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Digitalização REGISTRADA de Documentos Originais
Se a legislação obriga a guarda de doctos. por
longo prazo, o que fazer se só digitalizá-los não
atende à obrigação legal de guarda dos
originais?
do docto. original do suporte ‘papel’ para digital
e seu REGISTRO p/ guarda permanente e
consulta, preservados como originais, com valor
jurídico de original autêntico, não como cópia
autenticada, digitalizada ou microfilmada.
Um docto.
Registrado em Cartório de Registro de Títulos e Documentos fica sujeito à guarda e conservação perpétua, com fé pública ofertada pelo Estado, através dos Oficiais de RTD.
Com o documento original (papel) transformado em documentooriginal autêntico trasladado, tem-se uma guarda inteligente, juridicamente válida, com MUITAS VANTAGENS:
- valor jurídico de autenticidade do original por Oficial de RTD;
- fim do gasto fixo crescente (espaço/mensalidade);
- fim de tabelas de temporalidade, pois será guardado p/ sempre;
- múltiplos back-ups do original por outro original eletrônico legal;
- traslado do suporte digital para o suporte físico, com valor jurídico;
- eliminação de autenticação de cópias dos originais;
- fim da distribuição física de doctos, dentre outras.
I- O que é um DOCUMENTO ORIGINAL AUTÊNTICO ?
O formalismo e solenidadedo docto. original registrado tem sua autenticidade assegurada por
Oficial de RTD, conforme a Lei Federal 6.015/73.
Lei 6.015, 31/12/73: Art. 142. O
registro integral (*)
dos documentos consistirá na
trasladação
dos mesmos,
com a mesma ortografia e pontuação, com referência às
entrelinhas ou quaisquer acréscimos, alterações, defeitos ou
vícios que tiver o original apresentado, e, bem assim, com
menção precisa aos seus característicos exteriores e às
formalidades legais, podendo a transcrição dos documentos
mercantis, quando levados a registro, ser feita na mesma
disposição gráfica em que estiverem escritos, se o
interessado assim o desejar.
(*)
100% do conteúdo do docto. original autêntico (papel)
II- O que é um DOCUMENTO ORIGINAL AUTÊNTICO TRASLADADO?
Os Cartórios de Registro de Títulos e Documentos não precisam guardar os
documentos originais em papel fisicamente. Nem podem e nem devem, uma vez
que têm que garantir a perpetuidade dos documentos!
Os Oficiais de RTD podem se valer juridicamente da tecnologia para apoio às
suas atribuições legais, no caso, o TRASLADO de documentos para a guarda e
preservação. Este traslado se dará através da digitalização.
Lei 8.935, de 18/11/94: Art. 41º - Incumbe aos notários e aos oficiais de registro praticar,
independentemente de autorização, todos os atos previstos em lei necessários à
organização e execução dos serviços, podendo, ainda, adotar sistemas de
computação, microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução..”
Observação: documento original autêntico trasladado por Oficial de RTD
não pode ser confundido com cópia autenticada por Tabelião de Notas,
digitalizada ou em papel, pois cópia será sempre cópia, mesmo que
autenticada. Nada supera a autenticidade do docto. original registrado!
III- O registro do DOCUMENTO ORIGINAL AUTÊNTICO TRASLADADO
1- O processo começa com um REQUERIMENTO do cliente para o Cartório de RTD:
O Cliente vem requerer ao Oficial de RTD o registro com arquivamento dos
doctos. originais, na forma do art. 132, inc. III e par. 1º. do art. 161, da Lei
6.015/73.
2- O Oficial de RTD registra como segue e emite a CERTIDÃO DE REGISTRO:
Oficial de Registro de Títulos e Documentos e Civil
de Pessoa Jurídica
Certifico que me foram apresentados, para registro, conf. art. 132, inc. III, da
Lei 6.015/73, os respectivos documentos originais, e DVDs contendo tais
doctos. originais digitalizados pela IMAGE ONE a partir dos originais do
Cliente, para guarda e conservação, conf. art. 161, par.1º, da Lei 6.015/73.
Oficial de Registro de Títulos e Documentos e
Civil de Pessoa Jurídica
CERTIDÃO DE REGISTRO – Cartório de Registro de Títulos e Documentos
Certifico e dou fé, que revendo arquivo deste registro, encontrei sob no. 9.999,
doctos. cujas N pág. Compõe o teor desta certidão, por mim assinada
eletronicamente, tendo o mesmo valor dos respectivos originais, para todos os
fins de direito, seja em juízo ou fora dele, conf. Art. 217, Lei 10.460/02, Art. 161, Lei
6.015/73 e MP 2200/01
Assinatura Digital (ADcode versão 1000)
Hash do documento: 098uncq3i9jfcnqp38947598nc
Hash assinado: ljbwiuuim;oiuap87ew5fwu89vfijhkpo
Certificado Digital Número: 60c7bdb98370d81329i0dk
Emissor: AC Certisign SRF
Status: válido, não expirado e não revogado
Validade Inicial: dd/mm/aa final: dd/mm/aa
Atenção: p/ consultar a certidão em www.portaldedocumentos.com.br , informe:
Número da certidão: XXXX Número do certificado: yyyy data e hora de emissão:
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IV- A consulta do DOCUMENTO ORIGINAL AUTÊNTICO TRASLADADO
Índices
relacionados à imagem do
documento original
autêntico trasladado
são inseridos num software de GED:
(Gerenciamento Eletrônico Doctos)
O docto. original autêntico trasladado pode ser consultado, com valor de
original, em computador ou pode ser retornado ao papel, desde que
acompanhado da certidão registral:
+
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V- Idéia de Retorno do Investimento (ROI)
1- Preço por caixa BOX - só armazenamento
R$ 0,95
2- Preço por solicitação + movimentação da caixa
R$ 3,35
3- Preço por movimentação de cada documento
R$ 0,34
4- Preço da cópia (papel/digital/fax)
R$ 0,15
Estatística Métricas de Mercado por ANO
A- quantidade média de documentos por caixa
1.000
B- 15% de doctos. são consultados por caixa/ano
150
C- 1 caixa é movimentada ao menos 4 vezes por ano
R$ 13,40
D- Custo da consulta dos 15% ao ano
R$ 51,00
E- Custos da entrega dos 15% consultados
R$ 22,50
F- Custo para armazenar 1 caixa por 1 ano
R$ 11,40
F1- Custos estimados p/ 1 docto/ano (C+D+E+F) / A
R$ 0,10
M- Preço da digitalização registrada/doc. (pg. só 1 x)
R$ 0,25
N- Prazo do ROI (em anos)
2,5
VI- Por onde iniciar a Digitalização Registrada dos doctos. originais
+
+
1 DVD = 100.000 dcts.
TRIAGEM
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