INTRODUÇÃO À ARQUIVOLOGIA

GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÃO 

UnB – Universidade de Brasília

Aluno de Graduação: Marcelo Avancini

Curso de Arquivologia

Disciplina: Arquivo Corrente 1

Professora: Larissa Candida Costa  

RESUMO

A gestão de documentos arquivísticos é de fundamental importância no andamento e desenvolvimento de uma empresa pública ou privada. Para a tomada de decisões, recuperar a informação no tempo certo para a pessoa certa com o menor custo e preservar a memória da instituição é preciso estabelecer um conjunto de práticas e métodos que garanta a organização, preservação e conservação da massa documental dos arquivos. Esse artigo tem como objetivo abordar os principais aspectos sobre o Programa da Gestão documental, assim como a teoria, prática e conceitos que constituem a gestão de documentos. 

PALAVRAS-CHAVE:  Gestão de documentos. Massa documental. Informação. 

INTRODUÇÃO

        Em primeiro lugar é preciso delimitar o que significam no âmbito da gestão de documentos estas duas palavras: informação e documento que são termos muito amplos usados pelos mais diferentes setores da sociedade e profissionais. Uma definição do que seja informação seria “Informação são todos os dados que são organizados e comunicados” (Porat, 1977,p.12).

        Documento também é outro termo que precisa ser compreendido dentro da gestão de documentos, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. São documentos os registros encontrados nos sítios arqueológicos, as correspondências em fim tudo que registre informação independente do seu suporte. Os documentos considerados documentos de arquivos, apresentam algumas características que os diferem de outros documentos. Os documentos de arquivos são aqueles que são produzidos e recebidos e acumulados organicamente no decorrer das atividades da instituição pública ou privada ou da vida de uma pessoa. Organicidade segundo Jenkinson é “Eles os arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma natural relação entre suas partes, as quais são essências para sua significação. A qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relações originais forem mantidas” (Jenkinson apud Loroche, 1971, p.8).  

        Outra característica dos documentos de arquivo é que são produzidos com finalidades específicas para atender a necessidade da instituição de ordem administrativa ou legal. “Sendo imparciais no que diz respeito à criação, autênticos no tocante aos procedimentos, e inter-relacionados no que tange ao conteúdo, os registros documentais estão aptos a satisfazer os requisitos da legislação sobre valor probatório e constituem a melhor forma não só de prova documental mas de prova em geral. De fato, os registros, além das necessidades do direito e da história, servem à transparência das ações, um novo e atraente nome para o que mais tradicionalmente constitui a obrigação de prestar contas tanto do ponto de vista administrativo quanto histórico”. (Duranti, 1994, p.55)   

        A grande massa documental gerada nas instituições pública e privada, as novas tecnologias empregadas na produção e reprodução de arquivos e o crescente interesse na preservação da memória levaram a criação da gestão de documentos como forma de racionalizar e modernizar buscando economia e eficácia na produção, manutenção uso e destinação dos documentos. A arquivologia desenvolveu o ciclo de vida dos documentos e os valores relacionados em cada ciclo conhecido como as três idades: arquivo corrente e intermediário de valor primário e arquivo permanente de valor secundário. Quando os documentos não têm mais uma potencialidade de uso e não tem valor secundário são eliminados. Dessa forma o conceito das três idades é um instrumento da gestão da informação.

        A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Outra ferramenta da gestão de documentos e considerada a principal e inicial é a classificação, que tem como objetivo fazer cumprir a função do arquivo e ter o controle da massa documental. Nesse sentido, a classificação dos documentos de arquivo deve ser feita levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. A classificação e o agrupamento dos documentos deve atender as necessidades da empresa.

        Outro aspecto importante no método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privado para ter eficiência assim como os cuidados de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento, quando for o caso deve ser repassado para todas as unidades administrativas pois a organização dos arquivos, inicia-se com a produção dos documentos.

        É de máxima importância deixar claro que o arquivista ou responsável pela gestão de documentos deixe os métodos de classificação assim como todo o processo da gestão de documentos de uma forma transparente de fácil acesso no caso de mudança no quadro de pessoal para que se possa dar continuidade ao trabalho realizado ou quando for o caso de mudanças ou transformações na instituição possa se fazer as alterações necessárias.

        Essas definições e conceitos construídos pela arquivologia para a implantação de um Programa de Gestão de Documentos ajudam a definir o que é documento de arquivo, como avaliar seu valor e, portanto sua temporalidade mantendo um controle da massa documental atingindo o objetivo que se espera a “busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação” (Dicionário de terminologia arquivística: Conselho Internacional de Arquivos). Dessa forma é possível encontrar soluções como o que fazer com o grande volume de massa documental que tende a se acumular de forma desorganizada dificultando o acesso às informações e por que é tão difícil, principalmente no âmbito das empresas públicas encontrar as informações que se necessita a qualquer tempo e rapidamente.

        Outro ponto muito importante na Gestão de Documentos são os profissionais. É recomendável um quadro de profissionais com formação diversificada como arquivistas, profissionais da área da informática, historiadores.

        O perfil dos profissionais apresentados no entanto, não corresponde a realidade da maioria das instituições públicas e privadas brasileira. Em geral, as empresas não investem ou investem pouco recurso na contratação do quadro de profissionais qualificados com arquivo deixando a questão de arquivo como último plano fazendo com que não haja uma gestão de documentos e sim um depósito de papel nos quais não se consegue sequer recuperar uma informação ou documento. Somente com profissionais qualificado como os arquivistas uma empresa pública ou privada tem as condições de ter um planejamento, controle, organização do arquivo respeitando a organicidade e o ciclo vital dos documentos. Cabe ao arquivista distinguir os documentos que são de interesse da empresa denominado de informação orgânica de outros conjuntos documentais acumulados que não representam a instituição. O arquivista atinge a organização dos documentos arquivísticos identificando as atividades desenvolvidas pela empresa.

        Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias e métodos difundidos pela arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem ou recebem, racionalizar o espaço de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos. Conforme a Lei Federal estabelece as normas com que os arquivos públicos e também aos arquivos privados e de pessoas físicas, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991).

        Portanto a gestão de documentos está por trás das metodologias escolhidas e das normas implantadas, na equipe de profissionais com competência e habilidades variadas, pensando e atuando juntos para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade e necessidade da instituição.

 

CONCLUSÃO

        Em todas as épocas a informação apresentou-se como um instrumento importante para a sociedade, principalmente agora em que vivemos na Sociedade do Conhecimento. A informação está presente em tudo e representa as qualidades, habilidades, cultura e se aplica em todas as atividades humanas. Manter os arquivos organizados corretamente significa, em última análise, manter a informação disponível para os fins que se fizerem importantes e necessário para as empresas, sejam públicas ou privadas, e para a sociedade em geral.

        Portanto a Gestão de Documentos é um instrumento para garantir a recuperação, utilização da informação e a preservação da memória institucional e ter o controle da massa documental.

 

  

 

REFERÊNCIAS 

ARQUIVO NACIONAL. Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: 1995. (Publicações técnicas, 47).

CROTEAU, T.L. A gestão de documentos. Arquivo & Administração, v.5, n.1, 1977, p.5-12.

Dicionário de terminologia arquivística: Conselho Internacional de Arquivos.

DIFEL, 1984. PORAT, M. V. The information economy: definition and measuremente. Washington, DC: US Departmente of Commerce, 1977.

DURANTI, Luciana, Registros Documentais Contemporâneos. Estudos Históricos, Rio de Janeiro, v.7, n 13, jan/jun, 1994

JARDIM, José Maria. O conceito e a prática da gestão de documentos. Acervo: Revista do Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, v.2, n.2, jul-dez.1987, p.35-42

JARDIM, José Maria; FONSECA, Maria Odila. Arquivos. In: CAMPELLO, Bernadete Santos. Formas e expressões do conhecimento: introdução às fontes de informação. Belo Horizonte: Escola de Biblioteconomia da UFMG, 1998, p.369-389.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1991.