GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS COMO FERRAMENTA PARA CRIAÇÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL :
O caso da VIVO BA
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
Do foco em tarefas
... Ao foco em processos
Mudança Organizacional
A orientação por processos permite que as estruturas organizacionais sejam:
Mais adaptáveis;
Flexíveis;
Ágeis para as mudanças.
Orientação por processos
DE PARA
Função mudança organizacional Processo
Hierarquia Funcional estrutura Equipe
Lealdade potência na pessoa Desempenho
Produção/Produto foco Cliente
Suporte ao Negócio tecnologia da informação Alavancagem
Mudança de Paradigmas
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.
Gestão Eletrônica de Documentos
Documentos representam informação estruturada para a compreensão humana.
Documentos são o meio pelo qual a informação atinge seu maior objetivo -- compartilhar o conhecimento.
Documentos dão suporte a processos, produtos, sendo às vezes, o próprio produto.
Definindo o Documento
“Os Documentos suportam, apoiam ou são o próprio negócio dos clientes.”
Documentos
História da Gestão Documental
Documentos em papel eram
armazenados em pastas dentro
de arquivos.
O Word permitiu o armazenamento eletrônico dos documentos.
Informações eram armazenadas em HD’s individuais.
Networks allowed users to share resources
Usuários criavam ilhas de informações.
Informações estavam desorganizadas em vários locais.
Recuperação
Revisão
Arquivamento
Reprodução
Distribuição
Distribuição de Informações
Malote
Controle de Produção
Fornecimento de Insumos
Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
Controle de Estoque
Inovação Tecnológica
Gestão administrativa on site
Gerenciamento de Fax
Criação
O Ciclo Documental
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
Dados fragmentados, replicados e espalhados pela organização
Administração de volumes de papel
Duplicidade de tarefas
Complexidade dos processos de criação/manutenção da planta
Processos de trabalho informais
Escassez do conhecimento dos processos básicos de gerenciamento da informação – segurança e confiança nas informações buscadas
Métricas inexistentes
Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações)
Tempo resposta longo para recuperação e tramitação das informações/documentos
Cadastro da planta desatualizado pela falta de sincronia entre áreas internas
Vivo Bahia – antes do GED
Acesso aos documentos mais rápido através da indexação e classificação dos documentos
Busca eficiente de informações relacionadas aos fluxos de trabalho
Controle de versões, atualizações e auditoria -> Informações confiáveis
Minimização da duplicidade de informação
Vivo Bahia – depois do GED
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
O objetivo é tornar a Vivo:
MAIS ÁGIL, COMPETITIVA, visando a REDUÇÃO de CUSTOS
Aumento de produtividade
Segurança de acessibilidade à informação aderente a política de segurança da informação a ser implementada pela Área de Segurança Empresarial
Back-up automatizado
Unicidade de base de dados
Criação de uma base de conhecimento confiável, passando a ser um instrumento de tomada de decisões
Benefícios Qualitativos
Versionamento
Propicia a gestão de alteração associada à guarda de histórico.
Tráfego de e-mail na rede
Uso de link que permite acesso a arquivo(s) diretamente da base;
Dados unificados e compartilhados.
Flexibilidade para acesso à informação
Acesso via Web, sistema de busca avaçada e dados disponíveis permanentemente.
Padronização
Documentos padronizados (Templates)
Controle de vida útil dos documentos
Interface padrão windows
Integração com correio eletrônico (Notes e Outlook)
Armazenamento de e-mail e anexos;
Pesquisa e acesso dos documentos armazenados na docbase.
Benefícios Qualitativos
Tempo de consulta
Gasta-se hoje cerca de 30 min para encontrar um documento
Produtividade
Ganho de 50% na Bahia (Rede e Clientes) e previsão de ganho de 20% no restante da Vivo.
Armazenamento e consulta
Elimina a necessidade de fazer acesso físico a documentos, inclusive os armazenados fora das instalações da Vivo
Duplicidade de cópias
Torna-se desnecessário manter várias cópias de um só documento para facilitar o seu acesso
Benefício fiscal e outros ganhos de receita operacional
Benefícios Quantitativos
VÍDEO
Benefícios Quantitativos
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
Aplicações e Características (1)
Interface padrão integrada a produtos do Office, como Word e Excel, minimizando impacto de implantação e treinamento.
Controle de Versão - Permite a gerência de releases com controles separados para gerenciamento e segurança.
Visualização de múltiplos formatos de documentos, utilizando o Autovue.
Aplicações e Características (2)
ODMA - Interface padrão integrada a produtos como Word e Excel minimizando impacto de implantação e treinamento.
Controle de Versão - Permite a gerência de releases com controles separados para gerenciamento e segurança.
Visualização de múltiplos formatos de documentos, utilizando o Autovue.
Aplicações e Características (3)
ODMA - Interface padrão integrada a produtos como Word e Excel minimizando impacto de implantação e treinamento.
Controle de Versão - Permite a gerência de releases com controles separados para gerenciamento e segurança.
Visualização de múltiplos formatos de documentos, utilizando o Autovue.
Check in e Check out - Função que permite que várias pessoas utilizem o documento sem o perigo de perda de controle das alterações.
Segurança em 7 níveis que permite a criação de vários níveis de perfis.
Aplicações e Características (4)
Check in e Check out - Função que permite que várias pessoas utilizem o documento sem o perigo de perda de controle das alterações
Segurança em 7 níveis que permite a criação de vários níveis de perfis
Ciclo de vida – Criação de etapas do ciclo de vida documental
Permite o controle de processos envolvendo a criação, edição, revisão e descarte de documentos
Pode ser automatizado por um workflow
Aplicações e Características (5)
Integração com SAP.
Integração com Intranets e Extranets junto com todas as funcionalidades do produto.
Integração com AUTOCAD, através do CadLink.
Possibilidade de integração com outras aplicações corporativas através de um conjunto de APIs.
Arquitetura escalável em termos de armazenamento e processamento.
Aplicações e Características (6)
Antes
com
30 Gb
Hoje com quase
400 Gb
Jair Azevedo Júnior
Mestrando em Computação – CIN UFPE
E-mail: jaaj@cin.ufpe.br
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
Do foco em tarefas
... Ao foco em processos
Mudança Organizacional
A orientação por processos permite que as estruturas organizacionais sejam:
Mais adaptáveis;
Flexíveis;
Ágeis para as mudanças.
Orientação por processos
DE PARA
Função mudança organizacional Processo
Hierarquia Funcional estrutura Equipe
Lealdade potência na pessoa Desempenho
Produção/Produto foco Cliente
Suporte ao Negócio tecnologia da informação Alavancagem
Mudança de Paradigmas
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.
Gestão Eletrônica de Documentos
Documentos representam informação estruturada para a compreensão humana.
Documentos são o meio pelo qual a informação atinge seu maior objetivo -- compartilhar o conhecimento.
Documentos dão suporte a processos, produtos, sendo às vezes, o próprio produto.
Definindo o Documento
“Os Documentos suportam, apoiam ou são o próprio negócio dos clientes.”
Documentos
História da Gestão Documental
Documentos em papel eram
armazenados em pastas dentro
de arquivos.
O Word permitiu o armazenamento eletrônico dos documentos.
Informações eram armazenadas em HD’s individuais.
Networks allowed users to share resources
Usuários criavam ilhas de informações.
Informações estavam desorganizadas em vários locais.
Recuperação
Revisão
Arquivamento
Reprodução
Distribuição
Distribuição de Informações
Malote
Controle de Produção
Fornecimento de Insumos
Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
Controle de Estoque
Inovação Tecnológica
Gestão administrativa on site
Gerenciamento de Fax
Criação
O Ciclo Documental
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
Dados fragmentados, replicados e espalhados pela organização
Administração de volumes de papel
Duplicidade de tarefas
Complexidade dos processos de criação/manutenção da planta
Processos de trabalho informais
Escassez do conhecimento dos processos básicos de gerenciamento da informação – segurança e confiança nas informações buscadas
Métricas inexistentes
Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações)
Tempo resposta longo para recuperação e tramitação das informações/documentos
Cadastro da planta desatualizado pela falta de sincronia entre áreas internas
Vivo Bahia – antes do GED
Acesso aos documentos mais rápido através da indexação e classificação dos documentos
Busca eficiente de informações relacionadas aos fluxos de trabalho
Controle de versões, atualizações e auditoria -> Informações confiáveis
Minimização da duplicidade de informação
Vivo Bahia – depois do GED
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
O objetivo é tornar a Vivo:
MAIS ÁGIL, COMPETITIVA, visando a REDUÇÃO de CUSTOS
Aumento de produtividade
Segurança de acessibilidade à informação aderente a política de segurança da informação a ser implementada pela Área de Segurança Empresarial
Back-up automatizado
Unicidade de base de dados
Criação de uma base de conhecimento confiável, passando a ser um instrumento de tomada de decisões
Benefícios Qualitativos
Versionamento
Propicia a gestão de alteração associada à guarda de histórico.
Tráfego de e-mail na rede
Uso de link que permite acesso a arquivo(s) diretamente da base;
Dados unificados e compartilhados.
Flexibilidade para acesso à informação
Acesso via Web, sistema de busca avaçada e dados disponíveis permanentemente.
Padronização
Documentos padronizados (Templates)
Controle de vida útil dos documentos
Interface padrão windows
Integração com correio eletrônico (Notes e Outlook)
Armazenamento de e-mail e anexos;
Pesquisa e acesso dos documentos armazenados na docbase.
Benefícios Qualitativos
Tempo de consulta
Gasta-se hoje cerca de 30 min para encontrar um documento
Produtividade
Ganho de 50% na Bahia (Rede e Clientes) e previsão de ganho de 20% no restante da Vivo.
Armazenamento e consulta
Elimina a necessidade de fazer acesso físico a documentos, inclusive os armazenados fora das instalações da Vivo
Duplicidade de cópias
Torna-se desnecessário manter várias cópias de um só documento para facilitar o seu acesso
Benefício fiscal e outros ganhos de receita operacional
Benefícios Quantitativos
VÍDEO
Benefícios Quantitativos
AGENDA
GANHOS
TECNOLOGIA
CENÁRIO ATUAL
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
Aplicações e Características (1)
Interface padrão integrada a produtos do Office, como Word e Excel, minimizando impacto de implantação e treinamento.
Controle de Versão - Permite a gerência de releases com controles separados para gerenciamento e segurança.
Visualização de múltiplos formatos de documentos, utilizando o Autovue.
Aplicações e Características (2)
ODMA - Interface padrão integrada a produtos como Word e Excel minimizando impacto de implantação e treinamento.
Controle de Versão - Permite a gerência de releases com controles separados para gerenciamento e segurança.
Visualização de múltiplos formatos de documentos, utilizando o Autovue.
Aplicações e Características (3)
ODMA - Interface padrão integrada a produtos como Word e Excel minimizando impacto de implantação e treinamento.
Controle de Versão - Permite a gerência de releases com controles separados para gerenciamento e segurança.
Visualização de múltiplos formatos de documentos, utilizando o Autovue.
Check in e Check out - Função que permite que várias pessoas utilizem o documento sem o perigo de perda de controle das alterações.
Segurança em 7 níveis que permite a criação de vários níveis de perfis.
Aplicações e Características (4)
Check in e Check out - Função que permite que várias pessoas utilizem o documento sem o perigo de perda de controle das alterações
Segurança em 7 níveis que permite a criação de vários níveis de perfis
Ciclo de vida – Criação de etapas do ciclo de vida documental
Permite o controle de processos envolvendo a criação, edição, revisão e descarte de documentos
Pode ser automatizado por um workflow
Aplicações e Características (5)
Integração com SAP.
Integração com Intranets e Extranets junto com todas as funcionalidades do produto.
Integração com AUTOCAD, através do CadLink.
Possibilidade de integração com outras aplicações corporativas através de um conjunto de APIs.
Arquitetura escalável em termos de armazenamento e processamento.
Aplicações e Características (6)
Antes
com
30 Gb
Hoje com quase
400 Gb
Jair Azevedo Júnior
Mestrando em Computação – CIN UFPE
E-mail: jaaj@cin.ufpe.br
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