dXm1RsJ:www.trt02.gov.br/html/tribunal/gesta_doc/apoio/palestra_apres.pdf+plano+de+gest%C3%A3o+documental&hl=pt-BR&ct=clnk&cd=8&gl=br
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Os seguintes termos de pesquisa foram destacados:
plano
gestão
documental
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PROGRAMA
DE GESTÃO DOCUMENTAL
Palestra de Apresentação 24 de março de 2006
Apoio técnico:
ASSOCIAÇÃO DEARQUIVISTAS DE SÃO PAULO
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Gestão Documental:
Legislação Federal
e
Conceitos
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Lei Federal
n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Art.1º. É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elemento de prova e
informação.
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Lei Federal
n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Art. 25. Ficará sujeito a responsabilidade penal,
civil e administrativa, na forma da legislação em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou
considerados de interesse público e social.
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Lei Federal
n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998
Seção IV
Dos Crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural
Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo
ou decisão judicial;
II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca,
instalação científica ou similar protegido por lei, ato
administrativo ou decisão judicial:
Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis
meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa.
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Definição de Documento
Documento é todo e qualquer registro de
informação, independente de gênero (textual,
iconográfico, sonoro, audiovisual), forma (original,
cópia, minuta, rascunho), formato (livro, folha,
ficha etc.) ou suporte (papel, filme, fita magnética,
disco óptico etc.).
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Definição de Arquivo
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos
e/ou acumulados por uma entidade ou pessoa no
desempenho de suas atividades, para fins de
referência ou prova.
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“Arquivo morto”:
MORTO (Aurélio):
“Que morreu, defunto, falecido, (...) inerte,
insensível, (...) extinto, apagado, (...) esquecido,
(...) sem brilho, sem expressão, inexpressivo, (...)
sem préstimo, inútil (...).”
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Gestão Documental
Conjunto de medidas e rotinas que garante o
efetivo controle dos documentos, da produção à
destinação final, com vistas à racionalização e
eficiência administrativas, bem como à
preservação do patrimônio arquivístico.
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Objetivos da Gestão Documental
Garantir que a informação esteja disponível quando e
onde necessária aos usuários;
Assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de
valor;
Assegurar o uso adequado da informática e de outras
tecnologias na gestão da informação;
Contribuir para o acesso aos documentos e a
preservação dos que merecem guarda permanente.
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Avaliação
Processo de análise dos documentos, com o
objetivo de estabelecer sua destinação (guarda
temporária, guarda permanente, eliminação,
mudança de suporte).
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Etapas do Processo de Avaliação
Comissão de Avaliação;
Levantamento de legislação e estabelecimento
de normas;
Estudo da estrutura administrativa da instituição
(funções e atividades).
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Etapas do Processo de Avaliação
Diagnóstico da produção documental;
Classificação dos Documentos;
Plano de Destinação;
Tabela de Temporalidade.
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Diagnóstico
Levantamento da produção documental:
Realização de entrevistas nas áreas
produtoras/acumuladoras;
Mapeamento de depósitos.
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Diagnóstico
Análise da produção documental:
•
Quem produziu o documento? (estrutura)
•
Por que o documento foi produzido? (função)
•
Qual foi o caminho percorrido pelo documento ao
cumprir sua função? (trâmite)
•
Quais são as características do documento?
(suporte, forma, formato, gênero)
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Classificação
Seqüência de operações que, de acordo com
as diferentes estruturas organizacionais,
funções e atividades da entidade produtora,
visam a distribuir em classes os documentos
de um arquivo.
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Plano de Classificação
Características básicas:
Coerência;
Simplicidade na estruturação;
Possibilidade de expansão, no caso de
ampliação das funções da instituição.
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Valor dos documentos
Valor primário
Valor secundário
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Valor Primário
Qualidade inerente às razões de criação de todo documento.
Pode-se falar em:
valor administrativo: documentos que envolvem política e métodos, e
que são necessários para a execução das atividades do órgão;
valor jurídico-legal: documentos que envolvem direitos a curto ou a
longo prazo, e que produzem efeito perante os tribunais;
valor fiscal: documentos que comprovam receitas e despesas
geradas para atender às exigências governamentais;
valor técnico: documentos que apresentam subsídios técnicos para a
realização de funções e atividades.
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Valor Secundário
Valor secundário ou histórico é aquele que,
alheio às razões pelas quais foram criados,
permite que os documentos sejam utilizados para
a reconstituição de realidades do passado.
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Arquivo & Memória
São considerados documentos de guarda
permanente aqueles de valor probatório com
relação a direitos, tanto de pessoas físicas ou
jurídicas como de coletividades, e os de valor
informativo sobre pessoas, fatos ou fenômenos
cuja memória seja considerada relevante.
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Tabela de Temporalidade
Instrumento de gestão que estabelece a
destinação final dos arquivos, determinando
prazos para transferência, recolhimento,
eliminação e mudança de suporte dos
documentos.
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Exemplo de Tabela de
Temporalidade de Documentos
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Gestão Documental
na
Justiça do Trabalho
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Lei Federal
n. 7.627, de 11 de novembro de 1987
Art. 1º. Fica facilitado aos Tribunais do Trabalho determinar a
eliminação, por incineração, destruição mecânica ou por outro
meio adequado, de autos findos há mais de 5 (cinco) anos,
contado o prazo da data do arquivamento do processo. (...)
Art. 3º. (...)
§ 2º Se, a juízo da autoridade competente, houver, nos autos,
documentos de valor histórico, serão eles recolhidos em
arquivo próprio, no Tribunal respectivo.
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TST
Provimento n. 10/2002
Art. 1º. Os Tribunais Regionais do Trabalho devem instituir
no âmbito da sua jurisdição, por meio de resolução, o
Programa de Gestão Documental. (...)
Art. 3º. Formada a Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos, a ela competirá elaborar os
procedimentos, de acordo com as normas arquivísticas
vigentes, relativos à implantação do Programa de Gestão
Documental (tabela de temporalidade, plano de
classificação, normalização do sigilo da documentação,
acesso a documentos).
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Tabelas de Temporalidade na Justiça
do Trabalho
O TST publicou sua primeira Tabela de Temporalidade de
Documentos em 1989.
Segundo informações, cerca de 18 dos 24 Tribunais
Regionais do Trabalho já publicaram suas Tabelas de
Temporalidade de Documentos ou estão em vias de fazê-lo.
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TRT da 2ª Região
Resolução GP nº 02/2005
Art. 1º. Constituir equipe multidisciplinar denominada “Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos”, (...)
Art. 3º. São procedimentos atribuídos à Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos:(...)
II – elaborar proposta de Plano de Classificação e Tabela de
Temporalidade da documentação arquivística; (...)
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Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos
TÂNIA HANNUD ADSUARA - Secretária-Geral da
Presidência;
LUÍS CLÁUDIO JUNQUEIRA DA SILVA - Diretor-Geral da
Administração;
ANA CELINA RIBEIRO SANCHES SIQUEIRA - Diretora-
Geral de Coordenação Judiciária;
EDNA APARECIDA SILVEIRA - Diretora da Secretaria de
Documentação;
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Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos
MASARU FUJIMOTO - Diretor do Serviço de Certidões, Traslados e
Arquivo Geral;
PATRÍCIA DIAS DE ROSSI - Assistente Administrativo-Chefe do Setor
de Atendimento e Pesquisa;
EZEQUIEL TEMISTOCLES GARCIA - Assistente Administrativo-
Chefe do Setor de Arquivo Geral;
MARIA FLÁVIA DIAS - Assistente Administrativo-Chefe do Setor de
Eliminação de Autos Findos;
PAULO JORGE PERALTA - Diretor de Secretaria da 12ª VT/SP e
DÉBORA AGRUMI BAUERFELDT - Diretora de Secretaria da 11ª
VT/SP
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Projeto de Elaboração de Plano de
Classificação e de Tabela de Temporalidade de
Documentos do TRT da 2ª Região
Apresentação do Programa de Gestão Documental aos
representantes de todas as Unidades;
Visitas às Unidades para levantamento de tipos documentais
produzidos:
Entrevistas;
Mapeamento e registro fotográfico de depósitos;
Consolidação dos dados e “feedback”.
Publicação dos instrumentos de gestão documental e de
manual de procedimentos para sua aplicação no dia-a-dia.
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Cronograma: 16/02/2006 a 15/10/2006
Fases:
Planejamento e palestra de apresentação (fev. e mar.
2006);
Realização de entrevistas (abr. e maio 2006);
Consolidação dos dados e ratificação pelas Unidades (jun.
e jul. 2006);
Aprovação pela Comissão do Programa de Gestão
Documental (ago. 2006);
Publicação dos instrumentos de gestão documental (set.
2006);
Elaboração de manuais técnicos (set. e out. 2006);
Aplicação (2007).
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Contato
Secretaria de Documentação
Edna Aparecida Silveira - Coordenadora
Patrícia Dias De Rossi - Secretária
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