Gestão Documental e o Fazer Arquivístico
em Ambientes Empresariais
TORRIZELLA, Ana Paula Ferreira
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Resumo: Este projeto visa analisar a importância dos fazeres arquivísticos para a gestão documental
e informacional em ambientes empresariais, visto que a informação adequada às pessoas que atuam
nesses contextos é extremamente importante. Nesse sentido, pretende-se por meio da literatura
compreender os fenômenos arquivísticos relacionados à gestão documental de maneira a identificar
as principais correntes teóricas, os conceitos e definições mais importantes, bem como as tendências
da área para esse fazer.

Inicialmente será realizado um levantamento bibliográfico, em livros,
periódicos, teses, dissertações e outros tipos de fontes de informação.

A gestão documental e informacional nas organizações é extremamente importante para o seu bom funcionamento, para o desenvolvimento de atividades e tarefas, bem como para o processo decisório. Toda ação realizada no espaço organizacional produz informações, contudo nem toda informação é relevante para a organização, por isso é necessário filtrar o que é importante, assim como gerenciar àquelas que são relevantes de maneira eficiente.

As informações relevantes, portanto, devem ser coletadas no ambiente interno da organização, analisadas, tratadas e disseminadas.

É importante ressaltar que esta pesquisa contribuirá para os campos científicos da Arquivologia e da Ciência da Informação, tanto ao que tange às tipologias que compõem a gestão documental em ambientes empresariais, quanto ao que tange ao desenvolvimento de métodos e técnicas arquivísticas, demonstrando a importância dos estudos arquivísticos junto à gestão documental no ambiente empresarial.


1 INTRODUÇÃO
A informação se tornou indispensável para a realização das atividades
cotidianas de uma empresa, visto que se tornou uma grande aliada para o processo
decisório organizacional. A massa documental quando é gerenciada, tratada,
armazenada e acessível de forma eficiente, torna-se um instrumento de melhoria de
desempenho, de aumento de competitividade, bem como de maior eficácia obtida
através dos resultados das tomadas de decisão.

A organização necessita comprovar as suas atividades, ações, tomadas de
decisão etc., por isso a gestão documental é tão importante, visto que as
informações orgânicas têm papel fundamental e, nesse sentido, a prática arquivística
se faz necessária em ambientes organizacionais.

Segundo Moreno (2007, p.13), no Brasil, o direito à informação é constitucional, mas alguns administradores desconhecem a importância das informações, principalmente, os que atuam em
organizações públicas, contudo, a informação está se tornando, cada vez mais,
imprescindível.

A preservação do patrimônio documental é fundamental nas organizações,
quanto maior é a produção de informação, mais a gestão documental e os arquivos
se tornam estratégicos para o gestor de organizações. Um tomador de decisão pode
buscar informações de situações já ocorridas, a fim de analisar e tomar a melhor
decisão, a partir do que foi realizado antes.


A forma como a informação se encontra, também, faz muita diferença,
porquanto ela tem que ser selecionada, coletada, tratada, processada, armazenada
e gerenciada de forma eficiente, visando dar acessibilidade e usabilidade aos
usuários da organização, pois quanto mais fácil e rápida a recuperação da
informação, mais ágil será a tomada de decisão ou usá-la para a resolução de
problemas organizacionais.

O volume das informações produzidas tanto internamente a organização,
quanto externamente a ela, aumenta dia após dia, porém esse crescimento
informacional nem sempre é útil para o processo decisório. Analisar e avaliar
eficientemente os pontos fortes e fracos da organização, assim como analisar e
avaliar as ameaças e as oportunidades podem ajudar a mudar o que for necessário
para desenvolver a empresa, a fim de obter vantagem competitiva no mercado.


A gestão da informação e, mais especificamente, a gestão documental é um
instrumento de estratégico para o processo de tomada de decisão.
Miranda (1999, p.289) explica que a informação estratégica pode estar
vinculada ao cliente, concorrente, cultura, demografia, ecologia, economia,
fornecedor, política, legalidade, sindicalismo, medidas socioeconômicas e
tecnologias, ou seja, levantar e avaliar o maior número de informação possível,
antes de qualquer ação é essencial às organizações.

A informação se torna mais ou menos importante dependendo do valor que se
agrega a ela, muitas vezes aumentando a qualidade e o grau de diferenciação, por
isso a armazenagem, preservação e gerenciamento das informações em um banco
de dados é tão valiosa.

O suporte em que se encontra a informação, também, tem
que ser analisada, porquanto a informação independente de seu suporte, é
influenciada pela evolução tecnológica e, se faz necessário, acompanhar essa
evolução, no âmbito do fazer arquivístico como exemplo, pode-se citar a
microfilmagem é um recurso muito utilizado até hoje, contudo, existem estudos que
propõem um meio mais eficiente de guarda e preservação da informação, ou seja,
são aspectos que devem ser discutidos no âmbito da gestão documental e dos
arquivos.

Tanto a gestão da informação, quanto a gestão documental contribuem para
a organização obter vantagem competitiva. A informação é um recurso indispensável
para as atividades empresarial, os tomadores de decisões trabalham, na maioria das
vezes, sobre pressão, necessitando agir com estratégias rápidas e confiáveis.

O profissional capacitado nas práticas arquivísticas tem como uma de suas funções,
atuar junto à informação de forma a disponibilizá-la com rapidez, segurança e
eficiência.


2 PROBLEMA
No âmbito empresarial é extremamente importante o registro de informações
geradas internamente, uma vez que auxilia no processo de tomada de decisões,
bem como externamente na medida em que essas informações serão coletadas,
analisadas e tratadas a fim de propiciar a empresa obter vantagem competitiva no
mercado em que atua, ou seja, as informações arquivísticas são importantes quando
organizadas, tratadas e gerenciadas, pois facilitam a disseminação e a recuperação
da informação organizacional.

As empresas, geralmente, querem e precisam melhorar os sistemas
administrativos que a perpassam, visando maior eficiência e eficácia de seus
processos administrativos organizacionais.

Além disso, as mudanças tecnológicas que impactam nossa sociedade
contemporânea influenciam fortemente esses mesmos
sistemas administrativos e, por conseqüência, os processos administrativos organizacionais,
cujo impacto impõe às organizações uma maneira eficaz de gerenciar a informação.

As tecnologias de informação e comunicação auxiliam na gestão da informação, pois
estas estruturam os fluxos informacionais através de bancos de dados e bases de dados o
que facilita a comunicação interna, evita ruídos e falhas que prejudicam a produção de bens
ou serviços.

Os bancos e bases de dados congregam informações/documentos desde a
geração, coleta, procedimentos, armazenamento e recuperação, ou seja, quanto mais bem
gerenciado for melhor será a recuperação e o uso da informação/documento. Como a
informação influi diretamente no processo decisório e, conseqüentemente, na vantagem
competitiva organizacional, não se deve gerenciar a informação de qualquer maneira e,
também, é preciso levar em consideração a questão do suporte informacional, uma vez que
não é possível prever de que forma ocorrerão as evoluções desses suportes informacionais,
bem como é necessário considerar que as informações orgânicas não podem se perder no
espaço organizacional.

A má gestão documental é fator crítico para a organização, visto que atrasa seu
desenvolvimento e acarreta prejuízos em todas as áreas, principalmente, nas áreas
administrativa, financeira e da qualidade. Por isso, a informação deve estar em uma forma
adequada, confiável e acessível, de forma que os administradores possam contar com um
recurso que os ajudará a estruturar metas e a resolver problemas da empresa. É
extremamente significativo trabalhar a importância da informação no âmbito da empresa,
muitos administradores desconhecem essa importância e acabam prejudicando as
atividades e as tarefas organizacionais.
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A informação é essencial em toda empresa, mas apesar da grande produção de
informações, nem todas são importantes e válidas para o crescimento da organização, por
isso a necessidade de separar o que, de fato, será útil. Aplicar a gestão informacional faz
com que haja uma menor perda de informações fundamentais, diminuindo a dispersão dos
fluxos documentais, podendo colocar a empresa à frente de seus concorrentes.

Nesse contexto, defende-se que a não gestão documental e informacional trazem
problemas prejudiciais e irreversíveis à empresa, e quando há uma gestão adequada
dessas informações, esses problemas tendem a ser menores ou amenizados, assim como
contribui para a evolução e crescimento organizacional.

3 JUSTIFICATIVA
Este projeto visa analisar a importância dos fazeres arquivísticos para a
gestão documental e informacional em ambientes empresariais, visto que a
informação adequada às pessoas que atuam nesses contextos é extremamente
importante.
A gestão da informação e a gestão documental utilizam métodos, técnicas e
tecnologias de informação e comunicação, a fim de resolver ou amenizar os
problemas informacionais que uma determinada empresa pode ter. Esta pesquisa
propõe buscar analisar a literatura e estudos de casos, de forma a compreender de
que forma os fazeres arquivísticos são relevantes para o setor empresarial.
Os fazeres arquivísticos envolvem desde ações diretamente vinculadas a
manter uma cultura organizacional voltada à gestão documental, bem como pode
contribuir de forma positiva, auxiliando no desenvolvimento de atividades e tarefas
organizacionais, propicia uma condição mais favorável à obtenção de vantagem
competitiva sobre a empresa concorrente e na construção de conhecimento
organizacional para a tomada de decisão. Além disso, a gestão documental contribui
para a memória organizacional, visto que a empresa passa a ter um acervo
selecionado sobre a história institucional, tecnológica e social.
É importante ressaltar que esta pesquisa irá contribuir para o campo científico
da Arquivologia e da Ciência da Informação, tanto no que tange às tipologias que
compõem a gestão documental em ambientes empresariais, quanto no que tange ao
desenvolvimento de métodos e técnicas arquivísticas, demonstrando a importância
dos estudos arquivísticos junto à gestão documental no ambiente empresarial.
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4 OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GERAL
Analisar a importância dos fazeres arquivísticos para a gestão documental e
informacional em ambientes empresariais.
4.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS
a) Compreender a gestão da informação através de uma abordagem
conceitual;
b) Compreender a gestão documental através de uma abordagem conceitual;
c) Verificar quais são os fazeres arquivísticos aplicados à gestão da
informação e à gestão documental;
d) Identificar modelos de gestão da informação e de gestão documental
aplicados em ambientes empresariais;
e) Analisar a relação desses modelos de gestão com os fazeres arquivísticos
anteriormente identificados.
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5 REFERENCIAL TEÓRICO
5.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO
A gestão da informação é muito importante para as organizações
empresariais, tanto para manter uma estrutura organizada, quanto para obter
vantagem competitiva sob suas concorrentes. A falta de uma estrutura informacional
organizada impede, principalmente, que haja uma boa comunicação entre os
diferentes setores, dificultando o desenvolvimento de atividades e tarefas, bem como
a tomada de decisão. Para haver maior competitividade é necessária criatividade,
reagir rapidamente às mudanças, bem como saber utilizar da melhor maneira
possível a informação e o conhecimento organizacional. As organizações devem
gerenciar a informação de forma integrada, a fim de usá-la no momento da tomada
de decisão e compartilhar a informação gerada internamente.
A gestão estratégica da informação é fundamental para as
organizações se tornarem competitivas. A falta de uma estrutura
organizacional sensível e atenta à gestão da informação impede a
sinergia entre os diferentes setores, tanto em virtude do excesso
como da falta de informação, ou mesmo o acesso de forma
inadequada aos conteúdos informacionais pode levar os membros da
organização a trabalhar com elevados níveis de tensão e imprecisão.
(CÂNDIDO; VALENTIM; CONTANI, 2005, p.3).
Santos (2000, p.1) afirma que "O tomador de decisões necessita de
informações relevantes, mas, antes de tudo, precisa de dispositivos de filtros, pois
está exposto a uma massa infinita de informações irrelevantes, muitas delas, que ele
mesmo solicitará". Esta afirmação defende a idéia inicial apresentada, qual seja, que
a gestão da informação é fundamental em contextos organizacionais, pois só dessa
maneira que o usuário terá informação precisa, e economizará um enorme tempo na
busca do que precisa.
A organização, muitas vezes, tem uma grande dificuldade em reunir
informações externas, ou seja, informações geradas fora da empresa. Essas
informações têm que ser levadas em consideração, uma vez que podem contribuir
como um modo de avaliação entre produtor e consumidor, a organização deve estar
atenta a todas as questões críticas, por isso deve propiciar boas condições para à
tomada de decisão. Quanto mais filtrada a informação for, mais chance de o modelo
de gestão da informação estratégica dar certo.
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A cultura organizacional possibilita aos atores da organização conhecer os
padrões, modelos e regras comuns. Nesse sentido, a boa interação entre os
membros do espaço organizacional é essencial para o bom funcionamento da
empresa. Todo indivíduo que é inserido numa determinada cultura já existente,
busca necessariamente adaptar-se a fim de pertencer a um grupo. Gomes (2004,
p.4) afirma que existem seis características diferentes embutidas na cultura: valores,
crenças, atmosfera, normas, símbolo e filosofia.
Segundo Souza (s.d., p.1), na gestão da informação a maioria trata apenas de
dados e informações gerados e armazenados em computadores. Os arquivos são
tão importantes quanto os sistemas tecnológicos e, portanto, devem ser gerenciados
junto com as bases de dados da organização. Contudo, nem toda informação deve
ser tratada da mesma maneira, cada um dos componentes de um sistema de
informação tem cunho específico, as suas próprias estruturas, teorias e práticas
profissionais, ou seja, são subsistemas do sistema de gestão da informação. Toda
organização produz e recebe informações, que podem ser verbais ou registradas em
diferentes suportes como papel, fita magnética, vídeo, CD-ROM, microfilme, etc.
Toda organização no desenvolvimento de suas atividades, definidas
a partir da missão, produz e recebe informações, que podem ser
verbais ou registradas num suporte como o papel, a fita magnética, o
vídeo, o disco ótico ou o microfilme. As principais características da
informação, que estamos procurando definir, é que ela deve ser
registrada em um suporte material e ser resultado do cumprimento
da missão da organização. Esse tipo de informação recebe, então, o
adjetivo orgânico, que a diferencia dos outros tipos de informação
existentes nas organizações (SOUZA, s.d., p.2).
A principal característica da informação refere-se ao fato de que deve ser
registrada em algum tipo de suporte, e ser resultado do cumprimento da missão da
organização. Esse tipo de informação denominada de informação orgânica, é que se
diferencia dos outros tipos de informação existentes nas organizações. Nem todas
as informações arquivísticas são de caráter orgânico.
Com base na literatura consultada a gestão informacional se faz necessária
no espaço organizacional, pois facilita o processo de acesso e recuperação de
dados e informações e, conseqüentemente, auxilia no processo decisório e na
obtenção de vantagem competitiva.
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5.2 GESTÃO DOCUMENTAL
A gestão documental tem um papel fundamental nas empresas, pois nelas
existe um grande acumulo de informações produzidas diariamente, e com um
processo adequado essas informações se tornam essenciais para a estratégia
competitiva e para tomada de decisão.
Moreno (2007, p.9) explica que a informação se tornou indispensável para a
empresa, deixando de ser apenas uma fonte para ser um instrumento de
desempenho, competitividade e estratégia organizacional. A maneira com que os
documentos são gerenciados é igualmente importante. Hoje em dia a informação
está presente em todos os setores da vida humana, ela auxilia uma melhor
compreensão em relação às situações que se impõem, e em como lidar com as
dificuldades que se apresentam. No caso de uma empresa deve-se ficar atento,
tanto às influencias externas quanto aos fatores internos da empresa.
A fragmentação impede que a informação seja percebida côo recurso
fundamental da empresa. Não podendo ser observada de maneira
global, sua importância estratégica passa despercebida e a direção
da empresa não a identifica como algo que lhe seja relevante. A
administração da informação é então relegada aos “especialista” ou
simplesmente esquecida. Neste caso a informação passa a ser um
recurso potencial, mas totalmente negligente e de pouca
responsabilidade (LESCA; ALMEIDA, 1994, p.9).
A informação é necessária para iniciar, realizar e controlar as operações de
funcionamento dentro da empresa. A não gestão desses fluxos pode trazer
conseqüências como, por exemplo, a degradação do desempenho da empresa. É
importante que a empresa se mantenha informada, bem como antecipar qualquer
ação competitiva. A gestão da qualidade dos fluxos de informação tem como objetivo
obter vantagem competitiva junto ao mercado na qual atua.
Segundo Miranda (1999, p.286) através desses conceitos, observa-se a
importância de se formular ações estratégicas apoiadas na informação.
Considerando-se os recursos financeiros, humanos, tecnológicos, materiais etc.,
para a obtenção de dados e informações relevantes são fundamentais para melhorar
os sistemas organizacionais, em especial os sistemas de informações que
perpassam toda a organização. A organização deve ser constantemente monitorada
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avaliando seu próprio desempenho e comparando-se com outras empresas, assim é
mais fácil encontrar soluções para futuros problemas.
A gestão documental é necessária dentro de uma empresa, porém, os
administradores, em sua maioria, não dão o devido valor ou importância para a
informação e os documentos, fato que acaba influindo no desenvolvimento da
empresa ou até mesmo gerando graves prejuízos, por esses e outros motivos
destaca-se a gestão da informação e a gestão documental no contexto empresarial.
A gestão documental se faz presente na rotina de qualquer organização,
porquanto é necessário ter uma estrutura funcional, visto que os métodos e as
técnicas de gestão auxiliam positivamente no desenvolvimento empresarial.
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6 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
A pesquisa é do tipo bibliográfica e de natureza qualitativa. Segundo Krul,
Rhoden e Poyer (2001, p.91) a investigação bibliográfica procura explicar o
problema de pesquisa a partir da análise da literatura existente sobre o referido.
Além disso, os autores explicam que esse tipo de pesquisa pode ser realizada
independentemente ou em conjunto com outros tipos de pesquisa.
Os procedimentos metodológicos serão desenvolvidos posteriormente, de
forma que abranjam o referencial teórico necessário ao atendimento dos objetivos
propostos na pesquisa.
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