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Amostragem: Selecção de uma parcela de um universo tida como representativa desse universo, para efeitos de avaliação ou de conservação permanente
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Armazenamento: operação que consiste na colocação de documentos em depósitos. Em ambientes digitais, é associado à transferência de suporte para efeitos de conservação e acesso
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Arquivo: Conjunto de documentos independente da data ou suporte material, acumulados num processo natural, automático e orgânico, por uma pessoa ou instituição, pública ou privada, no exercício das suas actividades para servir de prova, testemunho ou informação para quem os produziu ou como fonte histórica
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Arquivo Corrente: local destinado à conservação de documentos de arquivo, de consulta frequente pela administração produtora, no exercício das suas actividades de gestão
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Arquivo Definitivo: local destinado à conservação permanente de documentos de arquivo, por principio já não consultados pela entidade produtora e que foram seleccionados em função do seu valor secundário
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Arquivo Intermédio: Local destinado à conservação e comunicação de documentos para consulta esporádica pela entidade produtora
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Auto de Eliminação: documento que identifica e confirma, um processo de eliminação de documentos de arquivo que foram considerados sem valor secundário que justifique a sua conservação permanente
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Avaliação: processo para determinar o valor primário ou secundário dos documentos de arquivo, com vista à fixação os prazos de conservação em cada uma das fases
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Ciclo Vital: ciclo de vida dos documentos de arquivo que se divide em três fases: activa, semi-activa e inactiva
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Colecção: unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos, organizados para servir de modelo ou referência
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Compressão: processo destinado a reduzir o espaço ocupado por um ficheiro de documentos electrónicos, possibilitando uma maior rapidez no acesso, e transmissão da informação
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Conversão Digital: transferência de documentos em formato analógico para formato digital
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Descritor: termo que se utiliza na indexação para representar um determinado conceito, por vezes chamado «termo preferencial»
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Documento de Arquivo: documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial
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Documento Electrónico: documento produzido, recebido, transmitido e armazenado em suporte digital e legível pelo sistema intermediário que lhe deu origem
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Documentos não-lineares ou compostos: são documentos que congregam em si diferentes tipos de objectos digitais, ou links dinâmicos com outros documentos de diferente natureza (exemplo, documentos multimédia)
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Dossier: unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos reunidos com o fim de informar sobre uma decisão
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Fase Activa: primeira fase do ciclo vital do documento de arquivo, onde os documentos são utilizados de forma regular pela entidade produtora
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Fase Inactiva: terceira fase do ciclo vital do documento de arquivo, durante a qual o documento deixa de ser utilizado de forma regular pela entidade produtora
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Fase Semi-Activa: segunda fase do ciclo vital do documento de arquivo, onde o documento é consultado ocasionalmente pela entidade produtora
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Fundo: conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exercício da sua actividade
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Gestão de Documentos: implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos
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Guia de Remessa: relação dos documentos enviados a um arquivo para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental
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Indexação: é uma acção que consiste em descrever um documento relativamente ao seu conteúdo representando esse conteúdo numa linguagem documental
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Instrumento de Descrição: documento secundário que referencia e descreve as unidades arquivísticas tendo em vista o seu controlo e acessibilidade (exemplos, guias de remessa, registos, guias, roteiros, catálogos e índices)
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Migração Documental: processo de transferência de documentos digitais para suportes e formatos recentes e actualizados (evita-se a obsolescência técnica)
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Não-descritor: sinónimo ou quase sinónimo de descritor não pode ser atribuído a um documento, mas serve de entrada num tesauro
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Plano de Classificação: documento que regista o sistema de classes concebido para a organização de um arquivo corrente, de modo a determinar toda a estrutura da entidade produtora ou de um arquivo
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Processo: unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes a qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada
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Regulamento Arquivístico: instrumento legal regulamentador de um sistema de gestão de documentos. Deve incidir sobre a avaliação, selecção, eliminação, remessas de documentos e substituição de suporte
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Série: Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação
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Sub-série: parte de uma série que se destaca pela originalidade, correspondente às mesmas fases de processo do mesmo tipo, a sub-divisões sistemáticas de um assunto ou a tipologias documentais
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Suporte: material adequado ao registo de informação (papel, formato digital, microfilme e outros)
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Tabela de Selecção: instrumento que regista o resultado da avaliação, e apresenta-se como uma relação dos documentos de arquivo que fixa os respectivos prazos de conservação na fase activa, semi-activa e destino final
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Tesauro (Thesauro): vocabulário de uma linguagem de indexação controlada organizado formalmente de maneira a explicitar as relações estabelecidas à priori entre os conceitos
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Tipologia Documental: conjunto de elementos formais que caracterizam um documento de acordo com as funções a que se destina
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Unidade de Instalação: unidade básica de cotação, instalação e inventário das unidades arquivísticas (exemplos: caixas, maços, livros, rolos, pastas, disquetes, bobinas, cassetes, e outros)
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Valor Arquivístico: valor atribuído a um documento de arquivo, para efeitos de conservação permanente. Resulta do seu valor primário ou da relevância do seu valor secundário
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Valor Primário: valor inerente atribuído aos documentos de arquivo, directamente relacionado com as razões que estiveram na origem da sua criação (como prova de funções administrativas, legais e financeiras)
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Valor Secundário: valor atribuído aos documentos de arquivo, para efeitos de conservação permanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de investigação, já que assume funções de testemunho para a preservação da memória colectiva e da memória da entidade produtora
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