noções basica de conservação

Centro de Informação Científica e Tecnológica Biblioteca de Manguinhos Laboratório de Conservação Preventiva de Documentos Marilene Fragas Costa Tel. (21) 3865-3234 e-mail: fragas@cict.fiocruz.br Setembro, 2003 NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS 1 – DEFINIÇÕES 1.1 - PRESERVAÇÃO 1.2 - CONSERVAÇÃO 1.3 - CONSERVAÇÃO PREVENTIVA 1.4 - RESTAURAÇÃO 2 – AGENTES DE DEGRADAÇÃO DO PAPEL 2.1 - Internos 2.2 - Externos 2.2.1 – AGENTES FÍSICOS a) Luz b) Temperatura e umidade relativa 2.2.2 – AGENTES QUÍMICOS a) Poluição ambiental b) Poeira 2.2.3 – AGENTES FÍSICOS MECÂNICOS a) Guarda inadequada b) Manuseio incorreto c) Desastres 2.2.4 – AGENTES BIOLÓGICOS a) Microorganismos: bactérias e fungos b) Insetos: traças, baratas, cupins, brocas e piolhos c) Roedores d) Homem 3 – TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO 3.1 - Diagnóstico 3.2 - Monitoramento ambiental 3.3 - Vistoria 3.4 - Higienização 3.5 - Acondicionamento 3.6 - Reparos: fragmentos 3.7 - Encadernação e reencadernação 3.8 - Armazenamento 3.9 - Plano de salvamento e emergência 4 – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1 - DEFINIÇÕES 1.1 PRESERVAÇÃO É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc. 1.2 CONSERVAÇÃO É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Ex.: Diagnóstico, monitoramento ambiental, vistoria, etc. 1.3 CONSERVAÇÃO PREVENTIVA São intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.: Higienização, pequenos reparos, acondicionamento, etc. 1.4 RESTAURAÇÃO É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 2 AGENTES DE DEGRADAÇÃO DO PAPEL 2.1 Internos Estão ligados diretamente a composição do papel tais como: tipo de fibras, tipo de encolagem, resíduos químicos não eliminados, partículas metálicas, ou seja, todos os componentes que fazem parte do papel. 2.2 Externos São os agentes físicos e biológicos, tais como: radiação ultravioleta, temperatura e umidade relativa, poluição, microorganismos, insetos, roedores, o homem, etc. 2.2.1 - AGENTES FÍSICOS a) Luz Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva, do tipo infravermelho e ultravioleta, ambos causadores de danos ao papel. A ação da radiação ultravioleta sobre o papel é irreversível e prolonga-se mesmo terminado o período de irradiação, contribuindo para a oxidação da celulose. A luz tem dois efeitos sobre o papel, ambos contribuindo para a sua degradação. O primeiro efeito caracteriza-se por apresentar uma ação clareadora, que causa o desbotamento ou o escurecimento de alguns papéis e algumas tintas. O segundo efeito apresenta-se como uma acelerada degradação da lignina (componente natural responsável pela firmeza e solidez do conjunto de fibras, agindo como uma espécie de cimento) que porventura esteja presente no papel, tornando-a progressivamente escura. As fibras do papel se rompem em unidades cada vez menores, até se tornarem insuficientes para manterem a folha unida. As reações invisíveis produzem uma quebra na estrutura molecular do papel, resultando no seu enfraquecimento, ou seja, acelera o processo de envelhecimento deste tipo de material. b) Temperatura e umidade relativa. O desequilíbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no acervo uma dinâmica de contração e alongamento dos elementos que compõem o papel, além de favorecer a proliferação de agentes biológicos, tais como: fungos, bactérias, insetos e roedores. Quanto mais baixa for a temperatura, maior será a permanência e durabilidade do papel. A umidade também afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradação ácida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biológicos. A temperatura tem influência determinante nas alterações da umidade do ar. A umidade relativa (UR) exprime a razão da quantidade de vapor de água contido em um determinado volume de ar a dada temperatura (T) e a quantidade máxima de água que este volume poderia conter sem verificar o fenômeno de condensação. Quanto mais alta a temperatura, mais alta é a quantidade de água contida no ar. A queda brusca da temperatura causa a redução de quantidade de água que o ar suporta, ocasionando a condensação de umidade e a formação de gotas de água. Uma regra geral estabelece que as reações químicas dobram a cada elevação de temperatura de 10oC. No caso especial da celulose, mostrou-se que testes artificiais de envelhecimento indicam que cada aumento de 5oC quase dobra a taxa de deterioração, mesmo na ausência de luz, poluentes ou outros fatores. Por outro lado, são materiais higroscópicos, isto é, que possuem propriedade de perda ou aquisição de água. 2.2.2 - AGENTES QUÍMICOS a) Poluição ambiental O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. Os poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. As partículas compõem a parte sólida de dimensões microscópicas dos poluentes. Reúnem especialmente o pó, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos. O dióxido de enxofre é lançado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustíveis fósseis empregados nos fornos industriais e nos automóveis. Ele também se combina com o oxigênio, transformando-se em trióxido de enxofre. Tal reação química é catalisada por pequenas partículas metálicas. A combinação do trióxido de enxofre e a água, seja a do ar ou do papel, formará o ácido sulfúrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, além da perda de sua resistência. O ozônio é um poderoso agente oxidante. Atua sobre os materiais orgânicos, causando o rompimento das ligações entre os átomos de carbono. Outros poluentes podem decorrer da volatilização de solventes de pinturas e de produtos de limpeza que contenham derivados de petróleo. Entretanto, freqüentemente, observamos a liberação destes resíduos químicos, o que se constitui num problema que se agrava quando o edifício conta com um sistema de ar condicionado central, o qual reutiliza o ar contaminado. Alguns gases poluentes não são tão perigosos por si mesmos, mas fazem mal ao papel, ao se combinarem com elevada umidade relativa para a formação de ácidos. Portanto, a providência mais elementar para a conservação dos acervos é reduzir a umidade relativa e a temperatura, sendo esta responsável pela aceleração das reações químicas. b) Poeira No pó estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de microorganismos, além de resíduos ácidos e gasosos provenientes da combustão em geral e de atividades industriais. O pó não modifica apenas a estética dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos papéis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosféricos, observamos a ação destrutiva. As pequenas partículas possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não é apenas superficial, mas também no interior da fibra, que é absorvida por meio de ligações químicas. 2.2.3 - AGENTES FÍSICOS MECÂNICOS a) Guarda inadequada Encadernações mal realizadas ou em mal estado, não protegem os documentos e permitem a penetração do pó e de poluentes. Nos documentos avulsos, o peso dificulta a retirada das caixas das prateleiras. A superlotação das caixas ocasiona também a compactação dos papéis que, além de sofrerem rasgos e amassarem durante a retirada e reposição, favorecem a infestação de insetos e microorganismos. As embalagens não devem ser feitas de papel ácido, tipo kraft, que contém lignina, enxofre e acidez, os quais migram para os documentos. As amarrações com barbante provocam tensão e favorecem o corte das margens dos documentos. b) Manuseio incorreto Os problemas de manuseio não se limitam apenas no momento em que os documentos estão nas mãos do usuário. Deve ser analisado todo o percurso, de ida e volta, entre a estante, a sala de consultas e de reprodução. Isto depende do treinamento de funcionários e usuários, ou seja, de todo um planejamento de conservação. c) Desastres Os desastres constituem os fatores de maior gravidade na destruição dos documentos. Danos provocados pelo fogo e água podem estar ligados a causas naturais, como terremotos, vulcões, furacões ou fortes tempestades. Raios e descargas elétricas podem causar incêndios. Do rompimento de tubulações de água, do destelhamento, da obstrução de calhas e com a elevação dos leitos de rios podem surgir inundações. O fogo, em virtude da sua rápida ação, pode causar danos irreparáveis. Nos casos de incêndios, a temperatura no interior do edifício costuma chegar a níveis altíssimos. Os documentos, quando não são queimados, podem ser afetados de maneira irreversível. A fumaça e a fuligem se espalham por toda a área, manchando, inclusive, documentos que tenham escapado do fogo. A Instalação de equipamentos modernos de detecção de fumaça e controle do fogo deve ter prioridade nos prédios antigos e modernos que abrigam acervos. Também deve ser priorizados a execução constante de manutenção e um exercício pleno de monitoramento do prédio com auxílio de brigadas antiincêndios. Por outro lado, na tentativa de controlar as chamas, a água pode ampliar a extensão dos estragos. Documentos molhados tornam-se imediatamente vulneráveis a graves danos. Além da deformação causada nas encadernações, existe o perigo de escorrimento das tintas e o apodrecimento pelo ataque microbiológico. De acordo com a origem da inundação, a água pode estar contaminada por fatores químicos agressivos, de grande diversidade de impurezas e de microorganismos. A ação de salvamento deve, portanto, ser rápida e eficaz. Para isto, deverá ser previamente planejada. Por esta razão, é essencial que arquivos e bibliotecas elaborem um plano de emergência, onde estejam definidos todos os problemas que signifiquem riscos em potencial. Ao mesmo tempo, deve ser determinada uma estratégia para o salvamento do acervo, no caso de acidentes. O maior perigo num incêndio é o dano causado pela água de combate ao fogo, promovendo os mesmos efeitos de uma catástrofe por inundação. Os livros molhados aumentam de volume, os impressos em papel tipo cuchê, com revestimento brilhante, em geral usado para impressão de ilustrações, transformam-se em verdadeiros tijolos com suas páginas coladas umas nas outras. Em virtude da umidade excessiva, ocasionada pela água utilizada na tentativa de se apagar o fogo de um incêndio, ou mesmo por inundação, o mofo começa a invadir o acervo. Os esporos são capazes de difundir-se rapidamente a outras partes do imóvel que não foram atingidas por esses eventos. 2.2.4 - AGENTES BIOLÓGICOS a) Microorganismos Encontramos uma enorme variedade de seres microscópicos no ar. O papel é vulnerável aos ataques microbiológicos, pois seu principal constituinte, a celulose, sofre degradação provocada por diferentes espécies de fungos e bactérias. A ação de microorganismos no papel se manifesta pelo aparecimento de manchas de várias cores, intensidades e conformações. As enzimas, que são produzidas como resultado do metabolismo de diferentes espécies de fungos e bactérias, aceleram os processos de degradação da celulose e de colas. A conseqüência é a transformação das características físicas e químicas do suporte, que fica com um aspecto filtroso e fragmentado. 1 - Bactérias As bactérias compõem-se de uma só célula, ou podem se associar a células similares, formando colônias. As células das bactérias não se diferenciam como as dos fungos e se classificam, de acordo com o tipo de conformação das colônias. Normalmente sua reprodução se faz a partir da divisão de uma célula em duas iguais. Em condições desfavoráveis, certas bactérias também produzem esporos como forma de resistência. Neste caso, há formação de um esporo por célula. Embora as bactérias possam crescer numa ampla faixa de temperatura (de 0 a 80oC), as condições ideais estão na temperatura de 20 a 37oC. A umidade é indispensável tanto ao desenvolvimento das bactérias, como dos fungos. Os ambientes que possuem elevada umidade relativa favorecem seu crescimento e multiplicação. 2 - Fungos Os fungos constituem-se de duas partes diferenciadas: a vegetativa que é composta de hifas que servem de fixação e absorção de alimentos; e a reprodutiva, onde se encontra uma célula que produz vários esporos. Com poucas exceções, sua reprodução se faz por esporulação. Os esporos são células ovais, altamente resistentes aos ambientes desfavoráveis. Portanto, além de ser uma forma de reprodução, a esporulação também é uma forma de resistência. Neste caso, há a formação de somente um esporo por célula que, em condições ideais, volta a se desenvolver. As condições ideais para o crescimento dos fungos estão entre 22 a 30oC, sendo que este desenvolvimento pode também ocorrer em condições de 0 a 62oC. No papel, as colônias de fungos costumam ser identificadas por manchas de cor amarela, mais escuras no centro e mais claras nos contornos. Dependendo da espécie de fungo, as manchas se ampliam e se apresentam sob diversas tonalidades. Em condições muito favoráveis, formam bolores e seus esporos, em grande quantidade, dão a impressão de um pó. b) Insetos Os danos que os insetos causam aos acervos são bastante conhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante tempos relativamente curtos. A ação destrutiva é maior nas regiões de clima tropical, cujas condições de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos ciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionário mais rápido. São pouco afetados pelo controle ambiental interno e acervos, uma vez que possuem uma grande capacidade de adaptação às transformações ambientais. Além disso, podem adquirir resistência aos inseticidas com o passar do tempo. Os grandes predadores de documentos e livros se classificam como: Tisanuros (traças), Blattoideas (baratas), Isópteros (Cupins) e os Coleópteros (besourinhos, carunchos, brocas). Alcançam os depósitos através de janelas, forros, ralos, etc. Também podem ser introduzidas por meio de aquisição de acervos ou objetos já infestados. 1 - Traças Os Tisanuros se desenvolvem sem metamoforse, isto é, do ovo atingem sua conformação já completa, e vão aumentando de tamanho até a fase adulta. Não ultrapassam a 2 cm de comprimento, sem contar com as antenas e filamentos caudais. Possuem corpo mole, recoberto por minúsculas escamas finas de cor cinzenta e brilho prateado. Desbastam couros, papéis e fotografias pela superfície, se instalando e se desenvolvendo em locais escuros e especialmente úmidos. Sua configuração plana lhes permite penetrar os espaços entre as folhas e por detrás dos móveis, junto às paredes. 2 - Baratas As Blattoideas fazem uma metamorfose incompleta, passando do ovo para a ninfa e a seguir à fase adulta. Preferem os locais escuros, quentes e úmidos. Em geral se desenvolvem nos depósitos e nos condutores de instalações hidráulicas e elétricas. São atraídas para os ambientes pelos resíduos alimentares. Tal como as traças, causam danos nas superfícies e nas margens de documentos e das encadernações. 3 - Cupins Os Isópteros se alimentam da celulose da madeira e dos papéis. São muito resistentes e vivem em colônias muitas organizadas. Classificam-se em dois grupos: os de solo e os de madeira. Os dois tipos atacam igualmente as coleções documentais. Os cupins de solo formam colônias subterrâneas e chegam às edificações através de canais (galerias), que constróem pelas bases de madeira e mesmo de concreto, aproveitando suas falhas estruturais para protegê-los da luz, uma vez que não possuem proteção epitelial. Os cupins de madeira vivem dentro da madeira de móveis, portas, forros, etc. Passam para livros e documentos que se encontram em armários, estantes e gavetas infestadas. Têm aversão à luz, uma vez que não possuem pêlo. Procuram exatamente os conjuntos compactos de papéis. Apesar de se alimentarem da celulose do papel, preferem as madeiras e por isso mesmo, algumas vezes as coleções de documentos são usadas apenas como caminho para que possam alcançar seu alimento. Seus estragos desenvolvem-se internamente, sobretudo através de furos. 4 - Brocas Os Coleópteros possuem metamorfose completa: passam do ovo para a larva, desta para a pupa e, finalmente, ao inseto adulto. Suas espécies variam de acordo com as condições climáticas de cada região. São vulgarmente denominados de brocas, carunchos ou besourinho. Estes insetos perfuram as folhas compactadas ou de encadernados, até rendilhá-las, impossibilitando a leitura do texto. 5 - Piolhos Os Psocópteros, vulgarmente conhecidos como piolho de livros, pequenos insetos de cor amarela-avermelhada, são freqüentemente encontrados entre as folhas. Sobrevivem em locais muito úmidos, pois são insetos que não atacam diretamente o documento, porém alimentam-se dos fungos e de restos de outros insetos mortos, e pode causar danos nos livros, roendo as encadernações, formando pequenos orifícios de contorno irregular. c) Roedores Adaptam-se a quase todas as condições climáticas e alimentam-se de matéria orgânica, geralmente restos de alimentos. Preferem ambientes quentes, úmidos e escuros. Para manterem-se aquecidos, utilizam papéis, couro, tecidos, plásticos picados, principalmente na confecção dos ninhos para reprodução, que ocorre até dez vezes por ano. A invasão nos depósitos pode ser feita pelos porões, portas, janelas, forros, tubulações etc. Além dos estragos nas coleções, os ratos oferecem o risco de transmissão de doenças ao homem, como leptospirose, hidrofobia, etc. d) O Homem O homem, consciente ou inconscientemente, é um dos maiores agressores do papel. O simples uso normal é o suficiente para degradar este material. A acidez e a gordura do suor das mãos, em contato com o papel, produzem acidez e manchas. Também são nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar, escrever, marcar, colocar clipes, grampos metálicos, colar fitas, etc. Essas atitudes são comuns, tendo-se tornado um hábito entre as pessoas que não pensam na preservação do documento e que se importam apenas com a informação contida no mesmo, não levando em consideração os danos, muitas vezes irreversíveis, que estão causando. 3 – TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO 3.1 – Diagnóstico O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é neste momento, que poderá será feito um levantamento detalhado das condições físicas de cada publicação. É decisivo para a definição de qual documento será tratado primeiro, bem como, qual será selecionado, baseado na relevância da publicação para a instituição e a disponibilização do documento em âmbito nacional. 3.2 – Monitoramento Ambiental O controle da temperatura e da umidade relativa do ar é de importância fundamental na preservação dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois níveis inaceitáveis destes fatores contribuem sensivelmente para a desintegração dos materiais. Um bom programa de monitoração inclui um plano escrito para a coleta de informações e a manutenção dos instrumentos. Ele deve identificar os espaços a serem controlados, os procedimentos a serem adotados e as formas de gravar as informações desejadas. As amostras devem ser colhidas das maiores variações possíveis de condições. Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter a temperatura entre 18 e 22oC e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medição desses índices pode feita através da utilização de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadas diariamente. O sistema de ar condicionado deverá estar ligado ininterruptamente para evitar oscilações bruscas sobre o acervo. A manutenção de condições estáveis é de grande importância. Os níveis de temperatura ou umidade não devem ser modificados à noite, nos fins de semana, ou em outras ocasiões em que bibliotecas ou arquivos estejam fechados. Caso a umidade relativa ultrapassar os padrões adequados, deverão ser usados aparelhos desumidificadores de ar. 3.3 - Vistoria Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou microorganismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dos documentos, para que sejam determinadas as providências a serem tomadas. 3.4 - Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Quando conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes no acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos, sendo assim, podemos dizer que é conservação preventiva por excelência. Isto aumenta sensivelmente sua vida útil. A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja freqüência é determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos espaços de armazenagem. O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco, denominada higienização mecânica a seco. Este procedimento consiste na remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros com aspirador de pó, utilizando-se baixa potência, com proteção na sucção. Para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão. Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poderá, deve ser feita com pó de borracha, que é aplicado em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as superfícies desejadas. Em seguida, deve-se removê-lo, com um pincel ou trincha, que deverá ser manuseada no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resíduos, para que seja feita a sucção existente na mesa própria de higienização de livros. Nesta etapa, deverão ser removidos os corpos estranhos à obra, tais como: prendedores metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos, etc. Serão identificados também os possíveis ataques de insetos, caso ocorram. 3.5 - Acondicionamento O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições contra agentes externos e ambientais ou para a proteção daqueles que foram restaurados a favor da manutenção da integridade física da obra, armazenando-os de forma segura. São embalagens para o acondicionamento de volumes (livros, etc.), em estantes, no sentido vertical. Executadas em papel cartão em torno de 300g/m2, utilizam somente o sistema de dobras e encaixe, sem fazer uso de qualquer tipo de adesivo e são caracterizadas por uma completa vedação. O acondicionamento protege os documentos da luz, da migração de acidez de um documento para o outro e dos desastres, como pequenos incêndios e inundações. No caso de ser necessário utilizar amarras, não é recomendado o uso de barbantes, mas de cadarços de algodão crus de 1,5cm. 3.6 - Reparos Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos), utilizando papel japonês ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores, ou mesmo perdas de partes do texto. Esses recursos não podem ser aplicados em publicações muito danificadas ou deteriorados. Neste caso deverão receber tratamento mais específico, como a restauração. Os fragmentos: são partes integrantes dos documentos que se desprendem. Estes tem importância vital para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes da encadernação original. 3.7 – Encadernação e reencadernação É o processo de conservação mais eficiente. Ocorre através da reencadernação dos documentos que foram reparados. Atualmente a encadernação mais utilizada é a cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qual os cadernos ou folhas soltas são presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camada de adesivo sintético ou cola, que além de serem ácidos, com o manuseio intenso soltam-se com facilidade. No laboratório, entretanto, só poderão ser utilizados produtos alcalinos, e quando não for possível, o material ácido deverá ser isolado com papel alcalino para evitar o contato direto com o interior da obra e assim evitar acidificação das páginas informacionais. No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada, deverá ser feito o reforço. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernação de época, a obra deverá ser apenas acondicionada. As publicações a serem encadernadas só serão definidas após o diagnóstico. 3.8 - Armazenamento Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, também chamado de papel permanente. Os documentos maiores não devem ser colocados em cima de outros menores, para evitar total deformação do suporte. O empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso de cada obra. 3.10 – Plano de Emergência O planejamento para os casos de emergência não deverá acontecer de forma isolada. Para funcionar efetivamente, ele terá de ser integrado aos procedimentos operacionais rotineiros da instituição. O plano precisará contemplar todos os tipos de emergência e calamidades que a instituição pode vir a enfrentar. Incluirá ações tanto de curto, quanto de longo prazo para os esforços de resgate e recuperação. O plano deverá ser de fácil execução, de modo que instruções concisas e treinamento são fundamentais para que o êxito seja total. 4 – REFERÊNCIAS BIBLIGRÁFICAS BECK, Ingrid. Manual de preservação de documentos. Rio de Janeiro : AN, 1991. Publicações técnicas n. 46 75p. CASSARES, Norma C. Como fazer conservação preventiva em arquivo e bibliotecas. São Paulo : Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000. 80 p. DUARTE, ZENY. Preservação de documentos : métodos e práticas de salvaguarda. 2 ed. Salvador : EDUFBA, 2003. 137 p. GOMES, Sonia Conti. Técnicas alternativas de conservação. Belo Horizonte : UFMG, 1992. 79p. LUCCAS, Lucy et al. Conservar para não restaurar : uma proposta para preservação de documentos em bibliotecas. Brasília : Thesaurus, 1995. 128p. MENDES, Marilka, et al. Conservação : conceitos e práticas. Rio de Janeiro : UFRJ, 2001. 336 p. POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO : de acervos institucionais. Rio Janeiro : MAST, 1995. 33p. SANTIAGO, Mônica Cristina. Conservação de documentos. Rio de Janeiro : Fundação Casa de Rui Barbosa, 1994. 56 p. ( Papéis Avulsos, 11) SEMINÁRIO SOBRE PRESERVAÇÃO DE BENS CULTURAIS. Anais, I - Papel, São Paulo : SIBI/USP, 29 de maio a 1o de junho de 1989. SPINELLI, Jayme. Introdução à conservação de acervos bibliográficos. Rio de Janeiro : BN, 1995. 65p. Visite a página: http://www.rccg.vo6.net 4.4.7.3.Método ideográfico numérico – duplex.......................................................... 24 4.4.7.4.Método ideográfico numérico – decimal........................................................ 24 4.4.7.5.Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada)............................. 24 4.4.7.6.Métodos padronizados....................................................................................25 4.4.7.7.Métodos padronizados – automático.............................................................. 25 4.4.7.8.Métodos padronizados – soundex...................................................................25 4.4.7.9.Métodos padronizados – rôneo e mnemônico................................................ 26 4.4.7.10.Métodos padronizados – variadex................................................................ 26 4.4.8.Método alfanumérico............................................................................................. 26 4.4.9.Etapas de arquivamento......................................................................................... 26 4.4.9.1.Inspeção.......................................................................................................... 26 4.4.9.2.Estudo............................................................................................................. 26 4.4.9.3.Classificação...................................................................................................26 4.4.9.4.Codificação.....................................................................................................26 4.4.9.5.Ordenação....................................................................................................... 27 4.4.9.6.Guarda dos documentos..................................................................................27 4.5.Empréstimo e consulta..................................................................................................27 4.6.Análise, avaliação, seleção e eliminação...................................................................... 27 4.6.1.Valor dos documentos............................................................................................29 4.6.1.1.Distinção entre valores primários e secundários............................................. 29 4.6.1.2.Distinção entre valores probatórios e informativos........................................ 29 4.6.1.3.Valores probatórios......................................................................................... 30 4.6.1.4.Valores Informativos....................................................................................... 30 4.6.1.4.1.Unicidade................................................................................................. 30 4.6.1.4.2.Forma.......................................................................................................31 4.6.1.4.3.Importância.............................................................................................. 31 4.6.1.4.4.Documentos relativos a pessoas - seleção especial e amostra estatística ................................................................................................................................32 4.6.1.4.5.Documentos relativos a coisas................................................................. 32 4.6.1.4.6.Documentos relativos a fenômenos.........................................................32 4.6.2.Conclusões............................................................................................................. 33 4.6.3.Microfilmagem...................................................................................................... 33 4.6.3.1.Filme (rolo).....................................................................................................33 4.6.3.2.Jaqueta............................................................................................................ 33 4.6.3.3.Microfichas..................................................................................................... 34 4.6.4.Tecnologia da Informação...................................................................................... 34 4.6.5.Transferência e recolhimento................................................................................. 34 4.6.6.Tipos de transferência............................................................................................ 35 5.Arquivos permanentes......................................................................................................... 36 5.1.Atividades de arranjo.................................................................................................... 38 5.1.1.Princípios de arranjo de arquivos........................................................................ . . . 38 5.1.1.1.Evolução dos princípios de arranjo................................................................. 38 5.1.1.2.Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos................... 41 5.2.Atividades de descrição e publicação........................................................................... 42 5.2.1.Tipos básicos de instrumentos de pesquisa............................................................ 42 5.2.1.1.Guia.................................................................................................................42 2 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net 5.2.1.2.Inventário sumário.......................................................................................... 43 5.2.1.3.Inventário analítico.........................................................................................43 5.2.1.4.Catálogo.......................................................................................................... 43 5.2.1.5.Repertório....................................................................................................... 43 5.2.1.6.Índice – instrumento de pesquisa auxiliar....................................................... 44 5.2.1.7.Tabela de equivalência ou concordância......................................................... 44 5.2.2.ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística......................... 44 5.2.2.1.Descrição multinível....................................................................................... 45 5.2.2.1.1.Regras para descrição multinível............................................................. 45 5.2.2.2.Elementos de descrição................................................................................... 46 5.2.3.ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias........................................................................... 46 5.2.3.1.Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF)........................................... 46 5.3.Atividades de conservação............................................................................................ 47 5.3.1.Desinfestação......................................................................................................... 48 5.3.2.Limpeza................................................................................................................. 48 5.3.3.Alisamento............................................................................................................. 48 5.4.Restauração...................................................................................................................48 5.4.1.Banho de gelatina...................................................................................................49 5.4.2.Tecido.....................................................................................................................49 5.4.3.Silking.................................................................................................................... 49 5.4.4.Laminação.............................................................................................................. 49 5.4.5.Laminação manual................................................................................................. 50 5.4.6.Encapsulação.........................................................................................................50 5.5.Atividades de referência...............................................................................................50 6.DECRETO N° 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997........................................................ 51 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS...........................................................................................51 DO ACESSO.......................................................................................................................51 DO SIGILO E DA SEGURANÇA DA SOCIEDADE E DO ESTADO............................52 DA INTIMIDADE..............................................................................................................53 DA REPRODUÇÃO...........................................................................................................53 DAS DISPOSIÇÕES FINAIS............................................................................................53 7.Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991....................................................................................... 54 Disposições Gerais..............................................................................................................54 Dos Arquivos Públicos........................................................................................................54 Dos Arquivos Privados.......................................................................................................55 Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas...........................55 Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos..............................................................56 Disposições Finais..............................................................................................................56 8.Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ................................. 57 DA NATUREZA E DA FINALIDADE..............................................................................57 DA COMPETÊNCIA.........................................................................................................57 DA COMPOSIÇÃO E DO MANDATO.............................................................................57 DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO...........................................................58 DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS DO CONARQ...................................................60 DAS REUNIÕES DO CONARQ.......................................................................................613 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net DISPOSIÇÕES GERAIS....................................................................................................61 9.DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.......................................................... 61 DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS...............................................................62 DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS...................................................................64 DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS...................................................................................65 DA GESTÃO DE DOCUMENTOS...................................................................................66 DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS.........................................................................................................................67 DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS....................................................................68 10.LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.......................................................................... 70 11.RESOLUÇÃO Nº 2............................................................................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 12.RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999.................................................. 73 4 Apostila de Arquivologia Visite a página: http://www.rccg.byethost16.com Material para concursos 1. Introdução Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administração destes influencia diretamente os arquivos de custódia. Em vista disso, é importantíssima a atuação do arquivista na fase de administração dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produção documental. Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos; b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus; c) razões de interesse pessoal, especialmente na França, que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios, criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar, para eliminação, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. Entretanto, até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a essa exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. 5 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net 2. Arquivos: Elementos e Definições O primeiro elemento essencial refere-se àrazão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em nível governamental, tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). Assim, filmes cinematográficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos históricos, se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aosva lores pelos quais os arquivos são preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário). Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve- se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu, deve-se ainda guardá-los na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição de parte deles. Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo permanente.” (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” Pode-se dizer que afina lidade de um arquivo é a de servir à Administração; e suafunção é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. O art. 2º da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.” 2.1.Estágios de sua evolução Arquivos de primeira idade,corrente,ati vo ou demo vimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso. Arquivos de segunda idade,intermediári os oulimbo, são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, 6 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. Arquivos de terceira idade, decustód ia oupermanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessasfases – que sãocomplementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada. 2.2.Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação podem sersetoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente. 2.3.Natureza dos documentos Podem serespeciais eespecializad os. O arquivoespecial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM – e que, por esta razão, merecem tratamento especial. Arquivoespecializad o é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos técnicos. 2.4.Gênero (característica) Podem ser: escritos ou textuais, cartográficos (mapas e plantas), iconográficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas), sonoros (discos e fitas audiomagnéticas), micrográficos (rolo, microficha, jaqueta), informáticos (disquetes, HD, CD-ROM). 2.5.Natureza do Assunto (característica) Quanto à natureza do assunto os documentos podem serostensi vos e sigilosos. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração.São sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. Em nossa legislação, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem: Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. 7 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que está reproduzido em seu inteiro teor no apêndice I. 2.6.Correspondência É toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externae interna. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares. Contráriosensu, externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas, como ofícios, telegramas e cartas. A correspondência pode ainda serofic ial eparticular. Seráofic ial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Seráparticular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. 2.7.Tipo de Arquivamento Pode serhoriz ontal ouver tical.Horiz ontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. 2.8.Diferenciação entre biblioteca e arquivo As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto, osarqu i vo s têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta. Osarqui vos são órgãosreceptores, enquanto asbibliotecas são colecionadores. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por 8 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é, em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto. O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais debiblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que osdocumentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. Pode-se dizer que abiblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística, de conjuntos de documentos. 2.9.Centros de documentação ou informação Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística e da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o documento, para ser a informação em si mesma. Suafina lidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de, por carência de informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente. 3. Organização e Administração de Arquivos Correntes A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção 1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia. 9 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes, lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original. Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deverão ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes. Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando: a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criação, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário. A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá-los. Geralmente, os documentos mais valiosos são os que se referem às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. As orientações neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, além disso, são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes, quando já se tornou obscura a sua identificação. 10 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) levantamento de dados; b) análise dos dados coletados; c) planejamento; d) implantação e acompanhamento. 3.1.Levantamento de Dados O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. É preciso analisar ogênero dos documentos; asespécies de documentos mais freqüentes; osmodel os eformulários em uso;vo l ume eestado de conservação do acervo; arranjoe classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), oequipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax). 3.2.Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. 3.3.Planejamento Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. 3.3.1.Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. 11 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net 3.3.2.Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Adescentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fasesintermediária epermanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. 3.3.2.1.Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida delimitação de responsabilidades, constituição de conjuntos arquivísticos mais completos, redução dos custos operacionais, economia de espaço e equipamentos. 3.3.2.2.Descentralização Adescentralização, por si só, é um grande ato de classificação. Deverá ser aplicada em nível de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Essadescentral ização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: • Centralização das atividades de controlee descentralizaçãodos arquivos, também denominados núcleos de arquivoou arquivos setoriais. • Descentralizaçãodas atividades de controle e dos arquivos 3.3.2.3.Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. 12 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net 3.3.3.Escolha de métodos de arquivamento e classificação O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir essesobjeti vos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados. Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão. Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento, leva- se em conta o valor comprobatório dos mesmos. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização, pode-se removê-los para uma destinação adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, além disso, são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a política da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. 3.3.3.1.Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. A característica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, é o registro. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes números consecutivos. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries, e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos; nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada série. Num sistema de registro mais aperfeiçoado, os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos, isto é, livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimentoou fichas- lembrete, que veremos mais adiante. 3.3.3.2.Elementos de Classificação 13 Visite a página: http://www.rccg.vo6.net Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) aação a que os documentos se referem (funções, atividades e atos); b) a estrutura do órgão que os produz; c) o assuntodos documentos. Em vista disso, os métodos de organização podem serfuncional, organizacionale por assuntos. Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas)e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execução de qualquer espécie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativose executivos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento2. Por exemplo, o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabética; o item Correspondência, em ordem cronológica etc. 3.3.3.3.Princípios de classificação Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referência e similares. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados, desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. Entretanto, os documentos públicos devem ser classificados em relação à função, pois resultam de uma função, são usados em relação à função e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4. 3.3.4.Escolha das Instalações e equipamentos Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros. Notação é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. Também poderá ser aberta ou 2 Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima 3 Estabelece classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública, com notação pura 4 Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 14