GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS:
relato de experiências
Neire do Rossio Martins
neire@unicamp.br
Pedro Paulo Abreu Funari
funari@uol.com.br
Maria Aparecida Forti
m_forti@unicamp.br
Universidade Estadual de Campinas
Praça Henfil, 50 - Cidade Universitária "Zeferino Vaz" Barão Geraldo - Caixa
Postal 6166 - CEP 13083-970 Campinas - SP - Brasil.
Resumo
Integrar profissionais de gestão da informação incluindo profissionais de arquivos e bibliotecas,
de tecnologia da informação e comunicação, da academia e da administração foi a primeira
etapa do processo de implantação da gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais,
no âmbito da administração universitária.
A integração institucional propiciou a ampliação e o
aprofundamento dos estudos em torno do tema, por meio da realização de encontros e fóruns
acadêmicos, a formação de bibliografia especializada e a criação de rede de contatos e de
trabalho com especialistas nacionais e estrangeiros.
O movimento resultou na criação de grupo
gestor para implementar políticas e procedimentos de gestão e preservação de documentos
arquivísticos digitais na instituição. Projetos específicos alinhados ao programa de gestão de
documentos do planejamento estratégico institucional encontram-se em desenvolvimento. O
trabalho relata as experiências do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas
na gestão de documentos arquivísticos digitais.
Palavras-chave:
Gestão da informação; Acesso; Preservação digital
.
Abstract
The first pass to implantation of management and preservation of archivistical digital documents
in university administration, was the integration of professionals of information management,
including archivists, librarian, information and communications technologies, academics and
administrators.This integration occurred through meetings, academic workshops, bibliography
review and contacts with national and international specialists, willing in a magnifying and
deepening of study in this subject. This studies results in creation of manager group to
implements of politics and procedures of managements and preservation of archivist’s digital
documents in institution. That is lined up specific projects to program of document management
of the strategical institutional planning. This paper relates the experiences of Central Archive of
University of Campinas in documents manager of digital archivists.
Key-words:
Information management; Access; Digital preservation.
1. Introdução
Há uma preocupação crescente dos organismos de gestão de
documentos com relação ao acesso e àpreservação da memória mundial, frente
às tecnologias de informação, preocupação tanto maior, quanto o uso de
documentos digitais expande-se a cada dia e de forma cada vez mais rápida
1. A ‘aldeia global’, anunciada há mais de quarenta anos por Marshall McLuhan
(1963), passou a existir, com o advento e difusão da Internet. Estas e outras
preocupações similares adquirem importância estratégica
2, na medida em que a
rsidade humana está em jogo.
2. Preservação digital e diversidade cultural
Talvez nada defina melhor o momento em que vivemos, do que a luta
pela preservação da diversidade, cultural, social, natural, ambiental. Os últimos
séculos testemunharam o avanço de uma crescente uniformização humana e
natural desde, ao menos, o ocaso da Idade Média e a expansão vertiginosa dos
europeus pelo globo.
Bastará lembrar o caso das línguas ameríndias, reduzidas
a uma fração ínfima, a destruição de inúmeros povos americanos, de incontáveis
espécies de plantas e animais. Esse processo intensificou-se nos últimos anos,
com o advento dos meios de comunicação digital, mas as raízes da
uniformização são muito mais antigas e remontam ao domínio do capital pelo
mundo
3 A globalização é, portanto, muito mais antiga e persistente do que muitas
vezes se imagina e os seus críticos também muito mais precoces. O antropólogo
francês Claude Lévi-Strauss, que esteve, ainda muito jovem, no Brasil, a estudar
nossos indígenas, logo notou a importância da preservação da diversidade
cultural. Com a difusão do mundo digital, a partir das duas últimas décadas do
século XX, multiplicaram-se os espaços virtuais, separando, pela primeira vez,
tempo e espaço.
4., de modo que, àdiferença do que ocorria anteriormente, hoje é
1
Cf. Pedro Paulo A. Funari, Os perigos da tecnologia moderna para a preservação de documentos,
www.revista.unicamp.br/infotec/artigos/funari.html.
2
Cf. Unesco and the issue of cultural diversity, Review and Strategy, 1946-2003.
3
Cf. Karl Marx, “descoberta da América, a passagem pelo Cabo da Boa Esperança, abriu espaço para a
burguesia ascendente. Os mercados da Índia Oriental e da China, a colonização da América, o comérico
com as colônias, o aumento dos meios de troca e das mercadorias, geralmente, deram um impulso nunca
visto antes ao comércio, navegação, indústria e, desta foram, um rápido desenvolvimento ao elemento
revolucionário no interior da sociedade feudal; Karl Marx, On society and social change, Chicago, Chicago
University Press, 1973, p. 74.
4
Cf. Anthony Giddens, Social Theory and Modern Sociology, Oxford, Polity Press, 1987, pp. 14-165.
mais fácil consultar, de qualquer lugar, um diário como o Tokyo Shimbun, do que
ter acesso a um jornal local. Contudo, o acesso ao mundo virtual, dependente de
recursos econômicos, acaba por fortalecer as diferenças sociais e as exclusões
digitais
5
. O ciberespaço pode ser descrito como uma heterotopia, no sentido
atribuído pelo filósofo francês Michel Foucault: um espaço alternativo ao espaço
oficial
6
. Esta heterotopia permite escapar do centro, seja para contestá-lo, seja
para valorizar a existência de pólos periféricos, de modo que o espaço digital
pode, a um só tempo, contribuir para a homogeneidade e a heterogeneidade, a
depender do contexto e situação concretos. A digitalização do mundo cria,
portanto, tendências contraditórias, cujas conseqüências trataremos a seguir.
Não podemos saber o que nossos descendentes considerarão importante
7
e,
por isso, a diversidade deve ter lugar de destaque nos nossos critérios de
preservação documental. É neste contexto que os arquivos assumem
responsabilidades como nunca antes : como garantir a preservação da
diversidade?
3. Os desafios da preservação digital
A preocupação da UNESCO expressa na Carta de Preservação do
Patrimônio Digital remonta às considerações discutidas sobre a importância da
diversidade humana, diversidade essa que abrange documentos oficiais e não
oficiais, documentos culturais, tanto eruditos como populares, documentos que
exprimem aspirações e desejos internacionais, mas também, nacionais,
regionais, locais
8
.
5
Cf. Zygmunt Bauman, Le coût humain de la mondialisation. Paris, Hachette, 1999, pp. 32-45.
O texto de Michel Foucault, pronunciado em 1967, mas publicado apenas em 1984, é muito anterior à
digitalização generalizada mas, mesmo assim, serve bem para analisar aspectos essenciais da virtualização
do mundo; Dits et écrits, Architecture, Mouvement, Continuité, n. 5, 1984, pp. 46-49, disponível, por
exemplo, em http://foucault.info/documents/heteroTopia/foucault.heteroTopia.fr.html.
7
Como já alertava o filósofo Georg Wilhelm Hegel, Die Vernunft in der Geschichte, 5. Aufl., Hrsg. von J.
Hoffmeister, Hamburg, 1955, p. 11: “estamos no ponto em que investigamos e ainda buscamos determinar
como deve ser escrita a História”.
8
E.g. Françoise Epinette, La question nationale au Québec. Paris, Presses Universitaires de France, 1998.
6
Page 4
Boa parte das expressões humanas é, agora, apenas digital
9
, tanto
oficiais como pessoais
10
. Essas são questões da mais alta relevância para a
humanidade e a responsabilidade por essa preservação estará na esfera de
atuação dos arquivos, que custodia e garante a transmissão e preservação da
diversidade para as futuras gerações. No âmbito das burocracias, produzem-se
infinidades de documentos digitais, mas não recai nesses órgãos produtores o
ônus da sua preservação e, ao contrário, os produtores costumam descartar e
desembaraçar-se, em pouco tempo, dos documentos produzidos
11
. Empresas
privadas e públicas, indivíduos privados, produzem todos, um sem fim de
documentos, que variam de um plano tridimensional de uma planta nunca
executada, mas importante para História da Arquitetura, a uma poesia
concretista virtual, passando por fotos digitais e maquetes virtuais de produtos
industriais, tudo isso descartado, voluntária ou involuntariamente. A cada
descarte, perde-se um pouco da humanidade inerente a essa diversidade de
documentos. Essa preservação cabe aos arquivos, daí os desafios serem tão
grandes.
Nos seminários e nas pesquisas de ponta sobre preservação arquivística
digital, preocupações importantes têm sido ressaltadas, a começar pelos
desafios de como preservar os fundos originais. Há que considerar a fragilidade
de preservação dos suportes de informação digital
12
, pois todos os meios
9
Como exemplo dos últimos tempos, lembremo-nos do próprio cinema, cada vez menos em filme e cada
vez mais digital; cf. Renato Franco, Pellicola addio, la rivoluzione digitale è in arrivo, Corriere della Sera,
09/08/2004, p. 22; sobre a especificidade do contexto na preservação da informação de imagens, consulte
se Miriam Paula Manini, Análise documentária de imagens, Informação e Sociedade, 11, 1, 128-135, 2001,
com referências.
10
Com pouco mais de uma década, o email torna-se um tipo de documento arquivístico, tanto público
como privado, ainda pouco presente nas políticas de preservação dos arquivos, algo que não acontece com
o epistolário em papel; cf. Paolo Ottolina, Raccomandata addio, l’email diventa legale, Corriere della Sera,
26/03/2004, p. 13.
11
Afinal, mesmo quando os documentos existem, para que sejam preservados é necessário que não sejam,
antes, descartados pelos produtores; cf. Henri-Irénée Marrou, De la connaissance historique, Paris,
Éditions du Seuil, 1996, p. 73: “na medida em que os documentos existem, é necessário, ainda, conseguir
ter acesso a eles”.
12
Cf. Humberto Celeste Innarelli, Iniciativas de Preservação Digital, Documentos digitais e sua fragilidade
em relação ao suporte, II Simpósio Internacional de Bibliotecas Digitais, Campinas, UNICAMP,
20/05/2004.
Page 5
disponíveis apresentam problemas de preservação física
13
. Para além da
manutenção da integridade física, é necessário prever uma série de
procedimentos, em constante reavaliação, de transposição de dados de
equipamentos e programas informáticos antigos para novos.
Para tanto, são necessárias ações como a preservação tecnológica, a
migração, a emulação, o encapsulamento, com a preocupação da adoção de
padrões e protocolos, de política de gestão documental e tecnológica, com
controle público de legitimidade, além de uma política pública que inclua
pesquisa científica, mas também ações por partes de arquivos e bibliotecas, em
todos os níveis
14
. Isso dependerá, também, de legislação apropriada. Vivemos,
no momento, a elaboração de tais práticas e políticas, em particular com
iniciativas como a do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
15
. Contudo, no
momento, ainda não há políticas de preservação universais em aplicação
obrigatória no Brasil
16
Essas discussões não podem ser desvinculadas das
reflexões internacionais, em particular da UNESCO
17
. Um dos desafios consiste
nas questões econômicas envolvidas, tanto pelos custos da preservação digital,
imensos para países pobres como o Brasil, como nas barreiras impostas pela
privatização documental, na forma de direitos autorais apropriados por
companhias privadas e que dificultam ou mesmo inviabilizam o acesso e
preservação de muitos documentos relevantes
18
, mesmo em países ricos.
13
Como lembram os diretores do Archivo Nacional de Cuba, Berrarda Salavarría & Luis Frades, La
conservación de los documentos electrónicos, p. 16: El soporte electrónico no constituye aún un método
duradero de conservación de la información.
14
Cf. Electronic records: a workbook for archivists, ICA Committee on Current Records in an electronic
environment, September 2004.
15
Cf. Cláudia Lacombe, Anteprojeto de Carta de Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, II
Simpósio Internacional de Bibliotecas Digitais, Campinas, UNICAMP, 20/05/2004.
16
Cf. Miguel Angel Márdero Arellano, Digital preservation of scientific information in Brazil: an initial
approacht to existing models, Proceedings of the 8
th
ICCC International Conference on Electronic
Publishing, Brasília, June 2004, p. 48: The results of this study indicate that Brazilian government agencies
that deal with scientific and technical information are not ready in providing permanent access and
adequate rendering of the digital objects that they use and produce (“os resultados deste estudo indicam
que as agencies governamentais brasileiras que tratam com a informação científica e tecnológica não estão
prontas para fornecer acesso permanente e adequada reprodução dos objetos digitais que usam e
produzem”).
17
Cf. Maria Inês Bastos, Carta sobre Preservação do Patrimônio Ditigal, II Simpósio Internacional de
Bibliotecas Digitais, Campinas, UNICAMP, 20/05/2004.
18
Cf. Howard Besser, Challenges for digital preservation: standards, architecture and copyright, II
Simpósio Internacional de Bibliotecas Digitais, Campinas, UNICAMP, 20/05/2004.
Page 6
Os desafios dos arquivos no século XXI, portanto, se ligam a uma
questão estratégica de largo alcance: a preservação para as futuras gerações,
da diversidade cultural humana. Esses desafios são ingentes e tanto mais o são
no contexto de um país com poucos recursos econômicos, como o Brasil, face à
multiplicação de documentos digitais. Contudo, como vimos, é a própria
humanidade, com sua diversidade, que está a instar-nos todos à busca dos
meios de conservação dos testemunhos de nossa variedade humana. Como
lidar com esses desafios, quais os caminhos a seguir?
Apresentaremos algumas reflexões derivadas de nossa atuação na
Universidade estadual de Campinas (Unicamp). A Arquivologia tem um papel
central na discussão epistemológica
19
e prática da gestão dos documentos
eletrônicos, se consideramos a Ciência dos Arquivos, como propõe Theo
Thomassen, a um só tempo, autônoma
20
e interdisciplinar
21
.
A gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais tem sido
objeto de vários eventos e de diversos grupos de pesquisa no mundo todo. No
Brasil, o CONARQ nomeou, em 2002, a Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos (CTDE) que tem por objetivo sugerir normas e procedimentos
técnicos, bem como instrumentos legais, para a gestão arquivística e a
preservação dos documentos eletrônicos das instituições públicas e privadas.
22
No âmbito da Unicamp, a Comissão Central de Avaliação de Documentos
19
Não se pode prescindir de uma abordagem epistemológica, que explicite as questões teóricas subjacentes;
cf. Hans-Jürgen Puhle, Theorien in der Práxis des vergleischender Historikers, in Theorie und Erzählung in
der Geschichte, Jürgen Kocka & Thomas Nipperdey (Herausg.), Munique, Dtv, 1979, pp. 119-136: ein
reflektierter und expliziter Vergleich bedarf der Theorie. Ohne Theorie scheint er nicht möglich zu sein, p.
136 (“uma avaliação refletida e explícita requer a teoria, sem a qual isso não é possível”).
20
Archivists between knowledge and power, on the independence and autonomy of archival science and
the archival profession, Proceedings of the International Archives Congress, Beijing, 1996.
21
Cf. José Maria Jardim, A produção de conhecimento arquivístico: perspectivas internacionais e o caso
brasileiro (1990-1995), www.ibict.br/cienciadainformacao; Aron Gourevitch, La science historique et
l’anthropologie, Sciences Sociales, Moscou, 1991, 3, pp. 117-138: sur lê plan de la méthodologie,
l’exigence d’une approche interdisciplinaire ou, mieux vaudrait dire, pluridisciplinaire n’a jamais été
aussi impérieuse qu’à notre époque, p. 137 (“no plano da metodologia, a exigência de uma abordagem
interdisciplinar, ou melhor, pluridisciplinar nunca foi tão imperiosa como em nossa época”.
22
O website http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp da Câmara conta
com uma série de links interessantes, apresenta também um fórum de discussões que visa promover a
integração entre todos aqueles que se interessam pela abordagem arquivística dos documentos eletrônicos
e uma extensa bibliografia.
Page 7
(CCAD), órgão permanente do Sistema de Arquivos (SIARQ) tem se deparado
com a problemática da gestão e da preservação de documentos digitais gerados
pela universidade - tanto aqueles que nascem e são arquivados eletronicamente
em bancos de dados e em outros aplicativos, como aqueles que são arquivados
em mídias soltas. Para preservar documentos digitais autênticos, confiáveis e
acessíveis, por longo prazo, a Unicamp decidiu-se por criar um Grupo de
Trabalho
23
, (GDAE) destinado a estabelecer, padrões e normas institucionais de
gestão e preservação, baseados na diplomática e na arquivística, de modo a
garantir a autenticidade e a confiabilidade dos documentos arquivísticos,
necessários à administração e à pesquisa acadêmico-científica, dentro dos
conceitos do projeto interPARES.
4. Grupo de Trabalho de Documentos Arquivísticos eletrônicos da
Unicamp - GDAE
Os objetivos originais do GDAE consistiam, especificamente, em levantar
bibliografia existente sobre a gestão de documentos arquivísticos eletrônicos,
promover eventos para atualização de conhecimentos sobre a temática, propor à
CCAD normas e padrões para produção, gestão, acesso e preservação de
documentos arquivísticos eletrônicos, para uso da Unicamp, elaborar um
diagnóstico da situação dos arquivos eletrônicos corporativos da Unicamp, já
acumulados, para propor medidas técnicas visando eliminações e/ou
preservação histórica e acesso àpesquisa pública.
O grupo exerceu suas atividades a fim estudar a temática da gestão e da
preservação de documentos digitais em várias frentes: organização de reuniões
presenciais ou à distância, participação em eventos como ouvintes ou como
palestrantes, realização de cursos especializados, fóruns acadêmicos e
profissionais na Unicamp, integração na CTDE do CONARQ - Arquivo Nacional,
23
Como em outras instituições que tem lidado com estas questões, a Universidade Estadual de Campinas
designou um Grupo de Trabalho, nomeado através da Portaria GR-104/2003, constituído por representantes
da Coordenadoria Geral de Informática, Procuradoria Geral, Instituto de Filosofia e Ciências Humanas,
Instituto de Computação, Centro de Computação, Diretoria Geral de Recursos Humanos, Biblioteca Central
e Arquivo Central do SIARQ.
Page 8
Casa Civil, estudos em bibliografia e levantamentos de práticas internas na
Unicamp e formação de biblioteca especializada no assunto.
1. Contexto da Unicamp:
a) Conceitos e responsabilidades
Os Órgãos da UNICAMP são responsáveis pela criação, gerenciamento e
preservação dos seus documentos arquivísticos
24
digitais pelo tempo
determinado por tabelas de temporalidade de documentos
25
e/ou planos de
classificação
26
elaboradas pelas unidades e órgãos, sob orientação do Arquivo
Central do Sistema de Arquivos AC/SIARQ/UNICAMP
27
.
Cabe ao SIARQ/UNICAMP, por meio da CCAD/SIARQ e das Comissões
Setoriais de Arquivo
28
(CSArq) das unidades e órgãos, determinar os prazos de
guarda e destinação de documentos considerando os valores imediatos, bem
como os valores informativos para a pesquisa histórica e científica.
Documentos arquivísticos digitais ou documentos arquivísticos
convencionais são criados e/ou armazenados em decorrência do cumprimento
das atividades da Universidade e devem ser tratados a partir de um sistema de
gestão arquivística, juntamente com os metadados
29
que descrevem seu
conteúdo, estrutura e contexto, para que sejam mantidos confiáveis e
autênticos
30
ao longo do tempo;
24
Documento arquivístico é aquele produzido e/ou recebido em cumprimento das atribuições de uma instituição ou
pessoa. Documento digital é aquele processado por computador.
25
Tabelas de Temporalidade de Documentos é um instrumento normativo de gestão de documentos, que determina os
prazos e o destino dos documentos, elaboradas e aprovadas por comissões de arquivos (Del.A-8/95, Art. 21 e Art. 27).
26
Plano de Classificação é um instrumento normativo, consolidado pelo SIARQ/UNICAMP, que determina as classes de
atividades que recebem ou produzem documentos na Universidade, utilizado pelos arquivos para organizá-los.
27
Sistema de Arquivos da Unicamp (SIARQ/UNICAMP) criado pela Deliberação CONSU A-39/89 e reformulado pela
Deliberação CONSU A-8/95. O Arquivo Central é o órgão integrante do SIARQ, responsável pela coordenação do
SIARQ/ÚNICAMP.
28
A Comissão Central de Avaliação de Documentos é um órgão permanente do SIARQ, nomeada pelo Reitor a cada
dois anos; as Comissões Setoriais de Arquivos devem ser nomeadas pelas unidades e órgãos, conforme Deliberação
CONSU A-8/95, e uma das suas finalidades é preparar tabelas de temporalidade de documentos.
29
Dados relativos a outros dados, isto é, dados estruturados e codificados que descrevem e permitem encontrar,
gerenciar, compreender ou preservar outros dados ao longo do tempo. Inclui dados de informática relativos a sistemas,
segurança, mídias e dados arquivísticos tais como: procedência, autoria, assunto, data, transmissão, localização,
30
Documento arquivístico confiável é aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade
está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Para tanto há que ser
dotado de completeza e ter seus procedimentos de criação bem controlados.
Documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, independente de se tratar de uma minuta, original ou
cópia, e que é livre de adulteração ou qualquer tipo de corrupção. Está ligado à transmissão do documento e à sua
preservação e custódia. Um sistema deve garantir a proteção de documentos contra acréscimos, supressão, alteração,
uso e ocultação indevidos. (Ver e-ARQ Brasil, 2006
http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp)
Page 9
Documentos arquivísticos digitais precisam ser gerenciados para estarem
disponíveis pelo tempo necessário, com segurança e planos de contingência
contra eventuais perdas e danos. Eles devem ser acessáveis de acordo com a
legislação vigente sobre arquivos, liberdade de informação e privacidade;
Devido àrápida obsolescência das tecnologias digitais, a Unicamp deve
planejar a preservação de longo prazo, em alguns casos de caráter permanente,
para os seus documentos arquivísticos digitais o que requer planos e infra
estrutura com manutenção contínua, elaborados de forma compartilhada, pelos
órgãos técnicos de gestão de arquivos, de informática e administrativos
superiores;
Documentos arquivísticos digitais destituídos de valores e de guarda
temporária precisam ser destruídos de forma segura para que não seja possível
a sua reconstituição e os documentos arquivísticos digitais legais e
informativos
31
devem ser transferidos para a responsabilidade dos Arquivos
Setoriais
32
e Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP respectivamente, assim que
cessar o seu uso administrativo imediato, de acordo com planos de destinação e
tabelas de temporalidade de documentos aprovados pela CCAD e CSArq.
Em resumo, para que os documentos arquivísticos digitais criados e/ou
incorporados aos processos administrativos e acadêmicos da Universidade
sejam indexados e gerenciados levando-se em conta a preservação para fins
jurídicos, acadêmicos e de pesquisa, é necessário que a Unicamp tenha
políticas, normas e procedimentos de gestão arquivística de documentos, infra
estrutura de TIC e de material, pessoal capacitado e sistemas específicos de
gerenciamento de gestão e preservação.
b) Gestão de documentos de arquivo na Unicamp
A Unicamp dispõe de estrutura jurídico-administrativa e política definida
para seus documentos arquivísticos desde 1989, expressados na Deliberação
31
Valor informativo é aquele dotado de informações que testemunham fatos e atividades interessantes para a pesquisa
32
Arquivos Setoriais são as unidades responsáveis pelas atividades de arquivos semi-ativos, localizadas nas unidades
administrativas e acadêmicas da Universidade, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central do
SIARQ/UNICAMP (Deliberação CONSU A-8/95, Art. 29).
Page 10
CONSU A-8/95
33
que reestruturou o SIARQ/UNICAMP, tendo como órgão
coordenador o Arquivo Central. A estrutura do SIARQ compreende dois órgãos
colegiados: o CONSUL e a CCAD
34
, além da Rede de Arquivos que é integrada
pelo Arquivo Central, Comissões Setoriais de Arquivo, Arquivos Setoriais e
Arquivos de Gestão ou Correntes.
O acervo arquivístico compreende documentos de qualquer natureza,
produzidos ou recebidos e acumulados pelos órgãos da Universidade no
desempenho de suas funções administrativas e acadêmicas e por pessoas
físicas ou jurídicas de direito privado, cuja custódia foi assumida pelo
SIARQ/UNICAMP, por ser considerado de interesse para a Universidade.
Os instrumentos de gestão arquivística têm a finalidade de orientar e
normatizar os trabalhos realizados pelas unidades e órgãos na gestão de seus
documentos e arquivos. Dentre as normas utilizadas encontram-se tabelas de
temporalidade de documentos, planos de classificação de funções e instruções
normativas para a produção, autuação, regularização, destinação e acesso de
documentos
35
. Os instrumentos de gestão estão sendo complementados e
atualizados por equipe do Arquivo Central como objetivo estratégico do
Planes/SIARQ
36
. Estes instrumentos devem ser aplicados para documentos de
qualquer natureza, inclusive digitais.
As políticas e normas estabelecidas na Universidade, registradas por
meio de deliberações e demais atos, vem de encontro às determinações da
Constituição Federativa do Brasil, da Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
A infra-estrutura para os serviços de gestão arquivística na Universidade
apresenta uma série de problemas, que refletem na qualidade dos documentos
produzidos, na organização, preservação e acesso desses documentos.
33
Em 1989 a Deliberação CONSU A- 39/89 criou o Sistema de Arquivos da Unicamp, em 1995 houve uma reformulação
criando o Conselho Consultivo do SIARQ, formado por professores representantes das áreas administrativas e
acadêmicas da Universidade.
34
Composta por representante da PRDU, Administração Geral, Procuradoria Geral e Departamento de História do IFCH.
35
Um exemplo é a Tabela de Temporalidade de Documentos dos Institutos e Faculdades, publicada em DOE em
dez/2000 (http://www.unicamp.br/siarq/publicacoes/normas_regulamentos.html)
36
Encontra-se em revisão as Tabelas de Temporalidade dos Institutos e Faculdades, por Comissão da FCM; as Tabelas
de Temporalidade de Documentos Administrativos, por Comissão da DGA; Em elaboração o Plano de Classificação de
Funções e Documentos; as Instruções normativas para Protocolos e Arquivos; Instruções para produção de documentos;
Instruções para digitalização e armazenamento de documentos digitais.
Page 11
Para se planejar a gestão de documentos digitais, há de se entender o
tratamento dado pelas unidades e órgãos aos documentos convencionais,
porque as funcionalidades necessárias são basicamente as mesmas, carecendo
fortemente de instrumentos de gestão arquivística bem definidos, pessoal
capacitado e infra-estrutura tecnológica de suporte.
Há unidades e órgãos que tem uma área administrativa bem definida e
que realiza as atividades de expediente, protocolo e arquivo de forma
centralizada, tornando-se referência para as questões arquivísticas locais
37
. Em
outras, estas atividades estão diluídas em outras áreas da administração, como
por exemplo, o serviço de Protocolo vinculado as atividades de gerência de
recursos humanos.
Há necessidade de se estruturar essas áreas, criando identidade e
competência para que a gestão de documentos arquivísticos seja feita com
qualidade. São áreas que dinamizadas e capacitadas podem ser orientadoras
das atividades arquivísticas de toda a unidade com acompanhamento técnico do
Arquivo Central do SIARQ.
Os depósitos de arquivos normalmente são problemáticos para as
unidades e órgãos por falta de espaço físico. Muitas vezes, falta justamente a
competência para fazer a gestão de eliminação baseada em tabelas de
temporalidade o que aliviaria os problemas.
O Arquivo Central recebe documentos que ficam guardados por longo
prazo e recolhe os documentos permanentes. Fazendo as eliminações e os
recolhimentos previstos na tabela de temporalidade, realiza a gestão de
documentos. Atualmente este trabalho está limitado aos processos
38
e
documentos avulsos da Reitoria.
Fazendo um paralelo com a gestão de documentos arquivísticos
convencionais, as unidades e órgãos também têm criado depósitos ou
repositórios para documentos digitais, com mecanismos locais para acesso e
37
São exemplos: Faculdade de Educação, Faculdade de Engenharia Agrícola, Faculdade de Ciências Médicas etc., que
estruturaram seus Arquivos Setoriais conforme consta do Art. 29 da Deliberação A-8/95;
38
Processos – unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma
ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível. (Autuados e gerenciados pelos
Protocolos das unidades e órgãos, sob coordenação central do SIARQ).
Page 12
organização. Há que se mapear esses arquivos digitais para se ter uma real
idéia de sua grandeza, de modo a permitir avaliações para implementação de
projetos de gestão arquivistica corporativos, visando a preservação das
informações essenciais à Universidade, por longo prazo. Pressupõe-se que
sejam inúmeros os diretórios com cópias e originais de documentos, nem
sempre necessários e válidos sob o ponto de vista informativo e probatório. Um
exemplo para se refletir é a permanência de cópias de documentos produzidos
nos computadores desnecessariamente, com custos altos de manutenção e
ampliação de memória, de back-ups, seguranças etc., uma vez que impressos e
assinados se tornam originais válidos e autênticos guardados em depósitos
convencionais, em processos ou dossiês.
A gestão de eliminação é tão importante no mundo digital quanto no
convencional para aliviar depósitos digitais. E isso se faz a partir da aplicação
dos mesmos instrumentos de gestão arquivística: planos de classificação para
organizá-los e tabelas de temporalidade para definir tempo de guarda e destino.
O mesmo se aplica aos sistemas eletrônicos corporativos, mantidos pelo
Centro de Computação (CCUEC) que guardam dados dos processos de
negócios a que dão suporte, constituindo-se em gigantescos depósitos
arquivísticos digitais.
O principal e mais importante sistema em funcionamento na Unicamp que
permite o gerenciamento e o acesso de documentos, utilizado por todas as
unidades e órgãos é o Sistema de Protocolo e Arquivo, implantado em 1994,
para gerir processos e expedientes e hoje integra 125 protocolos e 50 arquivos
sob a coordenação integral do SIARQ, desde 2004
39
.
Por ser pioneiro, acumula larga experiência em gestão arquivística
integrada e compartilhada entre todas as unidades. É um sistema que precisa de
atualização tecnológica (web) e que deverá servir de base para o controle de
documentos avulsos (não processos) e documentos arquivísticos digitais
capturados por produção ou digitalização, transformando o num Sistema de
Gestão Arquivistica de Documentos (SIGAD/UNICAMP).
Até essa data a coordenação central era feita pela DGA, com a participação do SIARQ.
39
Page 13
Outro sistema de gestão é o Sistema de Arquivos Históricos da Unicamp -
PESQUISARQH, desenvolvido pelo CCUEC, SIARQ/UNICAMP e Arquivo
Edgard Leuenroth (AEL) para fazer a gestão de documentos que estão na fase
permanente e que são utilizados para a pesquisa científica, em funcionamento
desde 2005, aberto para o uso de todos os centros de documentação da
Unicamp
40
. Deverá integrar o Sistema de Biblioteca Digital e demais sistemas do
SBU por atenderem o mesmo objetivo: pesquisa.
Algumas unidades e órgãos da Unicamp dispõem de sistemas eletrônicos
locais de gestão de documentos arquivísticos, referenciais e de texto completo
digital, que atendem os serviços de recebimento e encaminhamento das
expedições de documentos. O AC/SIARQ conheceu esses sistemas locais
41
em
funcionamento, para incluir seus requisitos no projeto de atualização do Sistema
de Protocolo.
O Sistema de Bibliotecas (SBU) tem armazenado documentos
arquivísticos em suas bases de dados ou full text. O Sistema Biblioteca Digital
mantém no formato digital as teses, dissertações e artigos científicos produzidos
pela Universidade. Usa como base um software livre criado no CCUEC e
customizado por equipe da Biblioteca Central. A base de dados Acervus mantém
também informações referenciais de documentos científicos produzidos pela
Unicamp. Cabe, portanto, um trabalho conjunto SIARQ e SBU para integrar a
gestão desses documentos e as providências de preservação por longo prazo.
c. Integração de Sistemas de Gestão
Ideal que os sistemas que tratam de documentos arquivísticos
implantados nas unidades e órgãos, sejam absorvidos ou integrados ao
SIGAD/UNICAMP para que haja compartilhamento de operações arquivísticas,
informações e documentos.
Os sistemas da biblioteca deverão ser
compartilhados a partir da implementação de protocolos e portal corporativo no
que tange ao acesso.
40
Participam do Sistema: Centro de Documentação Alexandre Eulálio do Instituto de Estudos da Linguagem; Arquivo
Histórico do Centro de Lógica e Epistemologia e História da Ciência (estão em fase de teste para entrada no Sistema).
41
Sistemas do Gabinete do Reitor, Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário, Escola de Extensão, Prefeitura do
Campus e Procuradoria Geral.
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Quanto ao repositório o SIGAD/UNICAMP deverá prever um módulo de
gerenciamento de armazéns digitais formados a partir de procedimentos
técnicos e administrativos determinados pelos gestores de documentos e de
tecnologia da informação da Universidade.
d. Segurança dos sistemas
O CCUEC é responsável pela segurança da rede e dos sistemas
corporativos da Unicamp. As unidades e órgãos são responsáveis pela rede
local e pela segurança de seus sistemas locais.
A preservação de documentos digitais implica em requisitos de segurança que
permitam a confiabilidade e a certificação de autenticidade, tais como trilhas de
auditoria, procedimentos para reformatações, rejuvenescimento de mídias,
migrações, administração de repositórios digitais.
5. Contexto Externo de Preservação Digital
Por meio de pesquisas e da própria participação de membros do GDAE
em fóruns e comissões externas pode-se destacar os projetos:
a) Eventos sobre a gestão e a preservação digital – Os inúmeros eventos
realizados tratando do documento digital: segurança, acesso, armazenamento,
gestão eletrônica etc. denota uma preocupação generalizada. O GDAE
participou de aproximadamente 20 palestras e cursos em eventos no Brasil, em
universidades e instituições públicas governamentais
42
, levando temas relativas
a necessidade de se preservar documentos digitais e as experiências da
Unicamp. Realizou fóruns permanentes junto a Coordenadoria Geral da
Universidade e Coordenadoria de Relações Institucionais (CGU/CORI) e já tem
agendado outras participações para 2007 e coordenou a primeira mesa sobre o
tema, no Simpósio Nacional de Bibliotecas Digitais, promovido na Unicamp.
Instituições: INPE, Câmara dos Deputados, Associações de Arquivistas e Bibliotecários, Tribunal Superior de Justiça.
Arquivo Nacional, SENAC, ARQ-SP, SAESP, FIOCRUZ, Casa de Rui Barbosa etc. Eventos: Congresso Brasileiro de
Arquivologia, Congresso de Arquivologia do Mercosul, Cenadem, Simpósio Nacional de Bibliotecas Digitais.
42
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b) No Brasil – A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ,
órgão encarregado de preparar diretrizes para a gestão e a preservação de
documentos arquivísticos no Brasil, é a instituição que tem pesquisado mais
profundamente a gestão e a preservação por longo tempo de documentos
digitais, com abordagem arquivística. O GDAE participa com dois membros
nessa Câmara, tendo auxiliado na produção da Carta de Preservação Digital,
Glossário de Termos, duas resoluções
43
e do Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ)
44
.
c. Projetos de Gestão de Documentos Arquivísticos do Exterior - Os
projetos em andamento no exterior considerados mais relevantes pelo GDAE
por considerarem a manutenção da confiabilidade e autenticidade dos
documentos tendo como base a gestão arquivistica são:1 Universidade de
British Columbia (UBC) do Canadá; o InterPARES eo MoReq.
6. Propostas do grupo:
As propostas se basearam nos estudos desenvolvidos, nas experiências
da Unicamp na área de gestão arquivistica de documentos de arquivo e
sistemas de gerenciamento e precisam de análise e elaboração de projetos para
implementação de projetos institucionais de curto, médio e longo prazos.
Padrões e normas objeto do GDAE serão definidos na medida em que os
projetos forem implementados.
6.1 Criação de um Programa para Gestão de Documentos no
Planes/UNICAMP - Propor àCOPEI a criação de um programa específico para
abranger linhas que reflitam atividades, ações e projetos referentes a gestão de
documentos de uma forma geral e em especial a de documentos digitais,
existentes no Planes/2004 ou a serem criadas, dada a relevância do tema para
a universidade em seus processos administrativos e acadêmicos.
43
Carta publicada pelo Arquivo Nacional; Resoluções CONARQ nº 20 e nº 24 que tratam da gestão e recolhimento de
documentos arquivísticos digitais.
44
Documento que servirá de referência para desenvolvimentos de GED com preocupação em preservação arquivística.
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6.2 Formulação de política e instruções de gestão e preservação
arquivística de documentos - Formular a adequação de políticas, instruções e
procedimentos com o objetivo de normatizar e orientar o gerenciamento
arquivístico de documentos digitais na sua especificidade e fornecer a
autoridade gerencial necessária para sua implementação. Propõe-se que sejam
formulados os seguintes atos legais para disporem sobre:
Instrumentos de gestão de documentos: Tabelas de temporalidade de
documentos e Planos de classificação de atividades, para uso da gestão de
documentos digitais.
Procedimentos do processo de gestão de documentos arquivísticos: captura,
protocolo, tramitação, acesso, avaliação, arquivamento e administração de
repositórios digitais, para uso das unidades e órgãos;
Produção de documentos arquivísticos digitais, para manutenção de
confiabilidade e autenticidade;
Estruturação, atribuições e procedimentos de repositórios digitais para darem
suporte a gestão arquivistica de documentos.
6.3 Grupo Técnico Assessor - Criar grupo técnico multidisciplinar, com a
competência de implementar as propostas formuladas pelo GDAE, bem como
estabelecer planos e medidas complementares. Integrar profissionais da
informática, de gestão documental e de gestão acadêmica e administrativa da
Universidade em projetos.
6.4 Infra-estrutura para a gestão e preservação de documentos
arquivísticos digitais - Implantar área técnica, com infra-estrutura tecnológica,
de serviço e de pessoal, no Arquivo Central/SIARQ com responsabilidades bem
definidas para o gerenciamento e a preservação de documentos digitais de
longo prazo.
Dotar a universidade de infra-estrutura física e lógica de repositórios digitais para
armazenamento de documentos arquivísticos capturados ou produzidos pelos
sistemas de informação da universidade, considerando critérios de gestão e
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preservação de documentos arquivísticos digitais que garantam a confiabilidade,
a autenticidade e a acessibilidade dos mesmos por longo prazo.
45
6.5 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - Dotar a
universidade de um sistema informatizado de gestão arquivística de
documentos, amplo e integrado a fim de viabilizar a captura, o registro, o
controle, a tramitação, o arquivamento, a eliminação, a preservação e o acesso
de documentos digitais e convencionais para que seja utilizado por todas as
unidades e órgãos, que apóie a execução das práticas previstas nas políticas e
procedimentos.
Somente armazenar documentos digitais em redes de forma estruturada não
substitui o sistema de gestão e de controle de armazenamento. Até que tal
sistema esteja disponível, é recomendável, entre diversas outras ações,
implantar práticas educativas que levem a uma melhor racionalidade na forma
como os arquivos são armazenados e compartilhados, como também,
estabelecer um esquema de convenções para a nomenclatura dos mesmos.
Estas ações permitirão uma especificação mais efetiva dos requisitos do sistema
de controle e armazenamento dos documentos digitais em aspectos tais como:
captura sistemática dos documentos digitais associados aos seus metadados,
segurança e controle de acesso. O GDAE propõe como ações:
Adaptação do Sistema de Protocolo de modo a incorporar os requisitos de
gestão arquivistica de documentos digitais (e-ARQ)
46
e o gerenciamento de
outros tipos de documentos além de processos;
Adaptação dos sistemas de informação corporativos (produtores de
documentos) e/ou de interesse institucional de modo a incorporar os requisitos
do e-ARQ para produção, acesso e preservação de documentos digitais por
longo tempo;
45
Como por exemplo as recomendações sugeridas pelo projeto InterPARES nas publicações: Eletronic
Records: their nature ,reliability and authenticity; The long term preservation of authentic eletronic
records: findings of InterPARES Project
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, aprovado pelo Conselho
Nacional de Arquivos. Rio de Janeiro, 2006.
46
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Desenvolvimento dos módulos do PESQUISARQH relacionados ao
monitoramento da preservação de documentos digitais e a integração com os
demais sistemas de informação da Unicamp.
6.6 Programa de Disseminação, Sensibilização e Capacitação - Implantar de
forma ampla na Universidade, programa de disseminação e sensibilização dos
aspectos envolvidos na criação, gerenciamento e preservação de documentos
digitais. O programa deve cobrir, entre outras questões: importância dos
documentos, quais documentos digitais são arquivísticos, práticas para a
captura de documentos digitais, segurança, captura de metadados apropriados,
responsabilidades envolvidas, direitos autorais, tratamento de documentos
gerados por terceiros, integração entre a gestão de informação e a gestão de
documentos, comércio eletrônico, gestão de conteúdos de sites e avaliação das
tecnologias disponíveis.
6.7 Linha de Pesquisa na Unicamp - Estimular a criação de uma linha de
pesquisa ou projeto acadêmico, para estudar as questões relacionadas à
gestão, a preservação e o acesso de documentos digitais, com a profundidade e
a abrangência necessárias e requeridas pela temática, como o modelo da
Universidade de British Columbia no Canadá (UBC).
6.8 Intercâmbio - Estimular a participação da Universidade em comitês e
projetos de gestão e preservação de documentos digitais nacionais e
internacionais, para que os seus profissionais possam acompanhar
continuamente, os resultados de estudos, trocar experiências e implementar
soluções atualizadas. Exemplos: continuidade da participação da Unicamp na
CTDE do CONARQ; participação no Projeto InterPARES – fase 3, a convite do
Arquivo Nacional
47
Conclusão
47
Convite oficial do Arquivo Nacional de janeiro de 2007 aceito pelo Magnífico Reitor conforme oficio
GR 37/2007, de 09 de fevereiro de 2007.
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Elaborar normas que determinem padrões básicos para a gestão, a
preservação e o acesso de documentos arquivísticos em meio eletrônico,
gerados em cumprimento das funções da Unicamp, a serem utilizadas pelos
órgãos e unidades na produção e/ou na gestão de sistemas informatizados, foi o
objetivo estabelecido ao GDAE.
Todavia, após estudos na literatura, em fóruns acadêmicos e a
participação na Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, o GDAE concluiu
que a elaboração de normas para determinação de padrões é um aspecto que
deve ser implementado dentro de um conjunto mais amplo de estratégias e
ações que incluem questões que vão da política à implantação de sistemas e
repositórios digitais. Isso se deve as especificidades do documento digital em si
e de seu gerenciamento, tais como
48
:
� Documento digital não é virtual: está fixado em um suporte (disco rígido e
mídias).
� Conteúdo e suporte são entidades separadas: o documento não se define
pela mídia (disquete, CD).
� O documento digital é um objeto físico (suporte), lógico (software e
formatos) e conceitual (conteúdo).
� Fragilidade intrínseca do armazenamento digital: degradação física do
suporte.
� Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e
formatos.
� Instabilidade: dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos.
Estes aspectos representam desafios para manutenção por longo prazo
de documentos confiáveis e autênticos que permitam sustentar os fatos que
atestam, serem o que dizem ser e que são livres de adulteração ou quaisquer
tipos de corrupção. Desse modo, gerenciar e preservar documentos digitais é
complexo e representa um desafio para a instituição, e o sucesso dependerá
fundamentalmente da:
48
Margareth da Silva e Carlos Augusto Silva Ditadi, Arquivo Nacional
Page 20
� Implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos;
� Dotação de infra-estrutura tecnológica e material;
� Alocação e capacitação contínua de profissionais;
� Identificação dos documentos arquivísticos digitais dentre as informações
e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital;
� Implantação de um programa de gestão arquivística de documentos único
para os convencionais e os digitais;
� Participação dos profissionais da administração, de arquivo e da TI na
concepção, do projeto, implantação e gerenciamento dos sistemas
eletrônicos de gestão de documentos e demais medidas tecnológicas.
Por isso mesmo, enfatizamos, a importância da criação de mecanismos
permanentes para lidar com a questão digital, assim como o alinhamento das
propostas ao Planes/Unicamp.
Isto significa que todo o conjunto administrativo, e também docente e
discente, precisará ser sensibilizado para as questões digitais, de modo a que a
capilaridade das ações atinja todos os membros da comunidade universitária.
Para isso, serão essenciais as estratégias de capacitação contínua, tendo em
vista a própria dinâmica da tecnologia digital em constante mutação. Por fim,
este grupo procura preparar a Universidade para os ingentes desafios de uma
verdadeira revolução tecnológica em curso.
Referências
ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP (AC/SIARQ-
UNICAMP). Padronização de documentos eletrônicos. Relatório final de
atividades GDAE. Disponível em: <
http://www.unicamp.br/siarq/doc_eletronico/
>
Acesso em: 23 ago. 2007
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). Publicações digitais.
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística
de Documentos: e-ARQ. Disponível em: <
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
>
Acesso em: 23 ago 2007.
______. Composição. Câmaras técnicas. Câmara técnica de documentos
eletrônicos. Disponível em:
em: 23 ago 2007.
Page 21
INTERNATIONAL RESEARCH ON PERMANENT AUTHENTIC RECORDS IN
ELECTRONIC SYSTEMS (InterPARES). InterPARES 2 Project. Disponível em:
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS (UNICAMP). Procuradoria Geral.
Portarias
GR.
Portaria
GR
nº
104/2003.
Disponível
em:
ago. 2007.
