– Assessoria em Gestão Empresarial é uma empresa jovem no mercado, mas que desde seu início teve como sua principal preocupação estruturar-se para ser uma provedora de soluções na área documental.
2 – ATIVIDADES EXECUTADAS
Gestão Documental
A Lei nº 8.159/1991: Considera “gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Portanto, é a metodologia que oferece condições necessárias para uma correta avaliação da documentação da empresa, sempre de acordo com as suas reais necessidades, visando:O que guardar; porque guardar e como guardar.
ObjetivosGarantir a guarda ordenada de documentosConservar os documentos necessários dentro do prazo estipulado por lei e pela empresaAcessar rapidamente as informações Racionalizar arquivos
2.1.3 Estrutura
a) Tabela de Temporalidade Documental
b) Taxonomia
c) Fluxo Documental por processo / área
d) Manuais de Procedimento
e) Tabela de Temporalidade Documental: Ferramenta elaborada para cada empresa com o intuito de indicar o destino do documento dentro da instituição; defini para qual arquivo o documento deverá ser enviado e, principalmente, o prazo de retenção conforme legislação vigente.
Metodologia utilizada Levantamento do arquivo Levantamento das Tipologias DocumentaisIdentificação dos proprietários.
Avaliação prazos prescricionais Legislação
Benefícios
Padronizar tipologia documentalRacionalizar espaço físicoPreservar memória técnico-científica
Definir responsabilidade de arquivamento
Racionalizar custos de armazenagem
Agilizar a recuperação da informação
Apresentar a relação documental existente na empresa
b) Taxonomia: É um ramo da Teoria da Informação ou Ciência da Informação que incorporou novos conceitos e processos com a Tecnologia da Informação .
É uma lista crescente de conceitos e categorias segundo os quais se organizam os conteúdos empresariais.
Metodologia utilizada
Utilizando taxonomias pré-existentes no mercadoSeguindo o macrofluxo do processo empresarialUtilizando um processo de negócio estratégico para a organizaçãoFocando em bancos de dados pré-existentes na organização .
BenefíciosVelocidade de recuperação da informação
Baixa revocação com alta precisãoConfiabilidade/credibilidade na base de dados corporativa
Processo indutivo gerando conhecimentoCompartilhamento do capital intelectual
c) Fluxo Documental: Ferramenta que representa graficamente a trajetória de um documento, segundo sua fonte de origem, funcionamento, distribuição e destino final.
Desta forma visamos facilitar a visualização do percurso de um papel dentro da instituição, além de indicar os problemas existentes e quais serão as correções necessárias. Essa apresentação contribui significativamente para a padronização e racionalização do trabalho.
Metodologia utilizada
Levantamento efetuado para a Tabela de Temporalidade
BenefíciosFácil visualização do percurso documentalReconhecimento do entrave documentalIndicação do responsável pela guardad) Manuais de Procedimento: Ferramenta onde são descritas as rotinas que deverão ser envolvidas no processo de gestão documental; estabelecendo, dessa forma, responsabilidades aos departamentos perante a documentação por ele manuseada ou confeccionada.
BenefíciosFácil visualização do percurso documentalReconhecimento do entrave documentalIndicação do responsável pela guardad) Manuais de Procedimento: Ferramenta onde são descritas as rotinas que deverão ser envolvidas no processo de gestão documental; estabelecendo, dessa forma, responsabilidades aos departamentos perante a documentação por ele manuseada ou confeccionada.
Metodologia utilizadaI
dentificação das rotinas de trabalhoDescrição das rotinas
Divulgação das rotinas nas redes existentes
BenefíciosPadronização das rotinas a serem desenvolvidas pelo usuário
BenefíciosPadronização das rotinas a serem desenvolvidas pelo usuário
2.2.1 Conceito
Arranjar, ordenar e preparar os documentos para sua rápida recuperação
Metodologia utilizadaAplicação da TTD –
Metodologia utilizadaAplicação da TTD –
Tabela de Temporalidade
Documental no material à ser trabalhadoTriagem e expurgo de documentos
Reorganização dos documentos que deverão permanecer em arquivo ativo/intermediário/inativo
BenefíciosPadronização da guarda do documentoPadronização do material a ser utilizado para guardaRecuperação rápida da informação3 – PROJETOS ESPECIAIS
BenefíciosPadronização da guarda do documentoPadronização do material a ser utilizado para guardaRecuperação rápida da informação3 – PROJETOS ESPECIAIS
Elaboramos projetos na área de documentação de acordo com as necessidades de cada empresa, envolvendo
3.1.1 ConceitoRealização do levantamento detalhado da situação atual da área documental da empresa, para que, baseado em dados concretos, sugerirmos melhorias a serem aplicadas.3.1.2 BenefíciosAperfeiçoar o trâmite documental dentro da empresaPadronizar o arquivo para que todos falem a mesma linguagem.
Tornar o arquivo um centro de informação eficiente
Aplicar a mídia correta para a guarda e pesquisa dos documentos
Manter o espaço adequado de acordo com o volume de cada mídia para sua custódia
3.2 – Microfilmagem
3.2.1 ConceitoTécnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e dinamizar o processo de recuperação da informação, visando a localização imediata do documento necessário. Essa técnica se desenvolve baseada em um planejamento organizacional perfeito de circulação, tempo de vida e forma de arquivo de documentos.
3.2.1 ConceitoTécnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e dinamizar o processo de recuperação da informação, visando a localização imediata do documento necessário. Essa técnica se desenvolve baseada em um planejamento organizacional perfeito de circulação, tempo de vida e forma de arquivo de documentos.
A microfilmagem é usada visando:
3.2.2 BenefíciosSegurança da guarda de informaçãoRedução de espaçoOrdenamento dos arquivosPreservação do histórico da empresa
3.2.2 BenefíciosSegurança da guarda de informaçãoRedução de espaçoOrdenamento dos arquivosPreservação do histórico da empresa
3.2.3 Fases para ImplantaçãoLevantamento de dadosAnálise dos tipos de arquivoTipos e quantidade de documentosEstado físico dos documentosEstudo da indexação a ser implantada.
3.2.4 Fases da ExecuçãoPreparação da DocumentaçãoMicrofilmagem propriamente ditaProcessamentoControle de QualidadeDuplicação
3.3.1 ConceitoTécnica utilizada para converter e processar documentos em papel e/ou cópias de microfilme, que necessitam ser muito pesquisados durante um certo tempo de sua vida e que são acessados por vários setores ao mesmo tempo, para dados digitais computadorizados.
Geralmente essa técnica é aplicada ( assim como a microfilmagem ) após uma análise do fluxo dos documentos e da realização de um planejamento para o setor documental da empresa
BenefícioLocalização rápidaVelocidade de transmissãoIntegração com outros sistemasDocumentos sempre disponíveisSegurança de acesso
BenefícioLocalização rápidaVelocidade de transmissãoIntegração com outros sistemasDocumentos sempre disponíveisSegurança de acesso
3.3.3 Fases para ImplantaçãoLevantamento de dadosAnálise dos tipos de arquivoTipos e quantidade de documentosEstado físico dos documentosEstudo da indexação a ser implantadaManutenção do sistema
Fases da Execução
3.4 – CustódiaPossuímos parceiros que realizam guarda de documentos, em galpões destinados para esse fim dentro de todas as normas estabelecidas para esse segmento, caso esse seja o destino a ser dado aos documentos após estudo e análise realizado com o cliente
3.5- Resgate da Memória HistóricaImplantamos Centros de Memória, visando a guarda dos documentos que demonstram a evolução e a trajetória das empresas no mercado nacional
3.6 - Consultoria para o desenvolvimento de novas soluçõesEstudamos novas soluções para área documental, de acordo com as necessidades do cliente, e utilizando as tecnologias necessárias existentes no mercado.
4 – GESTÃO DE PESSOAS
Consiste na alocação de mão de obra e seu treinamento, na empresa cliente, de pessoas responsáveis pela organização de documentos físicos visando seu tratamento, manutenção, empréstimos e outras atividades determinadas e descritas nas normas e procedimentos realizada por nossa empresa e aprovada pelo cliente.
Esta sugestão, possui a intenção de indicar que as empresas podem se despreocupar com a questão documental e que voltem realmente sua atenção aos seus interesses de negócio fim, deixando esse setor aos cuidados de quem cuida desse ramo de atividade.
5 – PROJETOS DE INSTALAÇÃONossa empresa ainda oferece consultoria e elaboração de layout das instalações de armazenagem, caso os documentos sejam mantidos em infra-estrutura própria, detectando as necessidades de Readequação de áreas ou Construção de novas instalações.
Executamos, visando as necessidades da empresa, o planejamento e organização na área de materiais (almoxarifado) otimizando o fator custo/benefício.
Instituto Martins Arquivologia
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