Gestão Documental

GESTÃO DOCUMENTAL

Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências
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GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art. 1º. da Lei 8159
“É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.
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DEFINIÇÃO

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
Intervenção no ciclo de vida dos documentos
IDADES
Corrente
Intermediária
Permanente
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CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS Fonte: Bernardes, 1998


Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural
3ª. Idade
Arquivo permanente
Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; raramente consultados; aguardam a destinação final.
2ª. Idade
Arquivo intermediário
Documentos vigentes, freqüentemente consultados
1ª. Idade
Arquivo corrente
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MOMENTOS DA GESTÃO
PRODUÇÃO DOCUMENTAL
USO E CONSERVAÇÃO
DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS
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PRODUÇÃO DOCUMENTAL
Administração dos elementos específicos de um programa de controle e criação de documentos (formulários);
Gestão de correspondências e dos relatórios;
Sistemas de gestão de informação;
Gestão de diretrizes da preparação e difusão da informação sobre as políticas e procedimentos;
Aplicação das tecnologias a estes processos
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USO E CONSERVAÇÃO
controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização,
implantação dos sistemas de arquivos e de recuperação da informação;
gestão dos correios e telecomunicações;
seleção e uso de equipamentos reprográficos;
análise de sistemas;
produção e manutenção de programas de documentos vitais à administração
uso de automação e reprografia nestes processos
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DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Implantação de um programa de eliminação de documentos que envolve atividades de identificação e descrição das séries documentais;
Avaliação das séries de valor permanente
Eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente
Transferências e recolhimentos
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PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
ELEMENTOS
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
TABELA DE TEMPORALIDADE
MANUAL
OUTROS INSTRUMENTOS DE CONTROLE
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PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
BENEFÍCIOS
MENOS DOCUMENTOS A SEREM GUARDADOS;
MENOS ESPAÇO ÚTIL OCUPADO;
FACILIDADE E RAPIDEZ NA RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO;
MENOS MÃO-DE-OBRA ENVOLVIDA;
EXISTÊNCIA DE PADRÃO DE ARQUIVAMENTO