IBM - Pequenas e Médias Empresas - Ofertas IBM Express Advantage - Solução – Viaflow - Brasil

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Solução Ecológica para Gerência de Documentos - Viaflow
Se a legislação obriga a guarda de documentos por longo prazo, o que fazer se só digitalizá-los não atende à obrigação legal de guarda dos originais?


Visão geral

A Viaflow, em parceria com a IBM, passa a representar a solução de Digitalização Registrada® , desenvolvida pela IMAGE ONE. Essa solução contempla, além da guarda e preservação dos documentos do acervo com valor de original no meio eletrônico, a redução de custos operacionais, do tempo de espera para localizá-los e a vantagem de trafegá-las no mundo eletrônico com validade jurídica.

A Digitalização Registrada® com fé pública é o processo pelo qual todos os documentos do acervo documental em papel são migrados para o meio digital e registrados em Cartório De Registro De Títulos E Documentos – RTD, para fins de guarda e conservação perpétua de seu conteúdo, conforme preceitua o art. 127, inc. VII da Lei Federal 6.015/73, combinado com o art. 142, e art. 41 da Lei Federal 8.935/94.

Os documentos podem voltar ao papel, sempre que necessário, com valor de original se acompanhado da respectiva Certidão de Registro. A consulta aos documentos é feita pelo GedFlow, um software com base de desenvolvimento IBM – DB2 Content Management, que permite o gerenciamento de documentos (digitais e digitalizados) de forma eletrônica, com controle de acesso por usuário e tabela de temporalidade.

O projeto pode ser aplicado para documentos de Recursos Humanos, Contratos, Bobinas (PDV), Notas Fiscais, Prontuários, Plantas de Engenharia, Livros Contábeis (diário e razão), entre outros.
Responsabilidade ambiental e socialMediante autorização do cliente, trituramos o papel do acervo de forma segura, vendemos a celulose e doamos o dinheiro arrecadado para o Instituto do Câncer Infantil ou devolvemos ao cliente para fazer cartões e papel reciclável.

Curiosidade20.000 páginas representam aproximadamente 25 caixas de papel A4 e cabem em um CD.
Clique aqui e acesse podcast sobre a Solução Ecológica para Gerência de Documentos - Viaflow.

Benefícios

Eliminação de gastos mensais com guarda física de documentos;
Fim de controles de tabelas de temporalidade, pois os documentos serão guardados para sempre em Cartório de RTD;

Múltiplos backups do documento original;
Eliminação de custos com autenticação de cópias dos originais;
Fim da logística/distribuição física de documentos;
Acesso rápido aos documentos;
Compartilhamento das informações;
Documentos passam a ser corporativos e não setoriais ou particulares;
Controle total de acesso aos documentos;
Controle de versão de documentos;
Log de acesso aos documentos;
Otimização do tempo dos recursos humanos;
Retorno de Investimento (ROI) em curto espaço de tempo.