ARQUIVO

ARQUIVISTA


LEI Nº 6.546, DE 04 DE JULHO DE 1978

Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICAFaço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, com as atribuições estabelecidas nesta Lei, só será permitido:

I - aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia, reconhecido na forma da lei;

II - aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia, cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei:

III - aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de conclusão de ensino de 2º grau;

IV - aos que, embora não habilitados nos termos dos itens anteriores, contem, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados, na data de início da vigência desta Lei, nos campos profissionais da Arquivologia ou da Técnica de Arquivo;

V - aos portadores de certificado de conclusão de curso de 2º grau que recebam treinamento específico em técnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra, do Ministério do Trabalho, com carga horária mínima de 1.110 hs. nas disciplinas específicas.
Art. 2º São atribuições dos Arquivistas:

I - planejamentos, organização e direção de serviços de Arquivo;

II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo;

III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias;

IV - planejamento, orientação e direção de serviços ou centro de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos;

V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos;

VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos;

VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos;

VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação;

IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos;

X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos;

XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa;

XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.

Art. 3º São atribuições dos Técnicos de Arquivo:
I - recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação;

II - classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos;

III - preparação de documentos de arquivos para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme;

IV - preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados.

Art. 4º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, depende de registro da Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho.

Art. 5º Não será permitido o exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo os concluintes de cursos resumidos, simplificados ou intensivos, de férias, por correspondência ou avulsos.
Art. 6º O exercício da profissão de Técnico de Arquivo, com as atribuições previstas no art. 3º, com dispensa da exigência constante do art. 1º, item III, será permitido, nos termos previstos no regulamento desta Lei, enquanto o Poder Executivo não dispuser em contrário.
Art. 7º Esta Lei será regulamentada no prazo de noventa dias, a contar da data de sua vigência.
Art. 8º Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação.
Art. 9º Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, em 4 de julho de 1978, 157º da Independência e 90º da República.

ERNESTO GEISEL - Arnaldo Prieto
DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978
Regulamenta a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispões sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo
O Presidente da República, usando da atribuição que lhe confere o artigo 81, item III, da Constituição, e tendo em vista o disposto no artigo 7º, da Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978:
DECRETA:
Art. 1º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo com as atribuições estabelecidas nos artigos 2º e 3º deste Decreto, só será permitido:
I - aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia, reconhecido na forma da lei;II - aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei;III - aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de conclusão de ensino de 2º grau;IV - aos que, embora não habilitados nos termos dos itens anteriores, contem, em 5 de julho de 1978, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados, nos campos profissionais da Arquivologia ou da Técnica de Arquivo;V - aos portadores de certificados de conclusão de curso de 2º grau que recebam treinamento específico em técnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra, do Ministério do Trabalho, com carga horária mínima de 1.110 horas nas disciplinas específicas.
Art. 2º São atribuições dos Arquivistas:
I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo;II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo;III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias;IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos;V - planejamento, organização e direção de serviço de microfilmagem aplicada aos arquivos;VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos;VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos;VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos para fins de preservação;IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos;X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos;XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa;XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.
Art. 3º São atribuições dos Técnicos de Arquivo:
I - recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação;II - classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos;III - preparação de documentos de arquivo para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme;IV - preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados.
Art. 4º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, depende de registro na delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho.
Art. 5º O Registro a que se refere o artigo anterior será efetuado a requerimento do interessado, instruído com os seguintes documentos:
I - para Arquivista:a) diploma mencionado no item I ou no no item II do artigo 1º, ou documentos comprobatórios de atividade profissional de Arquivista, incluindo as de magistério no campo da Arquivologia, durante cinco anos ininterruptos ou dez intercalados, até 5 de julho de 1978;b) Carteira de Trabalho e Previdência Social.
II - para Técnico de Arquivo:a) certificado mencionado no item III do artigo 1º; ou certificado de conclusão de curso de treinamento específico previsto no item V do artigo 1º; ou documentos comprobatórios do exercício das atividades mencionadas no art. 3º, durante cinco anos ininterruptos ou dez intercalados, até 5 de julho de 1978;b) Carteira de Trabalho e Previdência Social.
§ 1º o requerimento mencionado neste artigo deverá conter, além do nome do interessado, a filiação, o local e a data do nascimento, o estado civil, os endereços residencial e profissional, o número da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda.§ 2º Para comprovação das atividades profissionais de Arquivista e de Técnico de Arquivo, durante o período mencionado no item IV do artigo 1º, o interessado deverá juntar documentos que demonstrem, irrefutavelmente, o exercício.
Art. 6º O exercício da profissão de Técnico de Arquivo, com as atribuições previstas no artigo 3º e dispensa do certificado de conclusão de ensino de 2º grau, depende de registro provisório na Delegacia Regional do Trabalho, do Ministério do Trabalho.
§ 1º O registro provisório de que trata este artigo terá validade de 5 anos, podendo ser esse prazo prorrogado, por ato do Ministro do Trabalho, caso se comprove a inexistência de cursos em determinadas cidades ou regiões.§ 2º O registro provisório será efetuado a requerimento do interessado, instruído com a Carteira de Trabalho e Previdência Social e declaração, do empregador ou da empresa interessada na sua contratação, de que se encontra desempenhando ou em condições de desempenhar as atribuições previstas no artigo 3º.
Art. 7º Não será permitido o exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos, simplificados ou intensivos, de férias, por correspondência ou avulsos.
Art. 8º Este Decreto entrará em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Brasília, em 06 de novembro de 1978; 157º da Independência e 90º da República.
ERNESTO GEISEL - Arnaldo Prieto
PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 3.369 - DE 04 DE NOVEMBRO DE 1986
Normaliza a expedição de registros de Arquivistas, por parte das Delegacias Regionais do Trabalho
O Ministro de Estado do Trabalho e o Ministro Chefe da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República, no uso da atribuição que lhes confere o artigo 2º do Decreto nº 93.480, de 29 de outubro de 1986, e considerando a necessidade de normatizar a expedição de registros de Arquivistas, por parte das Delegacias Regionais do Trabalho, do Ministério do Trabalho, resolvem:
I - somente será concedido o registro de Arquivista aos:
a) diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia, reconhecidos na forma da lei;b) diplomados no exterior por curso superior de Arquivologia, cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei; ec) que, embora não habilitados nos termos das alíneas anteriores, contassem, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividades ou dez intercalados, na data da vigência da Lei nº 6.546, de 04-07-78, no campo profissional da Arquivologia, desde que apresentem trabalhos que comprovem, irrefrutavelmente, o exercício da profissão de Arquivista. A documentação comprovante do exercício deverá ser acompanhada de declaração do dirigente de pessoal do órgão ou entidade a que o requerente pertença, consignando que os trabalhos são de sua autoria.
II - para os fins da alínea c do item anterior, somente serão considerados os trabalhos que se enquadrem nas atribuições dos Arquivistas, definidos na Lei nº 6.546/78, resumidas da seguinte forma:
a) planejamento e organização de serviços técnicos de arquivo;b) direção das atividades de identificação das espécies documentais, de serviços ou centros de documentação e informação e de serviços de microfilmagem aplicados aos arquivos;c) orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos;d) elaboração de pareceres e trabalhos de maior complexidade, sobre assuntos arquivísticos; ee) assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativos, voltados para o serviço de arquivo.
III - as atividades de execução, de menos complexidade, habitualmente desenvolvidas nos centros de arquivo, centro de documentação e de informação, são da competência do Técnico de Arquivo, assim resumidas:
a) recebimento, registro e distribuição dos documentos e controle de sua movimentação;b) preparação de documentos de arquivos para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme;c) preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados;d) execução de todas as tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos; ee) prestação de informações relativas aos documentos recebidos e transmitidos.
IV - todos os registros de Arquivista, concedidos após 5-7-78; com base no item IV do artigo 1º da Lei nº 6.546/78, cuja documentação esteja em desacordo com a presente Portaria, serão revistos pelas Delegacias Regionais do Trabalho que os emitiram, concedendo-se o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, a contar da data da publicação desta Portaria, a seus portadores para apresentarem às respectivas Delegacias Regionais do Trabalho a documentação exigida, a fim de revalidá-lo. O não cumprimento da exigência implicará cancelamento do registro e a publicação do ato no Diário Oficial da União.
V - os novos registros profissionais, bem como a revalidação dos anteriormente expedidos, obedecerão a formulário próprio, cujo modelo consta do anexo único.
ALMIR PAZZIANOTTO PINTO - Aluízio Alves

Site

http://arquivoss.no.comunidades.net/

merciamuchamberg@hotmail.com

merciamuchamberg@superig.com.br

inst.arquivologia@ig.com.br

Sobre a empresa- Instituto Martins De Arquivologia

INSTITUTTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA LTDA-ME

C.I. DO- assessoria em gestão empresarial

Criar sistema de informação adequado, com aplicação do direito, visando contribuir para a sustentabilidade de nossos clientes, contra onerosas penalidades advindas de fiscalização de diversos setores do Estado

Centro De informação Documental- CIDO

· Estabelecimento de ciclo de vida documental;
· Organização de Arquivo Ativo e Inativo;
· Suporte documental avançado, conforme legislação vigente e necessidade interna;
· Tabela de Temporalidade documental – TTD;
· Treinamento e orientação a equipe profissional da empresa, na organização e no encaminhamento de documentação ao arquivo inativo;
· Fluxo Documental por processo;
· Serviço compartilhado com aplicação de logística.
· Digitalização e Microfilmagem;

Parceria

Parceria com empresas de T.I No desenvolvimento de sistema de informação de acordo com a necessidade de cada empresa

Área de Atuação

· Indústria
· Comércio
· Instituição Financeira
· Hospitais
· Órgãos Públicos

Responsabilidade Social

Missão:
Promover a Inclusão social através do oferecimento de cursos de capacitação aos cidadãos-beneficiários e inserção ao mercado de trabalho.

Responsabilidade Social

Promove a inclusão social através do oferecimento de cursos de capacitação aos cidadãos- beneficiários e inserção ao mercado de trabalho.

HISTORIA

O INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA nasceu da experiência de seu fundador Aparecido Martins nos seus 49 anos na área de Arquivologia dentro de grande grupo empresarial.

Verificou-se que a documentação empresarial, além de atender o aspectos técnicos e administrativos, é requisitada por diversos ramos do direito.

Equipe Técnica

Aparecido Martins
Mercia Rodrigues
Arquivista certificado com DRT e Bacharel em Direito
Profissionais com Bacharelado em Direito
Profissional técnico gestão documental
Inst.arquivologia@ig.com.br

Projeto De Gestão Documental

Quinta-feira, 17 de Abril de 2008

Vivo - Projeto de Gestão Documental

A Vivo, uma das maiores prestadoras de serviços de telecomunicações móveis da América Latina, possui 31,3 milhões de clientes e uma enorme quantidade de documentos físicos e eletrônicos que precisam ser gerenciados.

Em 2004, a operadora Vivo, resultado de uma fusão entre a Telefônica Celular, braço da espanhola Telefónica Móbiles e da empresa de origem portuguesa, Portugal Telecom, incorporou a sua rede de atendimento disponibilizada por áreas no território nacional, mais 16 fornecedoras diferentes.Apos a fusão, e já sob a égide de uma nova empresa, havia uma série de procedimentos e apliances que deveriam ser executados para que a empresa passasse a operar com unidade.

Isso se dava principalmente no segmento de gestão de documentos, já que cada uma das envolvidas seguia uma regra própria ou nenhuma regra específi ca sobre a questão.
Conforme conta Paulo Alencastro Júnior, gerente de infra-estrutura administrativa e responsável pela implantação do projeto de gestão documental.

“Era um desafi o e tanto pois precisávamos organizar e posteriormente compartilhar informações entre localidades diferentes, geografi camente espalhadas e de culturas diferentes”, explica. Assim nascia o Projeto Alexandria com o objetivo de seguir um modelo centralizado de gestão documental.

A partir de uma análise dos procedimentos, dos volumes de documentos empregados e dos arquivos tanto digitais quanto físicos, a gerência administrativa optou em buscar um parceiro que oferecesse de forma integral todas as soluções necessárias tanto para o desenho do projeto quanto para sua implementação e manutenção.

A OR Info, que atua desde 1994 no mercado de gestão documental, foi a escolhida pela Vivo para tratar e organizar sua documentação em todo o Brasil, utilizando o que há de mais moderno em ferramentas e tecnologias de gerenciamento de documentos e informações.A primeira meta do Projeto Alexandria era a unificação de atividades dos antigos fornecedores, que foi concluída em janeiro de 2007 com a migração do último fornecedor para o novo formato de trabalho estruturado pela Or Info.

Outra grande preocupação da prestadora de serviços de telefonia era agilizar a recuperação de suas informações. Para isso, a própria OR passou a digitalizar e disponibilizar on-line, a documentação da Vivo.“Para se ter uma idéia o acervo de documentos digitalizados e disponíveis para consulta imediata é de quase 50 milhões de imagens”, lembra Diego Martins, Diretor Comercial do setor de Telecom da Or Info.

Também o tempo de resposta das buscas diminuiu de 22 dias para apenas alguns segundos, após a implantação da nova metodologia.A terceira e mais delicada meta do projeto Alexandria era combater as fraudes de subscrição.

Este problema inerente a todas as companhias operadoras de celular, gera grandes perdas financeiras para as empresas e afeta diretamente o consumidor, que acaba sendo prejudicado por ações fraudulentas.“O que acontecia muito é que ao roubarem documentos pessoais, estes fraudadores os usavam para compra de aparelhos e depois quando a companhia não os encontrava para pagamento de contas, o nome da pessoa que fora roubada é que ia parar nas entidades de proteção ao crédito”, explica Paulo Alencastro.

“ Isso gerava á empresa muitas ações judiciais pois o nome do consumidor era usado indevidamente pela nossa companhia ocasionando transtornos de várias ordens”.
Além disso, a simples busca por guias e documentos de ordem fi scal, quando não encontrados também acabavam gerando despesas excepcionais à Vivo, por meio de multas.

“ Isso era muito comum a princípio, no entanto com o processo de centralização e instalação de um worflow entre os vários departamentos, regulamentação de procedimentos internos também entre estes vários departamentos, este tipo de incidente deixou de existir”, assegura Paulo Alencastro.“ A OR Info destinou uma equipe de cerca de 300 pessoas que estão locadas internamente na Vivo que realizam desde 2004 não só o treinamento do pessoal interno como também fomenta as soluções diretamente no cliente.

Isso possibilita a segurança que a Vivo requer, seja quanto a efetiva aplicação das etapas do projeto como também nos permite conhecer cada interface dos procedimentos, do modo de trabalhar deste cliente, aperfeiçoando nosso trabalho na prestação de serviços”, reforça Diego Martins.

Além dos documentos digitalizados, a Or administra aproximadamente 300 mil caixas de documentos físicos das mais diversas áreas da Vivo. Este grande volume de documentos é guardado pela Iron Mountain do Brasil, presente no mercado nacional desde 2001 e considerada uma das empresas mais confiáveis no mundo para guarda e proteção de documentos físicos.Apesar de já ter atingido suas metas iniciais, o Projeto Alexandria não tem um prazo para se encerrar.

Conforme conta o consultor de infra-estrutura administrativa da Vivo, havia sim um prazo interno para que ele fosse colocado em prática, o que já aconteceu, entretanto devido a novas aquisições em recentes leilões da própria Anatel (Agência reguladora na área de telecomunicações), outras fornecedoras, de regiões onde a Vivo não atendia serão incorporadas à companhia.

“O Projeto Alexandria trouxe muitos benefícios para nossa empresa, como agilidade no atendimento ao cliente e eliminação de perdas fi nanceiras decorrentes do extravio de documentos, transparência perante órgãos fi scalizadores como Receita Federal, Procon, Anatel, entre outros”, diz o responsável pelo projeto na Vivo.”


O projeto é um modelo de gestão documental no mercado, sendo de interesse até de outras empresas de telefonia do mercado, entretanto, ainda queremos aprimora-lo, utilizando novas tecnologias e perseguindo sempre a excelência em nossos processos”.

“A implantação do projeto Alexandria aconteceu de forma gradual e contínua e exigiu muito planejamento para não afetar o dia-a-dia do cliente. As metas iniciais já foram atingidas e estão trazendo muito benefícios à Vivo e para OR Info que além da ampla experiência no setor fi nanceiro/bancário, já pode ser considerada especialista em gestão de documentos de companhias de telecomunicação”, finaliza Diego Martins.Fonte:


Latin America Document Management
Assunto: arquivologia, Arquivística, Digitalização, Gestão Documental
Publicado por André Ricardo Luz
addthis_url='http://a-informacao.blogspot.com/2008/04/vivo-projeto-de-gesto-documental.html'; addthis_title='Vivo - Projeto de Gestão Documental'; addthis_pub='pasousa';

Objetos e Objetivo

ARQUIVOLOGIA: OBJETIVOS E OBJETOS

Heloísa Liberalli Bellotto

O objetivo da arquivologia é o acesso à informação, desde aquela que é imprescindível para o processo decisório e para o funcionamento das atividades governamentais e/ou das de uma empresa privada ou pessoa física, assim como a que atua como testemunho dos direitos do cidadão, até a que visa à crítica e "explicação" das sociedades passadas pela historiografia, tanto quanto a que permanece como componente de um corpus informacional que possibilite a transmissão cultural de geração a geração.


Há teóricos que colocam a informação entre os objetos da arquivologia, considerando o seu objetivo maior o da organização da informação. Porém, na verdade não são informações o que se organiza em arquivos; trata-se antes da organização dos dados com vistas à informação. Assim, a transferência da informação não ;e senão uma etapa de trabalho feita sobre um dos objetos da arquivologia - o documento, configurando-se antes como um segmento entre o dado contido no documento e o acesso à informação possibilitado pelas atividades arquivísticas.


A finalidade última dos arquivos, seu objetivo maior, é, pois, comprovadamente, o acesso à informação, seja em que idade documental for e, conseqüentemente, em que âmbito arquivístico for (corrente, intermediário, permanente).

Poderíamos, talvez, de um outro ponto de vista, tomar a informação como um objeto intelectual da arquivologia, considerando os demais como objetos físicos. Entretanto, mesmo assim, na dicotomia objeto intelectual/objeto material talvez coubesse considerar o dado como o objeto intelectual, continuando a ser o acesso à informação, o objetivo do que fazer arquivístico.


Os objetos físicos da arquivologia são três, referenciados em ordem de concentração e importância:
O primeiro, o fundamental, é o arquivo como conjunto documental. Para sua caracterização teríamos uma infinidade de definições clássicas. Eu chamaria a atenção para a concepção do italiano Elio Lodolini, por ser bastante objetiva e significativa: arquivo como "sedimentação documentária das atividades administrativas, cujos documentos estão ligados por um vínculo original, necessário e determinado".

Este é, portanto, o primeiro dos objetos da arquivologia: os conjuntos documentais, sejam os produzidos/acumulados por uma única entidade pública ou privada, considerando-se os seus arquivos setoriais e centrais correntes, ou sejam aqueles de diversos órgãos públicos, quando terminado o seu uso primário passem a conviver, sob o mesmo "teto administrativo", seja de nível municipal, seja de estadual ou de federal, com outros conjuntos em arquivos mais abrangentes do tipo geral, intermediário ou permanente, desde que devidamente separados em fundos respectivos.


Já se disse que esta é uma ciência de conjuntos. Realmente, só assim deve ser entendida a arquivologia: documentos contextualizados no seu meio genético de geração, atuação e acumulação. Ressalte-se com isso a primeira grande especificidade deste objeto essencial da arquivologia que são os arquivos entendidos como conjuntos: a sua organicidade. No entendimento claro de que arquivo não é coleção e sim acumulação sucessiva, orgânica e natural de documentos que possuem caracteres externos e internos bastante específicos, está a base da compreensão desta área profissional, sobretudo pelos que a ela não pertencem.

O princípio da organicidade, aliado ao da unicidade do documento de arquivo e ao da indivisibilidade dos conjuntos documentais, cujos componentes - reitere-se - guardam relações orgânicas entre si, proporciona à arquivologia seu perfil único e inconfundível, dentre as ciências da informação.

O segundo objeto da arquivologia é o documento em si, como indivíduo. Pode parecer paradoxal, já que o peculiar da arquivologia é o tratamento dos documentos por conjuntos orgânicos. Porém, este tratamento não será eficaz nem correto se se ignorar a estrutura de seus componentes. Aliás, é como documento único e isolado que se dá a geração e o trâmite.

A organização e a guarda é que serão com base nos conjuntos lógicos que são as séries documentais.
O documento possui seus caracteres externos e internos que não cabe analisar neste texto; enquadra-se em espécies, gêneros, categorias que os distinguem uns dos outros. Estas são classificações que, embora do campo da diplomática e da tipologia documental, passam à órbita dos estudos de gestão e de avaliação arquivísticas, quando se trate, por exemplo, de analisar fatores como os ligados à identificação do tipo documental dos documentos, tipo documental hoje concebido como a união da espécie-veículo com a atividade administrativa nela expressa.


O terceiro objeto é o arquivo como entidade, isto na área dos arquivos públicos. À sua direção cabe administrar a organização documental e cabe o inter-relacionar-se com os órgãos produtores, com os usuários e com a comunidade em geral.


A par do processamento técnico e dos contatos burocrático-administrativos, cabe-lhe outro papel: o de ser um centro difusor de cultura.
Sua herança na comunidade deve se fazer sentir, seja como aglutinador dos especialistas-pesquisadores das áreas atinentes ao seu acervo, seja como animador de atividades culturais locais, principalmente nas pequenas cidades.

O arquivo público permanente, voltando-se para fora de suas paredes para inteirar-se com a população, inclusivamente quanto a angariar os documentos privados, testemunhos de histórias-de-vida, cumpre seu papel centralizador de informações da evolução administrativa e social do meio a que serve.

Arquivos como conjuntos, documentos como indivíduos, arquivos como entidade: seu estudo, organização e difusão, se devidamente levados a cabo, possibilitam que o arquivista cumpra o seu objetivo profissional: o de proporcionar o acesso à informação a partir dos acervos colocados sob a sua responsabilidade.

GESTÃO DOCUMENTO E ARQUIVO DO ESTADO

https://www.portaldogoverno.gov.mz/docs_gov/estrategia/tecInfo/estrateg_g_d_a_e.pdf.

https://www.portaldogoverno.gov.mz/docs_gov/estrategia/tecInfo/estrateg_g_d_a_e.pdf+plano+de+gest%C3%A3o+documental&hl=pt-BR&ct=clnk&cd=20&gl=br

O INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA não é associado aos autores desta página nem é responsável por seu conteúdo.

Os seguintes termos de pesquisa foram destacados:
plano
gestão
documental
Page 1
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
1
1. Introdução
A gestão documental e a protecção especial de documentos e arquivos são da responsabilidade do
Governo, enquanto instrumento chave de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação.
Ao longo das últimas décadas, a gestão de documentos e arquivos nas instituições do Estado não
acompanhou a rápida evolução e introdução das novas tecnologias que, actualmente, são usadas
em muitos países do Mundo.
Com a aprovação da Estratégia Global da Reforma do Sector Público pelo Governo e, de acordo
com a necessidade de reorganização e normação da Área de Documentação, Registo e Arquivo do
Estado, tendo em consideração os mais variados problemas que ainda enfermam esta área ao nível
da Administração Pública, torna-se inadiável a introdução de um modelo uniforme que permita
uma melhor organização e funcionamento das unidades documentais e arquivísticas das
instituições do Estado, mas também que garanta o rápido desenvolvimento desta área face aos
desafios que hoje se impõem.

Neste contexto, o Governo estabelece a presente Estratégia Nacional para a Gestão de
Documentos e Arquivos do Estado, convicto de que esta permitirá a criação de condições chaves
para uma melhor organização e desenvolvimento desta área, através da criação de normas de
funcionamento das unidades documentais, formação de recursos humanos, informatização e
modernização dos sistemas documentais e de arquivos bem como a promoção de investimentos
que possam assegurar a implementação de projectos ou programas orientados para o
desenvolvimento da área de gestão de documentos e arquivos do Estado.

2. Situação Actual da Área de Documentação e Arquivo
Os programas e projectos de desenvolvimento e investimento aprovados para os vários sectores de
actividade no nosso país, raramente incluem a componente documentação e arquivo na
Administração Pública. Se existem valores orçamentados para esta área, em geral são sub
dimensionados em relação às actividades a realizar.
Na maioria dos casos, o fraco conhecimento dos princípios básicos de organização dos sistemas
de documentação e arquivos, por parte dos decisores e quadros técnicos, faz com que se
subestimem as qualificações técnicas necessárias para fazer este tipo de trabalho e os custos de
criação e manutenção destes sistemas.

Ao longo dos últimos anos, o funcionamento de arquivos, centros de documentação e bibliotecas
tem sido assegurado, por um lado, de forma deficiente e por pessoas sem formação, por outro, de
forma insustentável, com consultores externos e por vezes internos que criam sistemas que só
duram o tempo de vigência do projecto que os criou.
Até ao presente momento, a área de documentação e arquivos continua a enfrentar muitas
dificuldades resultantes da ausência de uma estratégia específica para este domínio e de normas
reguladoras, da exiguidade de recursos financeiros, da falta de técnicos qualificados e com
formação profissional ou superior necessários para o desenvolvimento desta área.
Em conformidade com o levantamento feito junto das instituições da Administração Pública a
nível central, provincial e distrital constatou-se o seguinte:

Page 2

Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
2
2.1. Em relação ao enquadramento institucional
Alguns arquivos e centros de documentação não fazem parte dos organigramas das instituições a
que pertencem. Ademais, não têm objectivos nem tarefas claramente definidos e quase sempre
não dispõem de verbas regulares para assegurar o seu apetrechamento e funcionamento.

2.2. Em relação ao desenvolvimento de recursos humanos
A área de documentação e arquivos é assegurada por poucos profissionais qualificados e sem
formação técnica específica desta área, o que é agravado pela sua subvalorização, afectando
consequentemente os funcionários da área devido a ausência de carreiras específicas no quadro do
Sistema de Carreiras e Remunerações.
Os curricula dos Institutos de Formação em Administração Pública e Autárquica abordam os
aspectos ligados a área de gestão documental de uma maneira superficial e não direccionados aos
gestores da área, mas sim como uma cadeira de complementaridade.
2.3. Em relação a capacidade institucional
A área de gestão documental é caracterizada por uma carência quase absoluta em termos de
meios, principalmente a nível das províncias e distritos, onde quase tudo falta para ter uma
modernizada e eficiente organização de arquivos. De um modo geral, as instituições da
Administração Pública a este nível têm dificuldades de meios financeiros para a aquisição de
estantes, pastas, armários, ficheiros, arquivadores, separadores, livros de registo e, de espaço
físico.

Os meios físicos e organizacionais de recolha, produção, difusão, uso e preservação da
documentação e informação constituem um dos problemas que se levantam na área de gestão
documental, por um lado e, por outro, o desenvolvimento acelerado das tecnologias de informação
e do seu uso em muitos sectores, requer documentalistas e arquivistas capacitados, para além de
técnicos informáticos e profissionais de outras áreas afins.
2.4. Em relação ao acesso à Informação
A ausência de directrizes, normas e orientações metodológicas para criar e manter os sistemas de
arquivos correntes, intermediários e permanentes nas instituições públicas leva a que a atitude dos
funcionários em relação a disponibilização de documentos e informação bem como a
acessibilidade dos arquivos seja tendenciosa e predominantemente coberta de algum secretismo.
O acesso a informação e a documentação depende muito mais da vontade e iniciativa individual
do funcionário do que de orientações institucionais. Não parece haver consciência sobre as
implicações negativas da falta de informação na qualidade do trabalho e, muito menos clareza ao
nível dos investimentos necessários para montar um sistema de documentação e arquivos.

2.5. Em relação a Legislação
A área de Documentação, Registo e Arquivo do Estado ainda não conheceu a institucionalização
de normas e regras que pudessem assegurar um funcionamento regrado e que impulsionassem o
seu desenvolvimento.
Os instrumentos legais visando facilitar a organiza
ção e funcionamento da área, mostram-se
desajustados aos desafios que hoje se impõem, no que concerne a gestão rigorosa e eficiente de
documentos e arquivos, como são os casos, nomeadamente dos decretos 33/92 de 26 de Outubro e
Page 3
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
3

30/2001 de 15 de Outubro, ambos do Conselho de Ministros, sendo por isso urgente a sua revisão.

3. Visão
• Uma Administração Pública com os Sistemas de Documentação, Registo e Arquivo do
Estado implantados, organizados, modernizados, eficientes e com um nível de
profissionalização de recursos humanos capaz de orientar o desenvolvimento integrado desta
área.

4. Missão
• Implantar e desenvolver os sistemas de gestão de documentos e arquivos na Administração
Pública e criar condições para a sua modernização através da introdução de forma planificada
e coordenada das novas tecnologias de gestão de documentos e arquivos.
5. Objectivos da Estratégia

5.1. Objectivo Geral
Estabelecer e desenvolver os Sistemas de Documentação e Arquivos do Estado através da criação
de uma ampla rede de Centros de Documentação e arquivos correntes nas instituições da
Administração Pública, assegurando assim a guarda e o acesso à documentação mantida em
arquivos intermediários e permanentes.

5.2. Objectivos Específicos
a) Criar normas que garantam a implantação e eficiente funcionamento dos Sistemas de
Documentação, Registo e Arquivo do Estado;

b) Prover condições básicas para a introdução de reformas na administração e gestão de
documentos e arquivos das instituições do Estado;
c) Desenvolver um quadro de formação profissional de técnicos da área e sua integração no
Sistema de Carreiras e Remunerações, tendo em conta as necessidades do sector;
d) Institucionalizar as unidades de gestão de documentos (arquivos centrais) e garantir o seu
enquadramento institucional;

e) Modernizar a área através da introdução de novas tecnologias de gestão de documentos,
registo e arquivo de informação nas instituições públicas.

6. Os Grandes Desafios da Estratégia
Os rápidos avanços tecnológicos alcançados nos últimos anos a nível mundial constituem uma
condição imperativa para a introdução de reformas administrativas e normativas na gestão
documental como forma de potenciar as instituições responsáveis pela organização dos Sistemas
de Documentação, Registo e Arquivo da Administração Pública, em relação às exigências e
desafios do presente e do futuro.

Em face disso, define-se como principais desafios da Estratégia Nacional para a Gestão de
Documentos e Arquivos do Estado os seguintes:

Page 4
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
4
a) Consolidação da capacidade das instituições na gestão de documentos, arquivos e informação,
racionalizando os poucos recursos disponíveis;

b) Uniformização dos critérios e regras de produção, organização e preservação de documentos e
informação nas instituições públicas;

c) Informatização dos sistemas de arquivos e informação do Estado, na medida em que as novas
tecnologias de comunicação e informação oferecem condições que garantem rapidez e
eficiência na comunicação intra e inter institucional;

d) Modernização da área de documentação e arquivos do Estado, acompanhada de um programa
de profissionalização da área, isto é, capacitação dos técnicos ligados à esta área através de
cursos de formação profissional de curta e média duração;

e) Institucionalização dos Sistemas de Documentação, Registo e Arquivo de informação na
Administração Pública capazes de assegurar a gestão sustentável e eficiente desta área e
permitir uma cuidadosa planificação das prioridades e actividades a desenvolver no contexto
da Reforma do Sector Público em curso no país.

7. Princípios
A presente estratégia define como princípios fundamentais os seguintes:
a) Uniformização de métodos: respeitando as especificidades de cada sector, a gestão
documental nas instituições públicas deve obedecer a normas e métodos de trabalho comuns e
prossecução de fins comuns;
b) Profissionalização do sector: promover acções de formação profissional e recrutamento de
pessoal qualificado em matérias de gestão de documentos, registo e arquivos de informação
como forma de elevar as capacidades técnicas nesta área;
c) Modernização: através da promoção do uso das novas tecnologias de comunicação e
informação no processo de produção, registo, arquivo, circulação e troca de informação;
d) Preservação e salvaguarda definitiva de documentos: com base na organização e gestão
eficiente de documentos dever-se-á garantir a sua conservação em arquivos permanentes,
assegurando a sua acessibilidade e inteligibilidade;
e) Acessibilidade aos documentos e informação, pelos utilizadores.
8. Domínio da Estratégia
Considerando a diversidade e natureza das instituições do Estado, a presente estratégia define
como sectores-alvo no domínio de gestão documental as instituições da Administração Pública.
As instituições autónomas e independentes do poder executivo poderão desenvolver os seus sub-
sistemas de gestão de documentos e arquivos, em função da sua natureza e especificidade, desde
que observem os princípios plasmados na presente estratégia.
9. Acções estratégicas
Tendo em consideração os aspectos essenciais acima descritos, no que concerne à situação actual
da área de gestão de documentos e arquivos do Estado, torna-se importante a definição das linhas
gerais e estratégicas que irão garantir e orientar a implementação de acções chave para a busca de
Page 5
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
5
soluções para cada um destes constrangimentos.
Para a concretização deste propósito, o Governo propõe-se a desencadear as seguintes acções
estratégicas:
9.1. Enquadramento institucional
Por forma a garantir a sua integração na estrutura das instituições do Estado, a presente estratégia
define como uma das suas prioridades a institucionalização das unidades de gestão de documentos
dentro das instituições públicas.
Estas unidades deverão necessariamente estar dentro do organigrama das instituições por forma a
não ficarem a margem das prioridades no quadro da planificação institucional.
9.2. Desenvolvimento de recursos humanos
Um dos principais desafios do Governo para a área de gestão documental é o desenvolvimento
dos recursos humanos. É, em face disso que a presente estratégia adopta como um dos princípios
fundamentais a profissionalização dos técnicos afectos nas unidades documentais e arquivísticas.
Para a materialização deste propósito, o Governo em colaboração com os parceiros, irá promover
as seguintes acções:
a) Criar carreiras específicas para os profissionais da área de gestão de documentos e arquivos;
b) Normar a introdução da área de gestão documental nos curricula dos IFAPAs, garantindo a
sua expansão para o nível provincial;
c) Promover a formação em matérias de gestão documental através de cursos modulares e à
distância dentro dos programas do SIFAP e cursos de curta duração para os
dirigentes/gestores e o pessoal que trabalha nas unidades documentais do Estado;
d) Estabelecer formas de reconhecimento e valorização de profissionais e gestores de
documentos na Administração Pública, tendo em conta a natureza de risco de que se reveste a
área, tanto para a saúde destes profissionais como para garantia da protecção da integridade
dos documentos.
9.3. Reforço da capacidade institucional
De modo a responder positivamente aos desafios que se afiguram chave para o desenvolvimento
da área de gestão de documentos e arquivos, o Governo criará condições para reforçar a
capacidade das instituições públicas, através da mobilização e alocação racional de recursos
necessários para apetrechamento das unidades de gestão de documentos de nível central,
provincial e distrital.
Para o efeito, o Governo coloca no seu quadro de prioridades, através desta estratégia, a provisão
das unidades de gestão de documentos de infra-estruturas, recursos materiais e humanos à altura
de satisfazer as necessidades e os desafios actuais.
9.4. Acesso à informação
A Estratégia Nacional para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado assenta na necessidade
de acesso à informação e respeito pelos direitos humanos do cidadão conforme está consagrado na
Constituição da República, sendo assim necessário:
Page 6
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
6
a) Criar a regulamentação que permita o acesso à informação, através da criação de instrumentos
técnicos que garantam, por um lado, a segurança da informação e, por outro, o seu acesso no
quadro de uma sociedade de informação democrática;
b) Salvaguardar o interesse público nos processos de alienação dos documentos decorrentes da
privatização ou falência das instituições públicas, com base numa regulamentação específica;
c) Assegurar o direito do acesso pleno aos documentos de interesse e domínio públicos;
d) Constituir comissões permanentes para análise periódica dos documentos sigilosos sob
custódia das instituições do Estado, para garantir o cumprimento das normas de acesso à
informação;
e) Estabelecer canais de comunicação entre os profissionais da área de gestão documental como
estratégia para melhorar a troca e circulação da informação.
9.5. Legislação
Dadas as lacunas que se verificam na área de gestão de documentos, registo e arquivo motivadas
pela ausência de normas reguladoras, torna-se imperiosa a definição de regras e procedimentos
legais para a regulamentação da área.
O processo de organização dos sistemas de gestão documental passa necessariamente pela revisão
da legislação existente de forma a adequá-la a nova realidade.
9.6. Cooperação Internacional
A cooperação internacional no domínio da estratégia de gestão de documentos e arquivos do
Estado enquadra-se dentro dos objectivos da política externa de Moçambique.
Esta estratégia estabelece as bases que orientam a cooperação internacional ao nível do Estado e
no campo técnico, sobre matérias de gestão de documentos e arquivo de informação, visando a
actualização constante e compatibilização de normas.
No domínio técnico far-se-á a filiação no Conselho Internacional de Arquivos, órgão que através
da sua ligação com a UNESCO estabelece as normas internacionais e a padronização dos métodos
de gestão de documentos e arquivos. Enquanto isso, ao nível regional, como representante do
conselho, a ESABRlCA tem a responsabilidade de garantir a planificação e realização de acções
de formação entre países membros.
A nível de Commonwealth, trabalhar-se-á no sentido de aproveitar as oportunidades que a
ACRAM (Association of Archives an Record Managers) oferece na vertente técnica e da
capacitação institucional.
Igualmente, esforços serão envidados para a maximização das oportunidades que outras
organizações internacionais, espalhadas pelo mundo, oferecem neste domínio.
9.7. Agências de Cooperação para o Desenvolvimento
As Agências de Cooperação para o desenvolvimento não são apenas fontes de financiamento, mas
também fontes de disseminação de informação, havendo assim uma necessidade de
estabelecimento de parecerias para o desenvolvimento de iniciativas na Administração Pública em
relação a gestão de documentos e arquivos, a fim de:
Page 7
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
7
a) Criar oportunidades que facilitem o estabelecimento de relações entre peritos de instituições
nacionais com instituições e peritos de outros países e da diáspora;
b) Apoiar a participação do país em fóruns internacionais de debate sobre questões ligadas à
gestão de documentos e arquivos bem como o seu enquadramento na utilização das novas
tecnologias de informação e comunicação.
10. Sobre o Plano de Acção da Estratégia
10.1. Definição
O plano de acção é um instrumento que definirá um conjunto de acções específicas
que irão assegurar a materialização dos propósitos definidos na presente estratégia,
por conseguinte, o seu meio de operacionalização.
10.2. Metodologia de Implementação da Estratégia
Como forma de garantir a melhor articulação e desenvolvimento integrado da área, a presente
estratégia define como método para a sua implementação a uniformização das acções a realizar em
cada sector, incluindo a introdução das reformas que a área de documentação e arquivos poderá vir a
conhecer em cada instituição pública.
As acções prescritas no quadro da implementação desta estratégia deverão ser realizadas de forma
gradual, progressiva e a escala nacional, isto é, desde o nível central ao local, observando-se o
princípio da racionalidade e sustentabilidade.
11. Etapas de Implementação
Considerando o contexto situacional em que se encontra a área de documentação e arquivos no país, mas
também reconhecendo a complexidade dos desafios que o processo de implementação desta estratégia
encerra, as acções e projectos a desenvolver terão que obedecer a um programa com três etapas a saber:
1ª Etapa: Programas de Curto Prazo (2006)
•
Divulgação da Estratégia ao nível central, provincial e distrital;
•
Criação de normas reguladoras para a gestão de documentos, registo e arquivos do Estado;
•
Revisão da legislação vigente (exemplo do Decreto 33/92, de 26 de Outubro);
•
Definição de sistemas de documentação, registo e arquivo;
•
Aprovação do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade;
•
provincial e distrital;
•
Levantamento das necessidades de formação dos funcionários afectos à área de gestão de documentos
e arquivos, ao nível provincial e distrital.
2
ª
Etapa: Acções e Programas de Médio Prazo (2007-2008)
•
implantação gradual dos Sistemas de Documentação, Registo e Arquivo;
•
Formação e capacitação técnico-profissional dos funcionários afectos à área de gestão de documentos
e arquivos;
•
Institucionalização das Unidades de Gestão de Documentos ao nível dos sectores (ministérios);
•
Capacitação institucional das unidades de gestão de documentos e arquivos;
•
Introdução de novas tecnologias, com maior substância na institucionalização do sistema de gestão
electrónica de documentos, registo e arquivos.
3ª
Etapa: Programas e Projectos de Desenvolvimento do Sector (2009)
•
Definição e implementação de projectos para o desenvolvimento integrado da área de documentação e
arquivo visando a sua modernização face aos desafios que a globalização impõe;
Page 8
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
8
12. Prioridades
As grandes prioridades da implementação da estratégia são:
a) Divulgação da estratégia;
b) Implantação dos Sistemas de Documentação, Registo e Arquivo do Estado a nível central, provincial e
distrital;
c) Revisão da legislação existente e criação de instrumentos reguladores específicos para cada uma das
componentes em relação as normas de gestão de documentos, registo e arquivo;
d) Definição de programas e pacotes para a formação dos funcionários no quadro da estratégia de
desenvolvimento e profissionalização dos recursos humanos;
e) Informatização e Gestão Electrónica de Documentos e Arquivos, prosseguindo os esforços inseridos no
contexto do E-government;
f) Modernização e desenvolvimento de infra-estruturas das unidades documentais e arquivos, criando
condições para que funcionem em espaços apropriados e com ambiente que não permita a degradação
de documentos.
13. Legislação
Para além da legislação a ser revista, serão criados os seguintes instrumentos normativos fundamentais:
a) Normas de registo, tramitação de expediente e arquivo de documentos;
b) Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade;
c) Normas de recolha, destinação, transferência e conservação ou eliminação de documentos.
Embora não se trate de um instrumento normativo, será igualmente elaborado um Manual de
Procedimentos para a Gestão de Documentos e de Arquivos nas instituições públicas, com vista a
uniformização e modernização da área.
14. Mecanismos de Participação
Em todos os processos de implementação da estratégia dar-se-á maior importância e garantias a métodos
inclusivos, que possam garantir maior envolvimento e participação de todos sectores ou intervenientes
chaves.
A promoção de consultas colectivas e permanentes bem como a utilização de métodos participativos
constituirão o garante para uma significativa participação das instituições públicas e outros interessados.
A presente estratégia coloca abertura para a participação de todos os sectores, desde os que a ela estão
vinculados como aqueles que por vontade própria manifestem interesse em participar na sua
implementação.
15. Monitoria e Avaliação
Para efeitos de acompanhamento e avaliação periódica da implementação da Estratégia Nacional para a
Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
, serão criados mecanismos de institucionalização de
órgãos de consulta e avaliação do desempenho das instituições assim como os respectivos instrumentos.
Page 9
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
9
16. Definição de Conceitos Básicos
Documento:
Unidade de registo de informações quaisquer que seja o suporte utilizado.
Documentação:
Conjunto de documentos ou serviço de colecta, processamento técnico e disseminação de informação e
documentos.
Registo e controlo
Conjunto de tarefas que correspondem ao recebimento e à movimentação de processos e expediente de
qualquer origem e sua expedição.
Classificação:
Organização de documentos de um arquivo ou colecção de acordo com um plano de classificação ou
quadro de arranjo.
Plano de classificação de Documentos:
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela
produzido pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento
específicos. Expressão geralmente adoptada em arquivos correntes.
Tabela de Temporalidade:
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de
guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
Código:
Conjunto de símbolos, normalmente letras ou números, que mediante uma convenção representam dados.
Avaliação:
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que
lhes são atribuídos.
Comissão de Avaliação:
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.
Destinação:
Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente.
Gestão de Documentos
Conjunto de operações e procedimentos técnicos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos, em fase de arquivo corrente e intermediário, visando a sua eliminação ou o
seu recolhimento para guarda permanente.
Preservação:
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controlo ambiental e ou
tratamento.
Arquivo
Conjunto de documentos independente da sua natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa física ou
jurídica, pública ou privada, no desempenho das suas actividades.
Arquivo Público:
Arquivo produzido por entidades públicas no exercício das sua funções, independentemente do seu âmbito
de acção e do sistema de govemação no país.
Arquivo Corrente:
Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objecto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração,
Page 10
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
_____________________________________________________________________________________
10
Arquivo Intermediário:
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação e com uso pouco
frequente.
Arquivo Permanente:
Conjunto de documentos preservados em carácter definitivo em função de seu uso.

FERRAMENTAS DE ACESSO AOS INTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

http://209.85.165.104/search?q=cache:MClQNj1iOCgJ:www.aargs.com.br/cna/anais/emiliano_medeiros.pdf+plano+de+gest%C3%A3o+documental&hl=pt-BR&ct=clnk&cd=13&gl=br

http://www.aargs.com.br/cna/anais/emiliano_medeiros.pdf.
q=cache:MClQNj1iOCgJ:www.aargs.com.br/cna/anais/emiliano_medeiros.pdf+plano+de+gest%C3%A3o+documental&hl=pt-BR&ct=clnk&cd=13&gl=br


O INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA não é associado aos autores desta página nem é responsável por seu conteúdo.
Os seguintes termos de pesquisa foram destacados: plano gestão documental



--------------------------------------------------------------------------------

Page 1
FERRAMENTAS DE ACESSO AOS INTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL NO MINISTÉRIO PÚBLICO DO RIO GRANDE DO SUL

Emiliano Medeiros, Fátima Lúcia Gazen de Mesquita, Luciana Baggio Bortolotto∗

INTRODUÇÃO

O presente trabalho pretende demonstrar quais são as ferramentas de acesso, em meio eletrônico, aos instrumentos de gestão documental, tecnologias e estratégias adotadas, pela Divisão de Documentação/Unidade de Arquivo, na construção de uma infra-estrutura mínima para disponibilização do ferramental paratreinamento de colaboradores,comunicação entre as partes envolvidas, monitoramento da implementação da Política de Arquivos e controle de documentos no Ministério Público do Rio Grande do Sul.

Certamente, o que já foi e atualmente está sendo adotado pela Instituição não esgota todas as possibilidades que as novas tecnologias nos ofertam neste processo, mas produzirá novas reflexões e idéias para os profissionais de outros órgãos envolvidos em ações semelhantes.

OBJETIVO GERAL

Socializar, com a comunidade arquivística, as ferramentas de acesso aos instrumentos de gestão documental desenvolvidas e em constante aperfeiçoamento,assim como tecnologias e estratégias que possibilitem a base para a formação contínua de colaboradores, a comunicação entre as partes envolvidas, o acompanhamento da implantação da política de arquivos e a gestão de todo o ciclo de vida da informação arquivística a custos reduzidos e mais eficientes do que as formas comumente adotadas .

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Demostrar quais são as tecnologias usadas e a metodologia do desenvolvimento das ferramentas de acesso em meio eletrônico aos instrumentos de gestão documental;

∗Arquivistas. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
--------------------------------------------------------------------------------
Page 2
22. Apresentar as principais funcionalidades das ferramentas de treinamento contínuo, comunicação e monitoramento da implantação, controle e acesso aos documentos de natureza arquivística; 3. Destacar a eficiência das tecnologias web e banco de dados como elementos indispensáveis para a Política Arquivística em uma Instituição de amplitude geográfica estadual;

METODOLOGIA

1. Legitimação do PCD e TTDA publicação do conteúdo do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade foi feita exclusivamente na Página da Internet e Intranet do Ministério Público do Rio Grande do Sul, após consulta ao Arquivo Nacional sobre a legalidade desta forma de publicização. De acordo com as recomendações contidas no item 3 da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovada pela Resolução nº 4 do CONARQ, de 28 de março de 1996, é necessária a “divulgação da tabela aprovada, por intermédio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial”.

Somente a divulgação da aprovação e a disponibilidade para consulta na Página da Internet foi comunicada oficialmente no Diário Oficial do Estado e no Diário da Justiça do Rio Grande do Sul através de Edital. 2.

Base de dados para os instrumentos de gestão documental A implantação da Política Arquivística no Ministério Público do Rio Grande do Sul suscitou a necessidade de elaborar os instrumentos da Política de Gestão Documental (Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, Termos de Eliminação, Transferência e Recolhimento e Formulário de Proposta de Atualização do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos) e definir como seria o acesso a estes instrumentos.

Optou-se por desenvolver e disponibilizar as ferramentas em meio eletrônico, valendo-se para isso da tecnologia de Base de Dados e WEB. Tal decisão foi amparada, principalmente, pela amplitude geográfica estadual da instituição e pelo custo financeiro, bem menor do que se fossem disponibilizados em meio tradicional (papel, CD), considerando-se que estes instrumentos estão em constate aperfeiçoamento e que sua reimpressão e divulgação PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
--------------------------------------------------------------------------------
Page 3

3significariam custos consideráveis para o Projeto. Outro motivo da decisão foi a iniciativa institucional de usar prioritariamente sistemas de informação baseados na tecnologia web. Assim, respeitando-se essas razões, foram tomadas as seguintes providências:

A. Foi desenvolvido, em 2002, pela Unidade de Aplicativos e Internet da Divisão de Informática, em caráter emergencial, Banco de Dados MySQL com camada de apresentação dos dados em Perl para o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos. B. Para os Instrumentos de Destinação de Documentos, foi desenvolvido Banco de Dados em MySQL com camada de apresentação em Zope;

C. O preenchimento, tramitação e gerenciamento dos Termos de Recolhimento, Transferência e Eliminação de Documentos, passaram a ser feitos através da Intranet, sendo que somente o Termo de Eliminação é impresso em papel e enviado à Unidade de Arquivo, após assinatura da chefia dos órgãos e setores;

D. O Formulário de Proposta de Atualização do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos foi disponibilizado na Intranet e seus dados, após preenchimento, são encaminhados automaticamente ao e-mail da Unidade de Arquivo que após parecer técnico submete, em papel, para apreciação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

3. Página web como canal de comunicação com os colaboradores e gestores, treinamento, monitoramento da implantação e controle de documentosA página da intranet da Divisão de Documentação foi desenvolvida dentro dos padrões estabelecidos pela Divisão de Informática/Unidade de Aplicativos e Internet, onde além de hyperlinks para os instrumentos de Gestão Documental foram acrescentados também:

Ø Links para o Manual de Gestão Documental;Ø Respostas às Dúvidas mais Freqüentes;Ø Procedimentos Adotados; Ø Fale conosco; Ø Críticas e Sugestões Ø Página da CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos); Ø Extratos das Atas da CPAD;PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
--------------------------------------------------------------------------------
Page 4

4Ø Animação Gráfica desenvolvida em Flash utilizada em treinamentos de Gestão Documental; Ø Glossário de Espécies Formatos e Tipos Documentais do MP – RS; Ø Listas de Eliminação; Ø Editais de Ciência de Eliminação de Documentos.

4. Sistema de Gestão de Documentos (SGDOC) A partir de 2003, com a necessidade de aperfeiçoamento e desenvolvimento de novas funcionalidades, e considerando que as ferramentas desenvolvidas, em caráter emergencial, pela Unidade de Aplicativos e Internet não podiam mais atender às exigências para o Gerenciamento destes Instrumentos foi desenvolvido projeto para construção de um outro.

O projeto teve por princípios:

- integrar as informações entre os instrumentos de Gestão Documental (Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, Formulário de Proposta de Atualização, Termos de Eliminação, Transferência e Recolhimento de Documentos e Controle dos Documentos Intermediários e Permanentes);

- gerenciar todo o ciclo de vida dos documentos inclusive os de guarda intermediária e permanente ; e - possibilitar a integração com outros sistemas corporativos em uso na Instituição.

Os procedimentos para sua formatação se desenvolveram da seguinte forma:

A. Inicialmente, foram analisadas as atividades e elaborados os fluxogramas pela Unidade de Organização e Métodos para, posteriormente, serem submetidas à Unidade de Desenvolvimento de Sistemas e Unidade de Aplicativos e Internet para desenvolvimento;

B. O Projeto foi dividido em 2 módulos:a) Módulo 1 - Gerenciamento do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos e respectivo Formulário de Proposta de Alteração, Termo de Eliminação, Termo de Transferência, Termo de Recolhimento e Lista de Eliminação de Documentos;b) Módulo 2 - Gerenciamento dos Documentos Intermediários e Permanentes.

O Sistema foi desenvolvido em base de dados Oracle e conta com três interfaces:a) do Gerente, interface web, utilizando servidor de aplicação IAS (Internet Applicacio Server) da Oracle, onde é possível: a1) proceder a alteração em qualquer campo do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, imprimindo os respectivos relatórios; a2) PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
--------------------------------------------------------------------------------
Page 5

5consultar e imprimir em formato Pdf a Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação em vigor e Tabelas de Temporalidade que deixaram de vigorar; a3) aprovar, imprimir em Pdf e/ou encaminhar e se manifestar em Termos de Eliminação, Transferência e Recolhimento de Documentos;

a4) imprimir, em Pdf, se manifestar e encaminhar eletronicamente Formulários de Proposta de Atualização do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos e Listas de Eliminação para a CPAD; b) do Usuário, com camada de apresentação em ZOPE, onde é possível:

b1)

consultar e imprimir em Pdf a Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação em vigor;

b2) preencher e encaminhar para conferência e aprovação, Termos de Eliminação, Transferência e Recolhimento de Documentos, Formulários de Proposta de Atualização do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Listas de Eliminação de Documentos, bem como acompanhar sua tramitação. Os instrumentos de destinação e atualização têm vocabulário controlado usando como base os dados da Tabela de Temporalidade de Documentos e ARH (Sistema de Recursos Humanos).

c) do Arquivo-Geral com camada de apresentação (provisória) em Access, onde é possível descrever os documentos com valor intermediário e permanente. Esta interface utiliza como elemento de indexação os dados do SGP (Sistema Gerenciador de Promotorias), ARH (Sistema de Recursos Humanos) e Plano de Classificação de Documentos.

RESULTADOS ALCANÇADOS

A página da Intranet da Divisão de Documentação recebeu uma média mensal de 14.

062 acessos no período compreendido entre março de 2004 e março de 2006.

Foram preenchidos 400 Termos de Eliminação, 45 de Transferência e 39 de Recolhimento de Documentos.

Os dados do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos foram migrados do sistema antigo para o novo sistema (SGDOC), o qual tem previsão para entrar completamente em operação no ano de 2006.

RESULTADOS ESPERADOS

Espera-se que o novo sistema (SGDOC) garanta que todo o ciclo de vida dos documentos seja controlado de modo mais eficiente; Garanta uma maior padronização dos PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
--------------------------------------------------------------------------------
Page 6
6dados nos Instrumentos de Gestão Documental e maior facilidade de preenchimento através da integração das informações do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos com ARH (Sistema de Recursos Humanos) e Instrumentos de Atualização e Destinação de Documentos; Possibilite a integração com outros sistema corporativos, fornecendo dados sobre classificação e avaliação e integrando-se futuramente a um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Arquivísticos;

CONCLUSÃOA

utilização da tecnologia de banco de dados e web para os instrumentos de Gestão Documental permitiu ao Ministério Público do Rio Grande do Sul reduzir os custos com divulgação, acesso, publicação e gerenciamento dos instrumentos, facilitando o acesso em comparação com formas tradicionais.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BRASIL.

Conselho Nacional de Arquivos. Resolução n.º 7, de 20 de maio de 1997. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

Disponível em: . Acesso em: 20 abr. 2006, 16:55:50. ______. Resolução n.º 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública:

Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-MeiodaAdministraçãoPública.Disponívelem: .

Acesso em: 20 abr. 2006, 16:35:40. RIO DE JANEIRO. Assembléia Legislativa. Instrumentos da política de gestão da informação arquivística da Alerj.

Rio de Janeiro, 1999. 54 p. (Coleção Arquivo Alerj, 2).

RIO GRANDE DO SUL.

Secretaria de Administração de Recursos. DEORG. Programa de Formulários: PROFORM. Análise e desenho de formulários. Porto Alegre, 2001. ______. Ministério Público. Unidade de Arquivo. Projeto de desenvolvimento do Sistema SGDOC. Porto Alegre, 2004. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
--------------------------------------------------------------------------------
Page 7

7______. Ministério Público. Processo Administrativo n.º 007229-09.00/02-3. Porto Alegre, v. 1, 2002. p. 07- 09. ______. Ministério Público. Estatística de uso para intra.mp.rs.gov.br. Disponível em:

. Acesso em: 20 abr. 2006, 10:55:30.

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA.

Tabela de Temporalidade de Documentos da Pró-Reitoria de Recursos Humanos. Santa Maria, 1998. 63 p. ZANETI JUNIOR, Luiz Antonio.

Sistemas de informação baseados na tecnologia Web: um estudo sobre seu desenvolvimento. São Paulo: FEA:USP, 2003. Dissertação de Mestrado. Disponível em:. Acesso em: 20 abr. 2006, 16:09:21. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

GESTÃO DOCUMENTAL

O INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA NÃO É ASSOCIADO AOS AUTORES DESTA PAGINA.

http://209.85.165.104/search?q=cache:9ejWYdpclY4J:www.visaorecursoshumanos.com.br/portifolio/docpub.pdf+plano+de+gest%C3%A3o+documental&hl=pt-BR&ct=clnk&cd=9&gl=br





PESQUISA SOBRE GESTÀO DOCUMENTAL

GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS
Classificação, Avaliação e Metodologias de Gestão
1. Apresentação
Os documentos públicos federais, estaduais ou municipais, objetivam dar apoio às atividades institucionais do
Poder Público bem como atender a própria Constituição federal e a legislação pertinente.
Aos Estados e Municípios foi conferida a autonomia para legislar sobre os documentos gerados na esfera de suas
competências (Constituição Federal, art. 30 e Lei Federal nº 8.159/91, art. 21).
E para que os documentos possam cumprir suas finalidades, há a necessidade do estabelecimento de normas e
procedimentos, contemplando estes últimos as modernas metodologias para geração, guarda e uso dos
documentos, garantindo, assim o cumprimento de sua função.
Assim, torna-se indispensável que as Organizações Públicas propicie aos seus funcionários a qualificação
necessária, para garantia da qualidade de sua Gestão Documental, sem falar das obrigações legais a que devem
atender.
Atenção especial deve ser dada pelos Administradores Municipais, pois necessitam qualificar seu pessoal para a
institucionalização obrigatória do "Arquivo Municipal", bem como para a implementação de Normas e Métodos
capazes de propiciar uma gestão documental segura e eficiente.
2. Objetivos
Oferecer os conceitos e fundamentos teóricos e legais, bem como as estratégias metodológicas que orientem o
trabalho de elaboração e melhoria do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade, com vistas à guarda
definitiva ou eliminação dos documentos de arquivo, em conformidade com a legislação em vigor.
3. Público Alvo
Profissionais de órgãos da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal envolvidos nas decisões e operações
na produção, controle e guarda de documentos. Profissionais das áreas de informática, administração e arquivos
em qualquer mídia. Profissionais e estudantes de Arquivologia, Biblioteconomia e Administração. Gerentes e
Consultores.
4. Conteúdo Programático
1.
Gestão de documentos na administração pública
1.1. Definição de documento público/documento de arquivo
1.2. Definição de arquivos públicos
1.3. Conceito de gestão de documentos
1.4. Atividades da gestão de documentos
1.5. Intervenção da gestão no ciclo de vida dos documentos
2.
Mobilização de Recursos Humanos e estratégias de trabalho
2.1. Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo: Composição e competências
2.2. Metodologia participativa
2.3. Definição de prioridade: documentos gerados pelas atividades-meio ou documentos gerados pelas
atividades-fim
2.4. Definição da estratégia de trabalho
2.4.1. Programação das atividades
2.4.2. Reuniões com todos os agentes envolvidos
2.4.3. Instituição de Grupos Setoriais de Trabalho
2.5
. Terceirização da guarda de documentos públicos ou de serviços arquivísticos
3.
Classificação de documentos públicos
3.1. Conceito de classificação
3.2. Objetivos da classificação
4.
Plano de classificação
4.1. Conceito de plano de classificação
4.2. Métodos para a elaboração do Plano de Classificação: estrutural e funcional
4.3. Etapas para a elaboração do plano de classificação
4.3.1. Estudo da estrutura administrativa e do funcionamento do órgão ou entidade
4.3.2. Estudo da legislação que organiza e regulamenta o funcionamento do órgão ou entidade para a
identificação das atribuições, funções, subfunções e atividades do órgão produtor
4.3.3. Levantamento da produção documental para identificação das séries documentais
4.3.4. Layout e campos de informação do Plano de Classificação de Documentos
4.3.5. Atribuição de códigos para o órgão produtor, funções, subfunções, atividades e séries documentais
Page 2
2
5.
Avaliação de documentos públicos
5.1. Conceito de avaliação
5.2. Objetivos da avaliação
6.
Tabela de Temporalidade de Documentos
6.1. Conceito de Tabela de Temporalidade de Documentos
6.2. Etapas para a elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos
6.3. Identificação dos valores dos documentos: primários (administrativos, fiscal e legal) e secundários
(probatórios, informativos, históricos e culturais)
6.3.1.
Pesquisa da temporalidade considerando a legislação específica e as necessidades administrativas
6.3.2.
Definição dos prazos de guarda dos documentos: vigência, prescrição e precaução
6.3.3.
Definição da destinação: eliminação ou guarda permanente
6.3.4.
Layout e campos de informação da Tabela de Temporalidade de Documentos
7.
Oficialização dos instrumentos de gestão de documentos
8.
Como aplicar os instrumentos de gestão?
8.1. Identificar das séries documentais de acordo com o Plano de Classificação atrelando-as às funções,
subfunções e atividades que as geraram, recuperando o contexto original de sua produção.
8.2. Codificar das séries documentais identificadas de acordo com o Plano de Classificação.
8.3. Identificar os prazos de guarda e destinação das séries documentais de acordo com a Tabela de
Temporalidade
9.
Onde aplicar os instrumentos de gestão?
9.1. Na produção documental atual
9.2. Na massa documental acumulada
10. Procedimentos para o recolhimento ao Arquivo Permanente
10.1. Avaliação dos documentos pela Comissão de Avaliação de Documentos
10.2. Organização do acervo: identificação, classificação e descrição
10.3. Higienização do acervo
10.4. Acondicionamento dos documentos
10.5. Elaboração de relação e termo de recolhimento
11. Procedimentos para eliminação de documentos públicos
11.1. Definir amostragem dos documentos destinados à eliminação
11.2. Elaborar relação de eliminação de documentos
11.3. Elaborar ata da comissão aprovando a relação proposta
11.4. Dar publicidade à eliminação de documentos
11.5. Fragmentar os documentos
11.6. Lavrar o termo de eliminação de documentos
11.7. Recomendações para eliminar documentos com segurança
11.7.1. Verificar a situação de ações judiciais encerradas ou em curso
11.7.2. Verificar se há documentos de guarda permanente microfilmados ou reproduzidos em outro suporte
11.7.3. Eliminação de documentos que não constam na Tabela de Temporalidade
12. Benefícios da Gestão de Documentos
12.1. Gestão documental: interfaces com os programas de qualidade
12.2. Definição de requisitos arquivísticos que orientam a Informatização de sistemas de protocolo e arquivo
5. Metodologia
Exposição participativa, análise de material didático, exercícios, relato de experiências e atividades em grupo.
6. Carga horária
16 horas

Plano de Gestão Documental

http://www.trt02.gov.br/html/tribunal/gesta_doc/apoio/palestra_apres.pdf.
dXm1RsJ:www.trt02.gov.br/html/tribunal/gesta_doc/apoio/palestra_apres.pdf+plano+de+gest%C3%A3o+documental&hl=pt-BR&ct=clnk&cd=8&gl=br
O Instituto Martins De`Arquivologia não é associado aos autores desta página nem é responsável por seu conteúdo.
Os seguintes termos de pesquisa foram destacados:
plano
gestão
documental
Page 1
PROGRAMA
DE GESTÃO DOCUMENTAL

Palestra de Apresentação 24 de março de 2006
Apoio técnico:

ASSOCIAÇÃO DEARQUIVISTAS DE SÃO PAULO
Page 2
Gestão Documental:
Legislação Federal
e
Conceitos
Page 3
Lei Federal
n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Art.1º. É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elemento de prova e
informação.
Page 4
Lei Federal
n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Art. 25. Ficará sujeito a responsabilidade penal,
civil e administrativa, na forma da legislação em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou
considerados de interesse público e social.
Page 5
Lei Federal
n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998
Seção IV
Dos Crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural
Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo
ou decisão judicial;
II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca,
instalação científica ou similar protegido por lei, ato
administrativo ou decisão judicial:
Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis
meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa.
Page 6
Definição de Documento
Documento é todo e qualquer registro de
informação, independente de gênero (textual,
iconográfico, sonoro, audiovisual), forma (original,
cópia, minuta, rascunho), formato (livro, folha,
ficha etc.) ou suporte (papel, filme, fita magnética,
disco óptico etc.).
Page 7
Definição de Arquivo
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos
e/ou acumulados por uma entidade ou pessoa no
desempenho de suas atividades, para fins de
referência ou prova.
Page 8
“Arquivo morto”:
MORTO (Aurélio):
“Que morreu, defunto, falecido, (...) inerte,
insensível, (...) extinto, apagado, (...) esquecido,
(...) sem brilho, sem expressão, inexpressivo, (...)
sem préstimo, inútil (...).”
Page 9
Gestão Documental
Conjunto de medidas e rotinas que garante o
efetivo controle dos documentos, da produção à
destinação final, com vistas à racionalização e
eficiência administrativas, bem como à
preservação do patrimônio arquivístico.
Page 10
Objetivos da Gestão Documental

Garantir que a informação esteja disponível quando e
onde necessária aos usuários;

Assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de
valor;

Assegurar o uso adequado da informática e de outras
tecnologias na gestão da informação;

Contribuir para o acesso aos documentos e a
preservação dos que merecem guarda permanente.
Page 11
Avaliação
Processo de análise dos documentos, com o
objetivo de estabelecer sua destinação (guarda
temporária, guarda permanente, eliminação,
mudança de suporte).
Page 12
Etapas do Processo de Avaliação

Comissão de Avaliação;

Levantamento de legislação e estabelecimento
de normas;

Estudo da estrutura administrativa da instituição
(funções e atividades).
Page 13
Etapas do Processo de Avaliação

Diagnóstico da produção documental;

Classificação dos Documentos;

Plano de Destinação;

Tabela de Temporalidade.
Page 14
Diagnóstico
Levantamento da produção documental:

Realização de entrevistas nas áreas
produtoras/acumuladoras;

Mapeamento de depósitos.
Page 15
Diagnóstico
Análise da produção documental:
•
Quem produziu o documento? (estrutura)
•
Por que o documento foi produzido? (função)
•
Qual foi o caminho percorrido pelo documento ao
cumprir sua função? (trâmite)
•
Quais são as características do documento?
(suporte, forma, formato, gênero)
Page 16
Classificação
Seqüência de operações que, de acordo com
as diferentes estruturas organizacionais,
funções e atividades da entidade produtora,
visam a distribuir em classes os documentos
de um arquivo.
Page 17
Plano de Classificação
Características básicas:

Coerência;

Simplicidade na estruturação;

Possibilidade de expansão, no caso de
ampliação das funções da instituição.
Page 18
Valor dos documentos

Valor primário

Valor secundário
Page 19
Valor Primário
Qualidade inerente às razões de criação de todo documento.
Pode-se falar em:

valor administrativo: documentos que envolvem política e métodos, e
que são necessários para a execução das atividades do órgão;

valor jurídico-legal: documentos que envolvem direitos a curto ou a
longo prazo, e que produzem efeito perante os tribunais;

valor fiscal: documentos que comprovam receitas e despesas
geradas para atender às exigências governamentais;

valor técnico: documentos que apresentam subsídios técnicos para a
realização de funções e atividades.
Page 20
Valor Secundário
Valor secundário ou histórico é aquele que,
alheio às razões pelas quais foram criados,
permite que os documentos sejam utilizados para
a reconstituição de realidades do passado.
Page 21
Arquivo & Memória
São considerados documentos de guarda
permanente aqueles de valor probatório com
relação a direitos, tanto de pessoas físicas ou
jurídicas como de coletividades, e os de valor
informativo sobre pessoas, fatos ou fenômenos
cuja memória seja considerada relevante.
Page 22
Tabela de Temporalidade
Instrumento de gestão que estabelece a
destinação final dos arquivos, determinando
prazos para transferência, recolhimento,
eliminação e mudança de suporte dos
documentos.
Page 23
Exemplo de Tabela de
Temporalidade de Documentos
Page 24
Gestão Documental
na
Justiça do Trabalho
Page 25
Lei Federal
n. 7.627, de 11 de novembro de 1987
Art. 1º. Fica facilitado aos Tribunais do Trabalho determinar a
eliminação, por incineração, destruição mecânica ou por outro
meio adequado, de autos findos há mais de 5 (cinco) anos,
contado o prazo da data do arquivamento do processo. (...)
Art. 3º. (...)
§ 2º Se, a juízo da autoridade competente, houver, nos autos,
documentos de valor histórico, serão eles recolhidos em
arquivo próprio, no Tribunal respectivo.
Page 26
TST
Provimento n. 10/2002
Art. 1º. Os Tribunais Regionais do Trabalho devem instituir
no âmbito da sua jurisdição, por meio de resolução, o
Programa de Gestão Documental. (...)
Art. 3º. Formada a Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos, a ela competirá elaborar os
procedimentos, de acordo com as normas arquivísticas
vigentes, relativos à implantação do Programa de Gestão
Documental (tabela de temporalidade, plano de
classificação, normalização do sigilo da documentação,
acesso a documentos).
Page 27
Tabelas de Temporalidade na Justiça
do Trabalho

O TST publicou sua primeira Tabela de Temporalidade de
Documentos em 1989.

Segundo informações, cerca de 18 dos 24 Tribunais
Regionais do Trabalho já publicaram suas Tabelas de
Temporalidade de Documentos ou estão em vias de fazê-lo.
Page 28
TRT da 2ª Região
Resolução GP nº 02/2005
Art. 1º. Constituir equipe multidisciplinar denominada “Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos”, (...)
Art. 3º. São procedimentos atribuídos à Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos:(...)
II – elaborar proposta de Plano de Classificação e Tabela de
Temporalidade da documentação arquivística; (...)
Page 29
Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos
TÂNIA HANNUD ADSUARA - Secretária-Geral da
Presidência;
LUÍS CLÁUDIO JUNQUEIRA DA SILVA - Diretor-Geral da
Administração;
ANA CELINA RIBEIRO SANCHES SIQUEIRA - Diretora-
Geral de Coordenação Judiciária;
EDNA APARECIDA SILVEIRA - Diretora da Secretaria de
Documentação;
Page 30
Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos
MASARU FUJIMOTO - Diretor do Serviço de Certidões, Traslados e
Arquivo Geral;
PATRÍCIA DIAS DE ROSSI - Assistente Administrativo-Chefe do Setor
de Atendimento e Pesquisa;
EZEQUIEL TEMISTOCLES GARCIA - Assistente Administrativo-
Chefe do Setor de Arquivo Geral;
MARIA FLÁVIA DIAS - Assistente Administrativo-Chefe do Setor de
Eliminação de Autos Findos;
PAULO JORGE PERALTA - Diretor de Secretaria da 12ª VT/SP e
DÉBORA AGRUMI BAUERFELDT - Diretora de Secretaria da 11ª
VT/SP
Page 31
Projeto de Elaboração de Plano de
Classificação e de Tabela de Temporalidade de
Documentos do TRT da 2ª Região
Apresentação do Programa de Gestão Documental aos
representantes de todas as Unidades;
Visitas às Unidades para levantamento de tipos documentais
produzidos:

Entrevistas;

Mapeamento e registro fotográfico de depósitos;

Consolidação dos dados e “feedback”.
Publicação dos instrumentos de gestão documental e de
manual de procedimentos para sua aplicação no dia-a-dia.
Page 32
Cronograma: 16/02/2006 a 15/10/2006
Fases:

Planejamento e palestra de apresentação (fev. e mar.
2006);

Realização de entrevistas (abr. e maio 2006);

Consolidação dos dados e ratificação pelas Unidades (jun.
e jul. 2006);

Aprovação pela Comissão do Programa de Gestão
Documental (ago. 2006);

Publicação dos instrumentos de gestão documental (set.
2006);

Elaboração de manuais técnicos (set. e out. 2006);

Aplicação (2007).
Page 33
Contato

Secretaria de Documentação
Edna Aparecida Silveira - Coordenadora
Patrícia Dias De Rossi - Secretária