002, p. 180) “tão ou mais
importante que a identidade vinculada ao passado é a identidade que
se projeta para o futuro”, transportando essa realidade para os
arquivos de cartórios, atrelando o aspecto da preservação, sabe-se,
contudo, que essas informações não podem ficar armazenadas
somente em um suporte físico, pois é sabido da pequena vida útil do
papel, do espaço físico que demanda para a guarda e da segurança do
suporte, tudo isso nos faz pensar sobre o futuro dessa documentação.
Em consonância a isso Arellano (2004, p. 15), destaca que:
A natureza dos documentos digitais está permitindo
ampla produção e disseminação de informação no
mundo atual. É fato que na era da informação digital
se está dando muita ênfase à geração e/ou aquisição de
material digital, em vez de manter a preservação e o
acesso a longo prazo aos acervos eletrônicos
existentes. O suporte físico da informação, o papel e a
superfície metálica magnetizada se desintegram ou
podem se tornar irrecuperáveis. Existem, ademais, os
efeitos da temperatura, umidade, nível de poluição do
ar e das ameaças biológicas; os danos provocados pelo
uso indevido e o uso regular; as catástrofes naturais e a
obsolescência tecnológica.
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O autor ainda afirma a importância do uso de tecnologias
apropriadas em documentos de formato digital, pois a preservação
dependerá principalmente da solução tecnológica adotada e dos
custos que ela envolve.
A estrutura do arquivo conta com segurança específica, já
mencionada, isso resolve temporariamente alguns problemas, porém
a que se pensar na recuperabilidade e acesso, pois nem todos os
documentos desse arquivo passaram pelo tratamento técnico, esses
por sua vez não tem endereçamento físico, bem como qualquer modo
de cadastramento, exigindo dos gestores dessa unidade de
informação aplicação de tempo na recuperação dos documentos,
Prezando principalmente pela agilidade nos atos e serviços,
segurança de suporte e no aumento da longevidade documental, a
busca pela resolução desses problemas obrigou-nos a recorrer aos
suportes das tecnologias da informação, descobrindo a necessidade
da digitalização da documentação arquivada e as que são geradas
pelos clientes do cartório. A digitalização de documentos pelos
cartórios notariais é regulamentada pela Lei Nº 8.935, de 18 de
novembro de 1994, que dispõe a liberdade para se utilizar dos
sistemas de: computação, microfilmagem, discos ópticos e outros
meios de reprodução, independentemente da necessidade, que se faça
a unidade de informação (BRASIL, 1994).
O projeto é transformar essa documentação disponível em
espaço digital, pois conforme Torres (2002, p. 91) “o espaço digital
permite a realização do novo, sendo possível um atendimento muito
mais amplo da informação que pode ser exibida em toda a sua
riqueza”. Nesta forma transformar a documentação física no modo
eletrônico, convertendo dados oriundos do suporte de papel para o
suporte digital; é necessário escolher um suporte tecnológico
eficiente e seguro.
Para isso optou-se pelo escaneamento dos documentos, e para
o desenvolvimento desta atividade utiliza-se dois scanners CANON
DR-2050C com capacidade de alimentação automática de
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documentos em ofício (216 mm x 356 mm). Duplex, colorido, 20
páginas por minuto ou 40 imagens por minuto e resolução ótica de
100 a 600dpi.
De acordo com CENADEM (2008):
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos não são simplesmente sistemas de
gerenciamento de arquivos. O GED vai além, pois
implementa categorização de documentos, tabelas de
temporalidade, ações de disposição e controla níveis
de segurança. É vital para a manutenção das bases de
informação e conhecimento das empresas.
É importante destacar que a segurança da mídia eletrônica é
atestada e assegurada através de
backups diários que garantem a
expansão e longevidade desses documentos, sobretudo, a certeza e
confiança nas relações jurídicas, notariais e interpessoais. Para isso o
cartório conta com dois HD’s externos de 700 Gigabytes de memória
cada um, além de manter um
backup diário de seu banco de imagens
com a empresa administradora do software utilizado pela instituição.
Os resultados desse trabalho irão atender primeiramente os
clientes internos, que são os que mais utilizam esses documentos,
pois eles circulam nos setores do cartório para sua consulta, análise e
posteriormente o seu registro permanente nas matriculas dos imóveis
.
Portanto, a constante circulação pode acarretar a deterioração do
papel, diminuindo a vida útil do documento, vindo justificar a
importância da digitalização. Convém informar que o acesso aos
documentos digitais é livre, sendo, porém disponibilizada a sua
impressão somente mediante senha autorizada.
Vale ainda ressaltar que o projeto segue se aprimorando, pois
a idéia é estender esse atendimento também aos clientes externos,
para isso estuda-se uma certificação e assinatura digital autenticada,
com validade jurídica, só assim, estaremos dando um importante
passo para o desenvolvimento migratório do mundo cartorial para a
era eletrônica.
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4 A ATUAÇÃO DO BIBLIOTECÁRIO NA GESTÃO DA
INFORMAÇÃO E NO PROCESSO DECISÓRIO
Para tornar mais visível a importância que a informação tem
dentro de uma organização é necessário que esteja estruturada e
organizada de modo que ela possa gerar conhecimento e auxiliar no
processo de tomada de decisão.
Porém, atualmente, não basta apenas saber lidar com a
informação, é necessário que tenha um perfil dinâmico para lidar
com pessoas, pois além de seus usuários serem parte fundamental de
seu trabalho, saber lidar com os proprietários da organização é de
fundamental importância para o desenvolvimento profissional e da
unidade de informação.
Não bastam apenas palavras para convencer um gerente ou
um proprietário de uma organização que os recursos são necessários
e trarão benefícios, é importante munir-se de estratégias, com
projetos que demonstre os dados, estatísticas, relatórios que
comprovam assim sua tese, a fim de estabelecer um vínculo com sua
teoria.
No cartório, ao qual estamos lidando, também não foi
diferente. Após a contratação de um profissional Bibliotecário
Especialista em Gestão de Arquivos, foram muitas conversas e
relatórios para comprovar que eram necessários outros profissionais
para auxiliar na reorganização da documentação. Foi necessário
comprovar a necessidade e apresentar um planejamento para suprir
essa demanda.
Com a contratação de novos profissionais, os resultados logo
começaram a aparecer e a recuperação da informação passou a ser
mais rápida e eficiente, devido a nova forma de organização
implantada e a restrição de acesso a usuários internos, além de um
mais amplo e especializado atendimento aos setores internos, bem
como aos clientes externos do cartório.
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Tal restrição foi necessária devido à segurança e organização
dos documentos, de modo que diversas pessoas tinham acesso e não
possuíam o mesmo conhecimento e comprometimento em manter o
arquivo organizado.
O arquivo de um cartório de registro de imóvel possui a
peculiaridade de os documentos não poderem ser eliminados, dessa
forma, se fez necessário um estudo de gerenciamento eletrônico dos
documentos para a conservação das informações contidas nos
documentos. Isso nos levou a estudar outro software de
gerenciamento de arquivos que suportasse tal implementação.
Porém, para que isso tudo acontecesse foi necessário que os
profissionais Gestores desenvolvessem um trabalho voltado para a
organização, que trouxesse benefícios não só para sua gestão, mas
sim para todos que nela trabalham. Ciente destes fatos a Oficial
investiu no arquivo, disponibilizando equipamentos, contratando
pessoal e valorizando os resultados obtidos, que são constantemente
avaliados através de testes diários no decorrer das atividades,
auditorias e visitas técnicas e de profissionais de outras instituições, o
que possibilitou com que esse trabalho realizado venha sendo cada
vez mais reconhecido.
Em consonância a isso, Chiavenato (2005) descreve que é
necessário adotar a solução do tipo ganha-ganha que requer muita
negociação, participação e sinergia de esforços. As pessoas
dependem das organizações para atingirem seus objetivos pessoais e
individuais, de outro lado, as organizações dependem direta e
irremediavelmente das pessoas para operar, produzir seus bens e
serviços, atender seus clientes, competir nos mercados e atingir seus
objetivos globais e estratégicos. Dessa forma, cabem as duas partes
manter uma relação mútua que traga benefícios recíprocos.
O sucesso de uma categoria vai depender muito das pessoas
que já estão atuando, pois são elas que poderão mostrar a
importância de um profissional da informação em uma instituição. É
fundamental que elas façam seu marketing profissional para que
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outras instituições visualizem seu trabalho e apostem nesses
profissionais.
Para que possamos divulgar melhor nossa profissão também é
necessário que façamos nosso marketing pessoal, que de acordo com
Dias (2007) “é a aplicação do composto de marketing para gerar
interesse, atenção e preferência com relação a uma determinada
pessoa”. E isso está intrinsecamente ligado a sua profissão e ao
desenvolvimento no seu trabalho.
De nada adianta ficarmos parados, reclamando de baixos
salários que nos são oferecidos, muitas vezes é necessário aceitar
certos desafios mesmo que no começo não seja devidamente
valorizado, porém, você terá a oportunidade de mostrar seu valor e
conseguir o reconhecimento profissional almejado por todos.
Atualmente, a equipe que cuida da gestão do arquivo do
cartório é composta por um bibliotecário, especialista em gestão de
arquivos públicos e empresariais, juntamente com um bibliotecário,
um auxiliar de arquivo e um estagiário, ambos, estudantes do Curso
de Biblioteconomia, que tem como missão manter o arquivo
organizado, fazer buscas e pesquisas para atender a demanda de
pedidos diários ao mesmo tempo em que devem reorganizar os
documentos mais antigos e arquivá-los de modo correto.
Tal equipe só foi composta devido ao trabalho árduo e
competente de profissionais da informação que souberam agregar
valor a informação mostrando a importância da informação
estruturada e organizada para todo quadro funcional da empresa.
Com a visibilidade do trabalho apresentado nesta instituição,
outras duas organizações cartorárias aderiram em seu quadro
funcional um bibliotecário para cuidar da gestão documental de sua
empresa, provando que o reconhecimento profissional da sociedade
só será possível se tivermos profissionais comprometidos em
desenvolver suas atividades com qualidade, profissionalismo a acima
de tudo muito trabalho.
5 CONCLUSÃO
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O processo de gestão documental é um dos mais importantes
em uma organização. É através dele que temos a possibilidade de
garantir a conservação, preservação e recuperação da história de uma
instituição. No entanto, para tal atribuição, se faz necessário um
profissional especializado que detenha em seu currículo, aprendizado
de técnicas especializadas para desempenhar tal função. Também é
necessário que este profissional tenha um perfil dinâmico, capaz de
lidar com os processos de gestão relacionados aos documentos,
usuários e com os proprietários da instituição.
Neste contexto, o profissional tem que buscar inovar,
potencializando principalmente mudanças que priorizem os
procedimentos diante dos desafios de organização e gestão de toda a
massa documental, e conseguinte disponibilizar de forma segura e
legal o que é fruto de seu trabalho. Diante disto, estará assegurando e
fazendo cumprir o acesso irrestrito às informações as que sua
instituição é qualificada a oferecer.
O GED pode ser considerado um dos principais mecanismos
para a guarda, recuperação e principalmente preservação das
informações contidas nos documentos. Porém, também se deve ter
uma preocupação com a parte física do documento, pois é com o
contato físico que descobrimos um pouco sobre esses documentos,
suas peculiaridades físicas e históricas, podendo inclusive desvendar
fatos da época em que foi produzido.
Gerenciar documentos e trabalhar sempre pensando na
satisfação dos usuários e nos gestores da instituição fizeram com que
atualmente o arquivo do Cartório do 2º Ofício de Registro de
Imóveis se encontre em posição de destaque no estado de Santa
Catarina em termos de atuação profissional, uso de tecnologias e
sistemas eficazes de armazenamento, busca e recuperação da
informação no Sistema Cartorário.
REFERÊNCIAS
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set. 2008
.
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MANAGEMENT OF ARCHIVES AND THE IMPORTANCE OF
A PROFESSIONAL OF INFORMATION
: review of registry of the
2nd letter of registration of real state
Abstract
: One of the biggest challenges of the information professional is to
combine the processes of managing a unit of information to the various influencing
factors the overall quality of services. This requires not only that the goals of the
organization be clear, but also the goals of its users, so that the professional could
develop effective mechanisms to provide the final satisfaction of their customers. In
this sense, the article aims to discuss on some of these processes combined with
experiences in the file of the 2nd Letter of Registration of Real Estate. Besides
showing the importance of a professional of information act not only in custody
and retrieval of information, but also in the preservation of institutional memory
and decision making.
Keyword
: File. Management of archives. Document management. Professional
information. File registry.
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Marcelo Cavaglieri –
Bacharel em Biblioteconomia Habilitação em
Gestão da Informação pela Universidade do Estado de Santa
Catarina. CRB 14/1094
E-mail: marcelo@mcnormalizacoes.com.br
Uberdan dos Santos Lopes -
Bacharel em Biblioteconomia pela
Universidade Federal de Santa Catarina, e Especialista em Gestão de
Arquivos Públicos e Empresariais pela UFSC.
E-mail: uberdansl@hotmail.com
Osias do Rosário -
Graduando em Biblioteconomia Habilitação em
Gestão da Informação pela Universidade do Estado de Santa
Catarina. 7 ª fase.
E-mail: osiasfloripa@hotmail.com
Artigo:
Recebido em: 15/09/2008
Aceito em: 10/02/2009
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