GESTÃO DOCUMENTAL

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PESQUISA SOBRE GESTÀO DOCUMENTAL

GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS
Classificação, Avaliação e Metodologias de Gestão
1. Apresentação
Os documentos públicos federais, estaduais ou municipais, objetivam dar apoio às atividades institucionais do
Poder Público bem como atender a própria Constituição federal e a legislação pertinente.
Aos Estados e Municípios foi conferida a autonomia para legislar sobre os documentos gerados na esfera de suas
competências (Constituição Federal, art. 30 e Lei Federal nº 8.159/91, art. 21).
E para que os documentos possam cumprir suas finalidades, há a necessidade do estabelecimento de normas e
procedimentos, contemplando estes últimos as modernas metodologias para geração, guarda e uso dos
documentos, garantindo, assim o cumprimento de sua função.
Assim, torna-se indispensável que as Organizações Públicas propicie aos seus funcionários a qualificação
necessária, para garantia da qualidade de sua Gestão Documental, sem falar das obrigações legais a que devem
atender.
Atenção especial deve ser dada pelos Administradores Municipais, pois necessitam qualificar seu pessoal para a
institucionalização obrigatória do "Arquivo Municipal", bem como para a implementação de Normas e Métodos
capazes de propiciar uma gestão documental segura e eficiente.
2. Objetivos
Oferecer os conceitos e fundamentos teóricos e legais, bem como as estratégias metodológicas que orientem o
trabalho de elaboração e melhoria do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade, com vistas à guarda
definitiva ou eliminação dos documentos de arquivo, em conformidade com a legislação em vigor.
3. Público Alvo
Profissionais de órgãos da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal envolvidos nas decisões e operações
na produção, controle e guarda de documentos. Profissionais das áreas de informática, administração e arquivos
em qualquer mídia. Profissionais e estudantes de Arquivologia, Biblioteconomia e Administração. Gerentes e
Consultores.
4. Conteúdo Programático
1.
Gestão de documentos na administração pública
1.1. Definição de documento público/documento de arquivo
1.2. Definição de arquivos públicos
1.3. Conceito de gestão de documentos
1.4. Atividades da gestão de documentos
1.5. Intervenção da gestão no ciclo de vida dos documentos
2.
Mobilização de Recursos Humanos e estratégias de trabalho
2.1. Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo: Composição e competências
2.2. Metodologia participativa
2.3. Definição de prioridade: documentos gerados pelas atividades-meio ou documentos gerados pelas
atividades-fim
2.4. Definição da estratégia de trabalho
2.4.1. Programação das atividades
2.4.2. Reuniões com todos os agentes envolvidos
2.4.3. Instituição de Grupos Setoriais de Trabalho
2.5
. Terceirização da guarda de documentos públicos ou de serviços arquivísticos
3.
Classificação de documentos públicos
3.1. Conceito de classificação
3.2. Objetivos da classificação
4.
Plano de classificação
4.1. Conceito de plano de classificação
4.2. Métodos para a elaboração do Plano de Classificação: estrutural e funcional
4.3. Etapas para a elaboração do plano de classificação
4.3.1. Estudo da estrutura administrativa e do funcionamento do órgão ou entidade
4.3.2. Estudo da legislação que organiza e regulamenta o funcionamento do órgão ou entidade para a
identificação das atribuições, funções, subfunções e atividades do órgão produtor
4.3.3. Levantamento da produção documental para identificação das séries documentais
4.3.4. Layout e campos de informação do Plano de Classificação de Documentos
4.3.5. Atribuição de códigos para o órgão produtor, funções, subfunções, atividades e séries documentais
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5.
Avaliação de documentos públicos
5.1. Conceito de avaliação
5.2. Objetivos da avaliação
6.
Tabela de Temporalidade de Documentos
6.1. Conceito de Tabela de Temporalidade de Documentos
6.2. Etapas para a elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos
6.3. Identificação dos valores dos documentos: primários (administrativos, fiscal e legal) e secundários
(probatórios, informativos, históricos e culturais)
6.3.1.
Pesquisa da temporalidade considerando a legislação específica e as necessidades administrativas
6.3.2.
Definição dos prazos de guarda dos documentos: vigência, prescrição e precaução
6.3.3.
Definição da destinação: eliminação ou guarda permanente
6.3.4.
Layout e campos de informação da Tabela de Temporalidade de Documentos
7.
Oficialização dos instrumentos de gestão de documentos
8.
Como aplicar os instrumentos de gestão?
8.1. Identificar das séries documentais de acordo com o Plano de Classificação atrelando-as às funções,
subfunções e atividades que as geraram, recuperando o contexto original de sua produção.
8.2. Codificar das séries documentais identificadas de acordo com o Plano de Classificação.
8.3. Identificar os prazos de guarda e destinação das séries documentais de acordo com a Tabela de
Temporalidade
9.
Onde aplicar os instrumentos de gestão?
9.1. Na produção documental atual
9.2. Na massa documental acumulada
10. Procedimentos para o recolhimento ao Arquivo Permanente
10.1. Avaliação dos documentos pela Comissão de Avaliação de Documentos
10.2. Organização do acervo: identificação, classificação e descrição
10.3. Higienização do acervo
10.4. Acondicionamento dos documentos
10.5. Elaboração de relação e termo de recolhimento
11. Procedimentos para eliminação de documentos públicos
11.1. Definir amostragem dos documentos destinados à eliminação
11.2. Elaborar relação de eliminação de documentos
11.3. Elaborar ata da comissão aprovando a relação proposta
11.4. Dar publicidade à eliminação de documentos
11.5. Fragmentar os documentos
11.6. Lavrar o termo de eliminação de documentos
11.7. Recomendações para eliminar documentos com segurança
11.7.1. Verificar a situação de ações judiciais encerradas ou em curso
11.7.2. Verificar se há documentos de guarda permanente microfilmados ou reproduzidos em outro suporte
11.7.3. Eliminação de documentos que não constam na Tabela de Temporalidade
12. Benefícios da Gestão de Documentos
12.1. Gestão documental: interfaces com os programas de qualidade
12.2. Definição de requisitos arquivísticos que orientam a Informatização de sistemas de protocolo e arquivo
5. Metodologia
Exposição participativa, análise de material didático, exercícios, relato de experiências e atividades em grupo.
6. Carga horária
16 horas