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Sistema Vertical Sistema Horizontal Sistema Rotativo Eficácia e Utilidade no Arquivo Para que um arquivo responda às solicitações que lhe são continuamente dirigidas é necessário o recurso a sistemas classificativos e aos chamados suportes materiais, como sejam: as estantes, armários, ficheiros e classificadores que mantêm a documentação devidamente ordenada e arrumada. O arranjo da documentação, considerando a posição da mesma em arquivo, pode ser feita de acordo com um dos seguintes sistemas:  O sistema vertical é aquele que, como o próprio nome indica, coloca os documentos (pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns atrás dos outros, ou ao lado uns dos outros. O sistema vertical convencional, caracteriza-se pela recuperação da documentação de forma não automática, as pastas ou dossiers encontram-se apoiadas no fundo do classificador. No sistema vertical suspenso, as pastas não se encontram apoiadas no fundo do classificador, mas suspensas por varetas que correm sobre trilhos metálicos e dentro de bolsas em cartolina ou fibra. Os arquivos activos recorrem a este sistema porque permite uma recuperação rápida da informação e um melhor acondicionamento da documentação. Nos arquivos intermédios e definitivos, quando utilizado o sistema vertical convencional, recorre-se a equipamento de tipo metálico constituído por vários módulos que se deslocam sobre calhas e que reduzem em cerca de 50% o espaço a ocupar pela documentação. A este tipo de equipamento dá-se o nome de “compactos”. O sistema automático é constituído por equipamento sofisticado e dispendioso, permitindo que a documentação chegue às mãos do funcionário do arquivo e retorne ao local original após a execução de uma série de comandos. Este sistema, pode (dependendo da sua concepção) reduzir sensivelmente a área ocupada pelo arquivo. O sistema horizontal é constituído, geralmente, por armários ou estantes com divisões, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Esta forma de ordenar não é muito utilizada para os documentos administrativos, sobre tudo dossiers, processos e pastas, porque dificulta a leitura das lombadas, a sua manipulação, intercalação e integração dos elementos consultados ou novos elementos. A sua utilização está especialmente indicada para a conservação de mapas e material cartográfico de grandes dimensões. O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar. Este sistema é utilizado em serviços com exigências consultivas de rapidez e avultado número de documentação. Existem sistemas rotativos automáticos com motor incorporado e equipados com dispositivos de selecção, que permitem o acesso mais rápido a documentação a consultar. Os sistemas rotativos automáticos têm como principais desvantagens, o facto de exigir pessoal especializado para o seu manuseamento, o de ocupar muito espaço, serem caros e com custos de elevados de manutenção. Os Sistemas anteriormente descritos ajudam no controlo da eficácia e da utilidade de um arquivo. Embora se possa pensar o contrário, a eficácia e a utilidade são susceptíveis de mensuração, mediante a aplicação de dois tipos de fórmulas, muito simples, que nos proporcionam um coeficiente de eficácia e de utilidade. A utilização destas fórmulas só poderá ser realizada se o movimento do expediente do arquivo for registado diariamente, de forma a se obterem dados estatísticos mensais, trimestrais ou com outra periodicidade que, aplicadas às formulas, nos dão a possibilidade de conhecer os coeficientes anteriormente enunciados. Coeficiente de Eficácia A fórmula que permite encontrar o coeficiente de eficácia num arquivo é a seguinte:  Coeficiente de Utilidade O coeficiente de utilidade ou de frequência é um índice que, como o próprio nome o indica, serve unicamente como indicador da importância que o arquivo tem para a organização que serve. Este coeficiente é determinado pela seguinte formula:  Resta dizer, que a eficiência de um arquivo também depende de determinados factores a ter em consideração tais como a existência de pessoal competente e em número suficiente, localização apropriada, equipamento adequado, sistemas de classificação e de indexação racionais e bem estruturados, normas sobre o funcionamento do arquivo e aplicação das normas internacionais de descrição arquivísticas: ISAD (G) (Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística) e ISAAR (CPF) (Norma Internacional Para Registos De Autoridade Arquivística Relativos A Instituições, Pessoas Singulares E Famílias), para a descrição documental e a suas aplicações a nível informático. |
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