Gestão Documental e o Fazer Arquivístico
em Ambientes Empresariais
TORRIZELLA, Ana Paula Ferreira
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Resumo: Este projeto visa analisar a importância dos fazeres arquivísticos para a gestão documental
e informacional em ambientes empresariais, visto que a informação adequada às pessoas que atuam
nesses contextos é extremamente importante. Nesse sentido, pretende-se por meio da literatura
compreender os fenômenos arquivísticos relacionados à gestão documental de maneira a identificar
as principais correntes teóricas, os conceitos e definições mais importantes, bem como as tendências
da área para esse fazer.

Inicialmente será realizado um levantamento bibliográfico, em livros,
periódicos, teses, dissertações e outros tipos de fontes de informação.

A gestão documental e informacional nas organizações é extremamente importante para o seu bom funcionamento, para o desenvolvimento de atividades e tarefas, bem como para o processo decisório. Toda ação realizada no espaço organizacional produz informações, contudo nem toda informação é relevante para a organização, por isso é necessário filtrar o que é importante, assim como gerenciar àquelas que são relevantes de maneira eficiente.

As informações relevantes, portanto, devem ser coletadas no ambiente interno da organização, analisadas, tratadas e disseminadas.

É importante ressaltar que esta pesquisa contribuirá para os campos científicos da Arquivologia e da Ciência da Informação, tanto ao que tange às tipologias que compõem a gestão documental em ambientes empresariais, quanto ao que tange ao desenvolvimento de métodos e técnicas arquivísticas, demonstrando a importância dos estudos arquivísticos junto à gestão documental no ambiente empresarial.


1 INTRODUÇÃO
A informação se tornou indispensável para a realização das atividades
cotidianas de uma empresa, visto que se tornou uma grande aliada para o processo
decisório organizacional. A massa documental quando é gerenciada, tratada,
armazenada e acessível de forma eficiente, torna-se um instrumento de melhoria de
desempenho, de aumento de competitividade, bem como de maior eficácia obtida
através dos resultados das tomadas de decisão.

A organização necessita comprovar as suas atividades, ações, tomadas de
decisão etc., por isso a gestão documental é tão importante, visto que as
informações orgânicas têm papel fundamental e, nesse sentido, a prática arquivística
se faz necessária em ambientes organizacionais.

Segundo Moreno (2007, p.13), no Brasil, o direito à informação é constitucional, mas alguns administradores desconhecem a importância das informações, principalmente, os que atuam em
organizações públicas, contudo, a informação está se tornando, cada vez mais,
imprescindível.

A preservação do patrimônio documental é fundamental nas organizações,
quanto maior é a produção de informação, mais a gestão documental e os arquivos
se tornam estratégicos para o gestor de organizações. Um tomador de decisão pode
buscar informações de situações já ocorridas, a fim de analisar e tomar a melhor
decisão, a partir do que foi realizado antes.


A forma como a informação se encontra, também, faz muita diferença,
porquanto ela tem que ser selecionada, coletada, tratada, processada, armazenada
e gerenciada de forma eficiente, visando dar acessibilidade e usabilidade aos
usuários da organização, pois quanto mais fácil e rápida a recuperação da
informação, mais ágil será a tomada de decisão ou usá-la para a resolução de
problemas organizacionais.

O volume das informações produzidas tanto internamente a organização,
quanto externamente a ela, aumenta dia após dia, porém esse crescimento
informacional nem sempre é útil para o processo decisório. Analisar e avaliar
eficientemente os pontos fortes e fracos da organização, assim como analisar e
avaliar as ameaças e as oportunidades podem ajudar a mudar o que for necessário
para desenvolver a empresa, a fim de obter vantagem competitiva no mercado.


A gestão da informação e, mais especificamente, a gestão documental é um
instrumento de estratégico para o processo de tomada de decisão.
Miranda (1999, p.289) explica que a informação estratégica pode estar
vinculada ao cliente, concorrente, cultura, demografia, ecologia, economia,
fornecedor, política, legalidade, sindicalismo, medidas socioeconômicas e
tecnologias, ou seja, levantar e avaliar o maior número de informação possível,
antes de qualquer ação é essencial às organizações.

A informação se torna mais ou menos importante dependendo do valor que se
agrega a ela, muitas vezes aumentando a qualidade e o grau de diferenciação, por
isso a armazenagem, preservação e gerenciamento das informações em um banco
de dados é tão valiosa.

O suporte em que se encontra a informação, também, tem
que ser analisada, porquanto a informação independente de seu suporte, é
influenciada pela evolução tecnológica e, se faz necessário, acompanhar essa
evolução, no âmbito do fazer arquivístico como exemplo, pode-se citar a
microfilmagem é um recurso muito utilizado até hoje, contudo, existem estudos que
propõem um meio mais eficiente de guarda e preservação da informação, ou seja,
são aspectos que devem ser discutidos no âmbito da gestão documental e dos
arquivos.

Tanto a gestão da informação, quanto a gestão documental contribuem para
a organização obter vantagem competitiva. A informação é um recurso indispensável
para as atividades empresarial, os tomadores de decisões trabalham, na maioria das
vezes, sobre pressão, necessitando agir com estratégias rápidas e confiáveis.

O profissional capacitado nas práticas arquivísticas tem como uma de suas funções,
atuar junto à informação de forma a disponibilizá-la com rapidez, segurança e
eficiência.


2 PROBLEMA
No âmbito empresarial é extremamente importante o registro de informações
geradas internamente, uma vez que auxilia no processo de tomada de decisões,
bem como externamente na medida em que essas informações serão coletadas,
analisadas e tratadas a fim de propiciar a empresa obter vantagem competitiva no
mercado em que atua, ou seja, as informações arquivísticas são importantes quando
organizadas, tratadas e gerenciadas, pois facilitam a disseminação e a recuperação
da informação organizacional.

As empresas, geralmente, querem e precisam melhorar os sistemas
administrativos que a perpassam, visando maior eficiência e eficácia de seus
processos administrativos organizacionais.

Além disso, as mudanças tecnológicas que impactam nossa sociedade
contemporânea influenciam fortemente esses mesmos
sistemas administrativos e, por conseqüência, os processos administrativos organizacionais,
cujo impacto impõe às organizações uma maneira eficaz de gerenciar a informação.

As tecnologias de informação e comunicação auxiliam na gestão da informação, pois
estas estruturam os fluxos informacionais através de bancos de dados e bases de dados o
que facilita a comunicação interna, evita ruídos e falhas que prejudicam a produção de bens
ou serviços.

Os bancos e bases de dados congregam informações/documentos desde a
geração, coleta, procedimentos, armazenamento e recuperação, ou seja, quanto mais bem
gerenciado for melhor será a recuperação e o uso da informação/documento. Como a
informação influi diretamente no processo decisório e, conseqüentemente, na vantagem
competitiva organizacional, não se deve gerenciar a informação de qualquer maneira e,
também, é preciso levar em consideração a questão do suporte informacional, uma vez que
não é possível prever de que forma ocorrerão as evoluções desses suportes informacionais,
bem como é necessário considerar que as informações orgânicas não podem se perder no
espaço organizacional.

A má gestão documental é fator crítico para a organização, visto que atrasa seu
desenvolvimento e acarreta prejuízos em todas as áreas, principalmente, nas áreas
administrativa, financeira e da qualidade. Por isso, a informação deve estar em uma forma
adequada, confiável e acessível, de forma que os administradores possam contar com um
recurso que os ajudará a estruturar metas e a resolver problemas da empresa. É
extremamente significativo trabalhar a importância da informação no âmbito da empresa,
muitos administradores desconhecem essa importância e acabam prejudicando as
atividades e as tarefas organizacionais.
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A informação é essencial em toda empresa, mas apesar da grande produção de
informações, nem todas são importantes e válidas para o crescimento da organização, por
isso a necessidade de separar o que, de fato, será útil. Aplicar a gestão informacional faz
com que haja uma menor perda de informações fundamentais, diminuindo a dispersão dos
fluxos documentais, podendo colocar a empresa à frente de seus concorrentes.

Nesse contexto, defende-se que a não gestão documental e informacional trazem
problemas prejudiciais e irreversíveis à empresa, e quando há uma gestão adequada
dessas informações, esses problemas tendem a ser menores ou amenizados, assim como
contribui para a evolução e crescimento organizacional.

3 JUSTIFICATIVA
Este projeto visa analisar a importância dos fazeres arquivísticos para a
gestão documental e informacional em ambientes empresariais, visto que a
informação adequada às pessoas que atuam nesses contextos é extremamente
importante.
A gestão da informação e a gestão documental utilizam métodos, técnicas e
tecnologias de informação e comunicação, a fim de resolver ou amenizar os
problemas informacionais que uma determinada empresa pode ter. Esta pesquisa
propõe buscar analisar a literatura e estudos de casos, de forma a compreender de
que forma os fazeres arquivísticos são relevantes para o setor empresarial.
Os fazeres arquivísticos envolvem desde ações diretamente vinculadas a
manter uma cultura organizacional voltada à gestão documental, bem como pode
contribuir de forma positiva, auxiliando no desenvolvimento de atividades e tarefas
organizacionais, propicia uma condição mais favorável à obtenção de vantagem
competitiva sobre a empresa concorrente e na construção de conhecimento
organizacional para a tomada de decisão. Além disso, a gestão documental contribui
para a memória organizacional, visto que a empresa passa a ter um acervo
selecionado sobre a história institucional, tecnológica e social.
É importante ressaltar que esta pesquisa irá contribuir para o campo científico
da Arquivologia e da Ciência da Informação, tanto no que tange às tipologias que
compõem a gestão documental em ambientes empresariais, quanto no que tange ao
desenvolvimento de métodos e técnicas arquivísticas, demonstrando a importância
dos estudos arquivísticos junto à gestão documental no ambiente empresarial.
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4 OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GERAL
Analisar a importância dos fazeres arquivísticos para a gestão documental e
informacional em ambientes empresariais.
4.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS
a) Compreender a gestão da informação através de uma abordagem
conceitual;
b) Compreender a gestão documental através de uma abordagem conceitual;
c) Verificar quais são os fazeres arquivísticos aplicados à gestão da
informação e à gestão documental;
d) Identificar modelos de gestão da informação e de gestão documental
aplicados em ambientes empresariais;
e) Analisar a relação desses modelos de gestão com os fazeres arquivísticos
anteriormente identificados.
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5 REFERENCIAL TEÓRICO
5.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO
A gestão da informação é muito importante para as organizações
empresariais, tanto para manter uma estrutura organizada, quanto para obter
vantagem competitiva sob suas concorrentes. A falta de uma estrutura informacional
organizada impede, principalmente, que haja uma boa comunicação entre os
diferentes setores, dificultando o desenvolvimento de atividades e tarefas, bem como
a tomada de decisão. Para haver maior competitividade é necessária criatividade,
reagir rapidamente às mudanças, bem como saber utilizar da melhor maneira
possível a informação e o conhecimento organizacional. As organizações devem
gerenciar a informação de forma integrada, a fim de usá-la no momento da tomada
de decisão e compartilhar a informação gerada internamente.
A gestão estratégica da informação é fundamental para as
organizações se tornarem competitivas. A falta de uma estrutura
organizacional sensível e atenta à gestão da informação impede a
sinergia entre os diferentes setores, tanto em virtude do excesso
como da falta de informação, ou mesmo o acesso de forma
inadequada aos conteúdos informacionais pode levar os membros da
organização a trabalhar com elevados níveis de tensão e imprecisão.
(CÂNDIDO; VALENTIM; CONTANI, 2005, p.3).
Santos (2000, p.1) afirma que "O tomador de decisões necessita de
informações relevantes, mas, antes de tudo, precisa de dispositivos de filtros, pois
está exposto a uma massa infinita de informações irrelevantes, muitas delas, que ele
mesmo solicitará". Esta afirmação defende a idéia inicial apresentada, qual seja, que
a gestão da informação é fundamental em contextos organizacionais, pois só dessa
maneira que o usuário terá informação precisa, e economizará um enorme tempo na
busca do que precisa.
A organização, muitas vezes, tem uma grande dificuldade em reunir
informações externas, ou seja, informações geradas fora da empresa. Essas
informações têm que ser levadas em consideração, uma vez que podem contribuir
como um modo de avaliação entre produtor e consumidor, a organização deve estar
atenta a todas as questões críticas, por isso deve propiciar boas condições para à
tomada de decisão. Quanto mais filtrada a informação for, mais chance de o modelo
de gestão da informação estratégica dar certo.
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A cultura organizacional possibilita aos atores da organização conhecer os
padrões, modelos e regras comuns. Nesse sentido, a boa interação entre os
membros do espaço organizacional é essencial para o bom funcionamento da
empresa. Todo indivíduo que é inserido numa determinada cultura já existente,
busca necessariamente adaptar-se a fim de pertencer a um grupo. Gomes (2004,
p.4) afirma que existem seis características diferentes embutidas na cultura: valores,
crenças, atmosfera, normas, símbolo e filosofia.
Segundo Souza (s.d., p.1), na gestão da informação a maioria trata apenas de
dados e informações gerados e armazenados em computadores. Os arquivos são
tão importantes quanto os sistemas tecnológicos e, portanto, devem ser gerenciados
junto com as bases de dados da organização. Contudo, nem toda informação deve
ser tratada da mesma maneira, cada um dos componentes de um sistema de
informação tem cunho específico, as suas próprias estruturas, teorias e práticas
profissionais, ou seja, são subsistemas do sistema de gestão da informação. Toda
organização produz e recebe informações, que podem ser verbais ou registradas em
diferentes suportes como papel, fita magnética, vídeo, CD-ROM, microfilme, etc.
Toda organização no desenvolvimento de suas atividades, definidas
a partir da missão, produz e recebe informações, que podem ser
verbais ou registradas num suporte como o papel, a fita magnética, o
vídeo, o disco ótico ou o microfilme. As principais características da
informação, que estamos procurando definir, é que ela deve ser
registrada em um suporte material e ser resultado do cumprimento
da missão da organização. Esse tipo de informação recebe, então, o
adjetivo orgânico, que a diferencia dos outros tipos de informação
existentes nas organizações (SOUZA, s.d., p.2).
A principal característica da informação refere-se ao fato de que deve ser
registrada em algum tipo de suporte, e ser resultado do cumprimento da missão da
organização. Esse tipo de informação denominada de informação orgânica, é que se
diferencia dos outros tipos de informação existentes nas organizações. Nem todas
as informações arquivísticas são de caráter orgânico.
Com base na literatura consultada a gestão informacional se faz necessária
no espaço organizacional, pois facilita o processo de acesso e recuperação de
dados e informações e, conseqüentemente, auxilia no processo decisório e na
obtenção de vantagem competitiva.
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5.2 GESTÃO DOCUMENTAL
A gestão documental tem um papel fundamental nas empresas, pois nelas
existe um grande acumulo de informações produzidas diariamente, e com um
processo adequado essas informações se tornam essenciais para a estratégia
competitiva e para tomada de decisão.
Moreno (2007, p.9) explica que a informação se tornou indispensável para a
empresa, deixando de ser apenas uma fonte para ser um instrumento de
desempenho, competitividade e estratégia organizacional. A maneira com que os
documentos são gerenciados é igualmente importante. Hoje em dia a informação
está presente em todos os setores da vida humana, ela auxilia uma melhor
compreensão em relação às situações que se impõem, e em como lidar com as
dificuldades que se apresentam. No caso de uma empresa deve-se ficar atento,
tanto às influencias externas quanto aos fatores internos da empresa.
A fragmentação impede que a informação seja percebida côo recurso
fundamental da empresa. Não podendo ser observada de maneira
global, sua importância estratégica passa despercebida e a direção
da empresa não a identifica como algo que lhe seja relevante. A
administração da informação é então relegada aos “especialista” ou
simplesmente esquecida. Neste caso a informação passa a ser um
recurso potencial, mas totalmente negligente e de pouca
responsabilidade (LESCA; ALMEIDA, 1994, p.9).
A informação é necessária para iniciar, realizar e controlar as operações de
funcionamento dentro da empresa. A não gestão desses fluxos pode trazer
conseqüências como, por exemplo, a degradação do desempenho da empresa. É
importante que a empresa se mantenha informada, bem como antecipar qualquer
ação competitiva. A gestão da qualidade dos fluxos de informação tem como objetivo
obter vantagem competitiva junto ao mercado na qual atua.
Segundo Miranda (1999, p.286) através desses conceitos, observa-se a
importância de se formular ações estratégicas apoiadas na informação.
Considerando-se os recursos financeiros, humanos, tecnológicos, materiais etc.,
para a obtenção de dados e informações relevantes são fundamentais para melhorar
os sistemas organizacionais, em especial os sistemas de informações que
perpassam toda a organização. A organização deve ser constantemente monitorada
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avaliando seu próprio desempenho e comparando-se com outras empresas, assim é
mais fácil encontrar soluções para futuros problemas.
A gestão documental é necessária dentro de uma empresa, porém, os
administradores, em sua maioria, não dão o devido valor ou importância para a
informação e os documentos, fato que acaba influindo no desenvolvimento da
empresa ou até mesmo gerando graves prejuízos, por esses e outros motivos
destaca-se a gestão da informação e a gestão documental no contexto empresarial.
A gestão documental se faz presente na rotina de qualquer organização,
porquanto é necessário ter uma estrutura funcional, visto que os métodos e as
técnicas de gestão auxiliam positivamente no desenvolvimento empresarial.
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6 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
A pesquisa é do tipo bibliográfica e de natureza qualitativa. Segundo Krul,
Rhoden e Poyer (2001, p.91) a investigação bibliográfica procura explicar o
problema de pesquisa a partir da análise da literatura existente sobre o referido.
Além disso, os autores explicam que esse tipo de pesquisa pode ser realizada
independentemente ou em conjunto com outros tipos de pesquisa.
Os procedimentos metodológicos serão desenvolvidos posteriormente, de
forma que abranjam o referencial teórico necessário ao atendimento dos objetivos
propostos na pesquisa.
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Referência
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Gestão de Unidades de Informação
CULTURA INFORMACIONAL VOLTADA AO PROCESSO DE
INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ORGANIZACIONAL: a relação entre
as pessoas, a informação, e as tecnologias de informação e comunicação.
Luana Maia Woida
Mestranda do Programa de Pós-Graduação em Ciência da informação
UNESP/Marília
woida@marilia.unesp.br
Marta Lígia Pomim Valentim
Docente Departamento de Ciência da Informação
UNESP/Marília
valentim@marilia.unesp.br


RESUMO


A inteligência competitiva organizacional (I.C.O.) é um processo que auxilia o planejamento e a
estratégia corporativa. A cultura organizacional (C.O.) influencia sobremaneira a efetividade desse processo.

Desse modo, verifica-se a necessidade da realização de um estudo que envolva temas como
a I.C.O. e a C.O., de forma a compreender a relação entre as pessoas, a informação, o conhecimento e as tecnologias de informação e comunicação no contexto da inteligência competitiva organizacional, mais especificamente no que tange à cultura informacional (C.I.).

O objetivo principal da pesquisa é avaliar os elementos e os processos constitutivos da cultura informacional essenciais para o processo, nas indústrias que compõem o arranjo produtivo local (A.P.L.), do setor de alimentos, da cidade de Marília-SP.

Assim, a discussão focará o aspecto humano como sendo inerente e essencial às
organizações no processo de I.C.O., uma vez que concorre com a importância atribuída às tecnologias de informação e comunicação no âmbito corporativo.



CONTEXTUALIZANDO A INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ORGANIZACIONAL

As perspectivas que as organizações têm quanto ao próprio crescimento e
atuação estão diretamente vinculadas às mudanças que advém do ambiente externo, composto
por agentes políticos, econômicos, culturais e sociais.

Fatores classificados como
incontroláveis e não gerenciáveis e que dificultam planejamentos e estratégias para a
organização. Por outro lado, existe o ambiente interno, composto por forças e fraquezas, para
o qual existe a possibilidade de controle e previsão sobre possíveis transformações, pois
dispõe de técnicas e de recursos que possibilitam seu gerenciamento.

A inteligência competitiva organizacional (I.C.O.) é um processo que
auxilia nos planejamentos e estratégias corporativas, permeia todo o ambiente organizacional,
sendo seu funcionamento muito dependente do ambiente informacional, cuja amplitude pode
ser minimizada e controlada, em parte, pelas tecnologias de informação e comunicação
(TIC’s) utilizadas para monitorar, captar, agregar valor e disseminar informação e
conhecimento úteis e essenciais à tomada de decisão.

A presente discussão demonstra a relação entre I.C.O. e a cultura
organizacional e informacional, em outras palavras, evidencia a necessidade de uma cultura
que estimule e perpetue o processo de I.C.O., por meio de elementos e processos advindos das
relações e sistemas sociais. Nesse sentido, acrescenta a perspectiva social ao processo de
I.C.O. Acredita-se que a I.C.O. esteja inserida na Ciência da Informação, pois tem como
pressuposto contextual a denominada ‘Sociedade da Informação’ e, como pressuposto de
discussão teórica, a informação, além de abordar o ciclo da informação.

Recorrendo-se aos diferentes trabalhos no âmbito do processo de I.C.O.
(MILANI, 1999; MILLER, 2002; PRESCOTT, 2002; VALENTIM, 2003) verifica-se que as
organizações estão em constante pressão, motivadas pelas transformações freqüentes,
resultado da introdução de novos paradigmas, construídos para superar necessidades e
problemas, pertencentes tanto ao ambiente interno quanto ao ambiente externo à organização.
Entende-se a I.C.O. como um processo norteador para o uso estratégico da
informação e do conhecimento, visto que trabalha a partir do contexto organizacional,
transformando informações e conhecimento em estratégias corporativas, valorizadas pelo
capital intelectual da empresa.

Esse capital representa o conhecimento inerente à organização,
e pode tornar-se uma vantagem e um diferencial, porque aproveita o conhecimento individual
das pessoas construído na vivência de problemas e situações existentes no ambiente de
trabalho.

Parte-se do pressuposto de que a cultura organizacional é a base da I.C.O. e,
portanto, deve ser valorizada porquanto pode amenizar os impactos provenientes das
mudanças do ambiente, perante a adoção das TIC’s, incorporando e transformando novas
formas de percepção da realidade organizacional. A cultura organizacional não é alheia aos
problemas vinculados às TIC’s. Essa discussão é pertinente quando se trata da I.C.O., devido
ao estreito vínculo e dependência entre a cultura da organização, as TIC’s, a informação e o
conhecimento.

Os indivíduos e grupos que fazem parte e formam uma cultura voltada ao
processo de I.C.O. necessitam ter flexibilidade quanto ao aprendizado, aceitando elementos e
processos que são externos e alheios à organização, e que são introduzidos nos padrões ou
modelos de conhecimento já aceitos como verdadeiros e praticados com objetivos específicos,
visando modificar os comportamentos e alinhá-los às necessidades do processo de I.C.O. Isto
é, procura-se o comprometimento nos diversos níveis hierárquicos quanto à mudança e à
renovação, no sentido de estar descartando elementos e processos inadequados, e
reaprendendo constantemente elementos e processos mais apropriados, visando que a I.C.O.
seja compatível com as transformações que o ambiente impõe à organização.

O processo de
I.C.O. não se restringe como uma teoria que possa ser aplicada para prever as transformações.
Não se trata de mais uma teoria que profetiza sobre futuras e possíveis conjunturas
organizacionais, mas sim da reunião de teorias que trabalham e valorizam a informação e o
conhecimento como recursos indispensáveis para a atuação da organização.

Estima-se que o interesse pelo tema cultura organizacional teve maior
projeção na década de 1980, quando o Japão demonstrou como principal diferencial, à adesão
dos indivíduos à cultura das empresas, apresentando resultados significativos na produção das
indústrias. No entanto, é importante mencionar que a cultura corporativa recebe influência
direta da cultura de um país, de uma sociedade. No caso japonês, pressupõe-se que a cultura
do país foi o elemento principal e fundamental para a prosperidade das organizações, as quais
retrataram o novo modelo de empresa idealizado pelas empresas do ocidente e, por isso,
difundido e desencadeador de pesquisa em diversos países, tal como no Brasil.


Diante da ascensão de outros estudos cujos resultados são mais perceptíveis
para as organizações, como temas relacionados às TIC’s, a gestão da informação, a gestão do
conhecimento e a cultura organizacional retomou a perspectiva da escola humanista da
Administração, ressaltando a relevância e essencialidade das pessoas para os processos e
atuais modelos de gestão. Essa retomada se deve a valorização da dimensão humana para o
alcance dos resultados organizacionais.

Há que se considerar, portanto, a interdependência entre os temas: cultura
organizacional e cultura informacional, informação e conhecimento, bem como as TIC’s no
contexto que compõe o processo de I.C.O., ou seja, essa relação produz efeitos concretos para
a organização, no sentido de que a cultura informacional é a intercessora, ou seja, o meio pelo
qual as TIC’s são utilizadas para se chegar a determinados resultados.

A relevância da discussão sobre cultura organizacional está no fato de ser
um fenômeno presente em qualquer organização. Ela representa a visão de mundo, bem como
é um aspecto inerente e decisivo ao ciclo da informação e construção de conhecimento
coletivo, o qual depende essencialmente do relacionamento entre indivíduos e das TIC’s,
porquanto ocorre por meio do estabelecimento de padrões de conduta formais ou informais,
por meio de crenças, normas e valores orientados para a cultura informacional, ou seja, para o
ciclo de informação e conhecimento.

Isso posto, a cultura é compreendida como a representação da realidade
organizacional, mas, sobretudo, é um agente mediador entre os indivíduos e as TIC’s. É por
meio da cultura que as pessoas interpretam os fenômenos do mundo organizacional, tal como
os acontecimentos que podem ser observados e experimentados pelos indivíduos, tornando
possível, por exemplo, a inclusão, sobreposição, transformação, e uso das TIC’s no espaço
corporativo. Nesse sentido, a cultura organizacional deve ser vista como o alicerce do
processo de I.C.O., pois facilita ou impede a aprendizagem e a aceitação de elementos
desconhecidos pelos indivíduos; o que significa mudança de comportamento, de percepção,
de pensamento e da interpretação de verdades pré-estabelecidas na organização e fomentadas
pela própria cultura organizacional.

Deve-se salientar que a I.C.O. é estudada por diferentes vertentes. Para
algumas, é entendida como processo ou programa (REZENDE, 2001; MILLER, 2002;
PRESCOTT, 2002; CARDOSO, 2003; VALENTIM, 2004), para outras é entendida como
ferramenta (TARAPANOFF, 2001).

As considerações e afirmações do presente texto se apóiam no entendimento
da I.C.O. como um processo, mas recorre-se também em certos momentos à linha que a
enfatiza como ferramenta. Esse entendimento da I.C.O. como processo refere-se a sua ação
contínua, sobre os fluxos, processos e ambientes organizacionais, visto que perpassa todos os
ambientes e níveis organizacionais, bem como se utiliza das TIC’s como ferramentas que


propiciam maior agilidade ao modelo de gestão. Pode-se, por conseguinte, tomar como fato
que este tipo de tecnologia está presente no ambiente organizacional como uma variável
determinante.


Nas correntes anteriormente mencionadas, as quais estudam a I.C.O. como
processo ou como ferramenta, segundo suas próprias áreas de interesse e vinculações à
Ciência da Informação, percebe-se que a I.C.O. agrupa profissionais e pesquisadores de
diferentes áreas de estudo, com objetivos e focos distintos, mas que produzem conhecimento
para a formação de uma teoria e uma prática de I.C.O.

As abordagens relevantes da I.C.O. são
as que percebem o espaço organizacional de forma lato, incluindo nesse contexto as pessoas
como elementos centrais do processo. Dessa forma, a I.C.O. é vista como um processo que
amplia as oportunidades da organização, quanto ao estabelecimento de estratégias baseadas
em informação e conhecimento, presentes e referentes à própria estrutura, limitações e
possibilidades da organização.

O ambiente competitivo, essencialmente no que concerne às empresas
privadas, imprime a necessidade de mudanças e de busca constante pela informação e, mais
recentemente, por necessidades relacionadas ao conhecimento corporativo, paradigma
desencadeado após o fim da guerra fria, e que possui relação intensa com o liberalismo
econômico e a ‘Sociedade do Conhecimento’. A abertura do livre-comércio entre as nações, a
criação dos blocos econômicos (União Européia – EU; Acordo Norte-Americano de Livre
Comércio – NAFTA; Área de Livre Comércio das Américas – ALCA; Comunidade Andina –
CAN; Mercado Comum do Sul - Mercosul), cujas normas privilegiam nitidamente a
participação e usufruto, de possibilidades e oportunidades comerciais e sociais, somente aos
países membros.

Para ladear esse contexto as empresas buscam adequar o processo produtivo
de bens e de serviços aos padrões de qualidade do comércio internacional, que são o reflexo
do poder político e econômico desses blocos econômicos, assim como dos acordos realizados
para intensificar e ampliar as transações entre os países membros. Imersas nessas políticas e
estratégias que visam confirmar e confinar as transações e movimentos das organizações ao
paradigma da nova direita, mais especificamente ao neoliberalismo, as organizações
necessitam de respaldo teórico para a prática da competitividade entre as organizações,
principalmente as que adotam tais padrões de fundo neoliberal.

Na busca de integração aos movimentos de conquista de mercado, o Brasil
também procurou se adaptar aos padrões organizacionais de produção. O governo criou
política própria para essa forma de comércio, obrigando as empresas brasileiras a participar e
a se adaptar. Nesse contexto, as empresas tiveram que buscar melhorias para competirem com
empresas de países desenvolvidos e com produtos e serviços com qualidade reconhecida pelos
consumidores (MILANI, 1999; NÓBREGA, 2000, p.43-54).

Contudo, a adaptação ainda não
se concretizou, pois um número expressivo de organizações possui planta fabril com estrutura
tecnológica desatualizada, fator que as inviabiliza de concorrer no mercado internacional, pois
a produção é diretamente afetada por essa dura realidade. A teoria da I.C.O. e os estudos
sobre cultura organizacional são relevantes para as empresas brasileiras, como teoria e prática
imprescindíveis para adquirir vantagem competitiva e acompanharem os diferentes cenários
do mercado mundial, pois enquanto a primeira versa sobre processos que não estão restritos a
conceitos, mas também a prática, a segunda permeia as relações sociais favoráveis à cultura
da emulação. Os dois temas auxiliam a organização a adequação aos parâmetros estabelecidos
pelo mercado.

Nesse contexto, o ponto central da pesquisa, além de estabelecer a relação
entre a cultura organizacional e a I.C.O., é avaliar os elementos e os processos constitutivos
da cultura informacional essenciais ao processo, no arranjo produtivo local (A.P.L.) do setor
de alimentos da região da cidade de Marília, estado de São Paulo. Os objetivos específicos da
pesquisa são: verificar os elementos e processos constitutivos da cultura organizacional


existentes no A.P.L.; verificar nas indústrias que compõem o A.P.L. a existência do processo
de I.C.O.; analisar os elementos e processos constitutivos da cultura organizacional,
identificados no A.P.L., visando definir uma matriz que evidencie a relação entre a cultura, a
informação/conhecimento e as tecnologias de informação e comunicação no processo; e
propor um modelo de cultura informacional para as organizações caracterizadas pelo modelo
de gestão da I.C.O. no A.P.L. em questão. É evidente que o crescimento e a organização de
indústrias em formato de A.P.L.’s, é relevante porque evidencia uma estratégia política,
econômica, tecnológica e cultural, assim é um ambiente propício tanto para a implementação
de uma cultura informacional como para a execução do processo de I.C.O.
Assim, expostos os objetivos da pesquisa, faz-se necessário explanar sobre
os conceitos, definições e entendimentos apresentados em textos e estudos sobre o processo
de inteligência competitiva organizacional, os quais são necessários para as diversas etapas da
pesquisa.
Inteligência Competitiva Organizacional
Muito se discute a respeito da velocidade das mudanças que ocorrem no
ambiente das empresas e como isso afeta o desempenho das organizações. Essas mudanças
interferem e advém de fatores: sociais, econômicos, políticos e, principalmente, tecnológicos.
As organizações estão sujeitas a esse ambiente caracterizado por grande
fluxo de informação, conhecimento e pela competitividade, no qual existem ameaças e
oportunidades para o negócio. A abordagem da qual a organização retira seus parâmetros para
a ação depende da forma reativa ou pró-ativa como procura conhecer e trabalhar as
informações presentes nesse ambiente. As organizações atuam no paradigma da economia da
informação (MORESI, 2001, p.35), o que exige esforços para gerenciar a informação como
insumo para a I.C.O.
Existe a permanente preocupação, por parte das organizações inseridas na
I.C.O., com o gerenciamento da informação voltada para a competitividade. O conhecimento
também é foco desse tipo de estudo, principalmente quando produzido internamente à
organização. A questão está em aproveitar ao máximo os recursos para conhecer e monitorar
o ambiente interno e externo da organização.
Para Moresi (2001, p.43), cuja concepção de monitoramento encontra-se
semelhante em Rezende (2001, p.3), a I.C.O. surge para suprir a necessidade de conhecer o
próprio ambiente, por meio de um sistema que possa monitorá-lo. Desse modo, a inerente
complexidade do ambiente pode ser sanada, em certos aspectos, por meio da percepção,
descoberta e investigação de sinais que representam ameaça ou oportunidade, quando
referente ao ambiente externo e, forças ou fraquezas percebidas no ambiente interno.
Valentim et al. (2003, p.1) e Valentim et al. (2005) evidencia a necessidade
do monitoramento, bem como o produto obtido desse monitoramento, porquanto se
fundamenta em atividades de diminuição de riscos e maximização das oportunidades futuras,
relacionadas ao ambiente no qual a organização está imersa, visando o macro e o micro
ambiente. Para Moresi (2001, p.44), trabalhar o ciclo da informação gera inovação,
conhecimento e capacidade de atuação a partir do conhecimento produzido na própria
organização.
A I.C.O. na concepção de Choo (apud MORESI, 2001, p.44), é um ciclo
contínuo de aprendizado realizado por meio de sensoriamento, de percepção e de
interpretação. Os dois últimos estão ligados à memória da organização. O ciclo é reiniciado
no que ele denomina de comportamento adaptativo. O sensoriamento é o monitoramento ou
busca de informações no ambiente. A percepção individual ou coletiva utiliza-se da memória
organizacional, para o estabelecimento de cenários e a caracterização de concorrentes. A
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principal atividade é concernente à interpretação, visto que explica os significados dos
fenômenos que ocorrem ou ocorreram em qualquer tempo no âmbito organizacional. Dessa
forma, as oportunidades futuras podem ser percebidas antecipadamente. Essa última atividade
depende expressamente da socialização de informação e conhecimento entre as pessoas,
porque é um processo social e se concretiza nas trocas de informação.
A I.C.O. é significante dentro do contexto competitivo de atuação das
organizações e da difundida valorização da informação e do conhecimento por diversos
segmentos da sociedade, incluindo esforços do Estado, manifestados no livro Sociedade da
Informação no Brasil (MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA, 2000). Como dito
anteriormente, a I.C.O. auxilia a organização na prevenção contra o impacto negativo das
mudanças freqüentes do ambiente, e é diretamente dependente de muitos processos,
possuindo em sua base orientadora a cultura organizacional com aspectos mais voltados à
gestão da informação e a geração de conhecimento, por isso, caracterizada como cultura
organizacional voltada ao uso das TIC’s e ciclo da informação.
A Cultura Organizacional e Informacional: a relevância para o processo de ICO
Para compreender a cultura informacional, faz-se necessário que o resgate
teórico inicialmente seja obtido no tema da cultura organizacional. Aspectos históricos e a
teorização sobre a cultura organizacional são discutidos no trabalho de Martin e Frost (2001)
no qual retoma as linhas de pesquisa e os precursores, bem como o conjunto de preceitos que
as diferenciam, delimitando cinco linhas de pesquisa e demonstrando o confronto que existe
nos estudos. Essa segmentação da teoria da cultura organizacional tem efeito na infindável
discussão, bem como nas centenas de definições sobre o tema. Diferentes autores
(SMIRCICH, 1983; GARAY, 2000; CUCHE, 2002; CAVEDON, 2003) trazem à luz,
antecedentes dos estudos da cultura para a empresa das áreas da Antropologia, da Sociologia e
da Psicologia, e afirmam que essas áreas são os principais influenciadores dos conceitos e
metodologias aplicados aos estudos organizacionais. Muitos fenômenos têm sua perspectiva
reduzida nos estudos; outros ressaltam determinados elementos e processos culturais para
evidenciar as correntes teóricas adotadas. A implicação dessas diferentes abordagens é
percebida na simplificação e no tratamento do tema e na metodologia proposta em cada
trabalho, artigo ou relato de pesquisa.
Os estudos da cultura organizacional possuem em sua origem as áreas da
Antropologia, da Sociologia e da Psicologia. Smircich (1983) expõe esses antecedentes nas
pesquisas realizadas em cultura organizacional, relacionando-os aos Estudos Organizacionais.
Cinco linhas teóricas emergem dessa convergência, impondo, além dessa divisão em linhas, a
observação da cultura da organização como metáfora ou como variável.
Morin apesar de não discutir em seus textos o tema da cultura pertinente às
empresas, mas da complexidade que existe na construção do conhecimento, dos sistemas
culturais dos indivíduos quando interagem em sociedade, afirma:
A cultura é o que permite aprender e conhecer, mas também é o que impede de
aprender e de conhecer fora dos seus imperativos e das suas normas, havendo, então,
antagonismos entre o espírito autônomo e sua cultura (MORIN, 2003, p.36).
Essas idéias confirmam a essencialidade e importância da cultura
organizacional perante os demais aspectos do processo de I.C.O., pois dependem
incondicionalmente do conhecimento construído pelas pessoas. Nesse sentido, a cultura
organizacional deve ser vista como o alicerce desse modelo de gestão, que é a ICO,
facilitando ou impedindo a aprendizagem dos indivíduos.
Há que se considerar a complexidade e a relevância da cultura
organizacional, no sentido de que ela é um fenômeno que representa a história de um grupo,
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construído na interação entre os indivíduos e que não permanece estática e alheia às
transformações do ambiente. Schein (2001), considerado um importante autor e condutor de
estudos da cultura organizacional, cuja definição é citada na maioria dos trabalhos e artigos
sobre o tema, abarca em sua perspectiva, diversas correntes e fundamenta-se nas três áreas de
origem dos estudos do tema, mencionadas anteriormente, ou seja, a cultura não se resume a
um único elemento ou processo isolado mais relevante, mas, sobretudo, da interação e
interdependência entre seus níveis. Seu pensamento não é consensual entre os estudiosos. As
principais críticas encontradas sobre sua compreensão de cultura organizacional, por exemplo,
em Silva e Zanelli (2004, p.412), mencionam os problemas metodológicos da adoção de
várias tendências, procedências e perspectivas de correntes da teoria.
Mesmo considerando pertinentes os problemas contidos na definição e
entendimento de Schein, julga-se necessário fazer menção à estrutura da cultura, proposta por
ele, na qual segmenta a cultura organizacional em três níveis de completa influência mútua,
quais sejam (SCHEIN, 2001, p.32): a) os artefatos (estruturas e processos organizacionais
visíveis); b) valores casados (estratégias, objetivos, filosofias entendidas como as
justificativas adotadas); c) certezas básicas fundamentais (inconsciente, crença, percepções,
pensamentos e sentimentos pressupostos).
A proposta de Schein (2001) para investigar a cultura organizacional, pode
ser resumida em quatro pontos principais, os quais transparecem a necessidade de utilizar
técnicas diferentes para coletar dados e informações, o que possibilita maior aprofundamento
e proximidade quanto a verdadeira dinâmica e estrutura da cultura organizacional. Os pontos
são indicados a seguir: a) Análise da socialização, por meio da qual os membros
experimentam e internalizam os elementos e processo culturais quando ingressam e
participam da organização; b) Análise de incidentes críticos e respectivos comportamentos
pertencentes à história da organização; c) Análise das crenças, dos valores e das convicções
dos fundadores e dos líderes responsáveis pela criação da cultura; d) Análise junto às pessoas
da organização, das irregularidades ou características, observadas ou descobertas, nas
entrevistas realizadas junto aos indivíduos da empresa.
Contrariamente às criticas, Fleury (1989, p.20) afirma que Schein possui
uma proposta metodológica pertinente aos problemas aferidos pelas pesquisas, mas sugere
que os estudos contemplem também o aspecto do poder como elemento cultural. Nessa linha,
Srour (1998) também destaca o poder, bem como a ética, como elementos da cultura, cuja
abordagem é necessária. Motta (1995), por exemplo, afirma que a cultura é um instrumento de
controle, complementando a discussão sobre o poder na cultura. Encontram-se na literatura,
estudos que abordam a cultura em sua totalidade, como somatório das opiniões individuais; ao
contrário, existem os estudos que focalizam as subculturas, tidas como as culturas dos grupos
que atuam nas organizações. Essa última seria a abordagem mais frequentemente encontrada
na literatura dos estudos na área da Sociologia (CUCHE, 2002), bem como em Morgan (1996,
p.125) e em Thévenet (apud MEYER, CHANG JR., SERRA, 1998, p.3).
A relevância do pensamento de Schein (2001, p.40) para a I.C.O. reside no
fato de explicitar a importância do contexto competitivo para as empresas, os problemas
decorrentes da mudança e o motivo da resistência das pessoas frente a novas perspectivas.
A cultura representa a realidade organizacional, conforme já foi mencionado
anteriormente, porque é por meio dela que as pessoas interpretam os fenômenos do mundo
organizacional, como os acontecimentos que podem ser observados e experimentados pelos
indivíduos. É através da cultura organizacional que esses fenômenos ganham importância,
tanto individualmente quanto coletivamente.
A cultura informacional é representada como um dos sustentáculos da
I.C.O., justamente por que depende dos indivíduos para que se efetive. Behnke e Slayton
(2002, p. 60) afirmam que a I.C.O., em parte, “[...] é uma questão cultural”. Dessa forma, a
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cultura da I.C.O. pode ser entendida como orientada para o compartilhamento, comunicação e
transmissão de informação e de conhecimento.
Para finalizar o entendimento do tema da cultura organizacional voltada à
informação, busca-se anteparo no entendimento de Davenport e Prusak (1998), quanto à
relevância da cultura informacional para o ambiente competitivo visando à comunicação da
informação para a organização. Os autores definem a cultura informacional como “[...] o
padrão de comportamentos e atitudes que expressam a orientação informacional de uma
empresa” (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p.110).
Percebe-se que a I.C.O. está inserida nesse mesmo contexto, caracterizado
por Davenport e Prusak (1998). A abordagem e a ênfase sobre esse tema cresceu na década
1990, e pode ser explicada como um fenômeno e processo social, porque depende dos
indivíduos para ser criada e utilizada (MORESI, 2001, p.35).
Portanto, a cultura informacional é uma construção conjunta e
compartilhada de elementos, quais sejam os valores, as normas, os ritos, os mitos, as crenças,
enfim, é a ideologia que alicerça a organização. É dela que se extrai o padrão de
comportamento, considerado mais correto, para socializar os indivíduos, em certos aspectos
impondo ou induzindo, em outros retirados como produto da relação social, a atuarem na
mesma orientação e objetivos da organização, bem como na relação com as TIC’s, na
produção e uso de informação e conhecimento.
Não serão expostos nessa discussão os procedimentos metodológicos
detalhadamente, apenas mencionar-se-á que a pesquisa constitui-se em duas etapas. A
primeira é descritiva exploratória, porquanto visa obter um diagnóstico geral da presença ou
não do processo de I.C.O., bem como dos elementos e processos constitutivos da cultura
informacional no A.P.L. Num segundo momento, aprofunda o estudo em uma organização,
selecionada dentre as que compõem o A.P.L., utilizando-se do método de pesquisa ‘estudo de
caso’, que segundo a afirmação de Yin (apud ROESCH, 1999, p.155): “[...] é uma estratégia
de pesquisa que busca examinar um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto”. Como
técnica de coleta de dados para a primeira etapa, optou-se pelo questionário estruturado com
questões fechadas. Para a segunda etapa, serão realizadas entrevistas, partindo-se de um
roteiro de entrevista estruturado anteriormente, visto que contém categorias mais gerais e
abrangentes sobre o tema. Para realizar a análise dos dados obtidos, será aplicada a ‘análise de
conteúdo’ visando discutir as categorias temáticas pré-determinadas.
Na primeira etapa, os pesquisados poderão responder ao questionário sem a
presença da pesquisadora. Contudo, na segunda etapa, no que se refere ao contato com
documentos e com os entrevistados, necessita-se da presença da pesquisadora. Por isso, as
entrevistas serão marcadas previamente, assim como a gravação será realizada apenas com a
autorização e o consentimento do pesquisado. Utilizar-se-á, na primeira etapa, uma amostra
do universo pesquisado, distribuída por diferentes níveis hierárquicos. As entrevistas, na
segunda etapa, serão realizadas a partir da seleção das amostras mais pertinentes ao estudo. A
gravação da entrevista assegurará a fidedignidade e retenção de um maior número de
informações para a posterior análise.
Os procedimentos metodológicos se apóiam na ‘análise de conteúdo’ que
tem como objetivo fazer emergir aspectos subjetivos do conteúdo analisado, seja pela análise
do contexto, da presença ou ausência de unidades de análise, por meio de categorias
temáticas, que podem ser pré-definidas. A análise de conteúdo é definida como:
[...] conjunto de técnicas de análise das comunicações visando obter, por
procedimentos sistemáticos e objetivos de descrição do conteúdo das mensagens,
indicadores (quantitativos ou não) que permitam a inferência de conhecimentos
relativos às condições de produção/recepção (variáveis inferidas) destas mensagens
(BARDIN, c1977, p.42).
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Os procedimentos éticos são necessários, para garantir aos sujeitos
pesquisados o anonimato, bem como maior motivação para colaborar com a pesquisa. Dessa
forma, a pesquisa estará pautada nos procedimentos recomendados pelo Conselho Nacional
de Saúde, resolução n° 196/1996 que regulamenta as pesquisas envolvendo seres humanos.
Os procedimentos usados pela pesquisa serão: disponibilizar aos entrevistados um termo de
consentimento livre e esclarecido sobre a pesquisa e; disponibilizar um termo de
esclarecimento e consentimento sobre a pesquisa no(s) local (is) do estudo.
Considerações Finais
A cultura organizacional, bem como os demais temas relacionados a ela,
como as questões sobre poder, burocracia, trabalho, entre outros, demonstram as relações
hierárquicas, conflitos e vínculos inerentes à estrutura organizacional As questões levantadas
sobre esses temas demarcam, como mencionado anteriormente, interesses de áreas diversas,
como a Administração, Psicologia, Sociologia, entre outras. Nesse sentido, Sainsaulieu
(2006), no capítulo introdutório de livro dedicado a analisar a empresa sob o prisma da
sociologia, enfatiza as questões da cultura organizacional, ou de empresa, considerando-a
como o pano de fundo para o desempenho e sucesso da empresa. Há que se considerar o
estudo da cultura organizacional relevante
[...] numa economia concorrencial de mercado onde os meios da tecnologia, das
finanças e da comunicação levam a uma neutralização muito rápida da vantagem
concorrencial fundada na exploração de uma abertura, o controle dos canais
específicos de seu desenvolvimento social podem tornar-se a verdadeira vantagem
competitiva da empresa (SAINSAULIEU, 2006, p.27).
Nesse sentido, mesmo que a discussão desse autor não mencione vínculos
com a I.C.O., é claramente possível trazer suas idéias para o contexto competitivo desse
processo, além de confirmar que a cultura organizacional é considerada de extrema
relevância, bem como se posiciona num movimento que procura entender a organização,
destacando o papel das pessoas no sucesso corporativo.
Desse modo, a cultura organizacional é entendida de forma mais abrangente
do que a cultura informacional. Enquanto a primeira se perfaz de elementos tais como valores,
ritos, mitos, normas e interditos, crenças, histórias, heróis, estratégias, entre outros, bem como
de processos podendo ser citados alguns como a liderança, a aprendizagem, a socialização; a
segunda, a cultura informacional, assume um direcionamento que contempla tanto os
elementos como os processos, as nuances e os propósitos voltados ao ciclo e comportamento
informacional, por isso, a necessidade de abordar a cultura organizacional sob o prisma da
Ciência da Informação.
Sendo assim, é coerente afirmar que a cultura organizacional é a dimensão
que possibilita o processo de I.C.O. Esta por sua vez induz orientações e direcionamentos na
cultura organizacional, visto que esta não é imune aos efeitos e influências do ambiente e da
estrutura da empresa.
Portanto, de forma resumida, o processo de I.C.O. pode ser entendido como
a melhor maneira para buscar, criar e usar as informações e conhecimentos por uma
organização. Para isso, depende de dois fatores: a tecnologia e as pessoas. A necessidade de
aprofundar o estudo sobre a relação entre esses fatores é evidente, porque além de extrapolar
questões de ordem prática e de possibilidade de mensuração, tal como as tradicionais
abordagens sobre as tecnologias de informação e comunicação e competitividade, torna
evidente a complexidade entre as relações humanas, as TIC’s, a informação e o
conhecimento.
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As contribuições da pesquisa seguem no sentido de possibilitar maior
compreensão do fenômeno social e cultural e a relação desses com as tecnologias da
informação e comunicação no âmbito corporativo, praticados tanto no ciclo informacional
como no processo de construção e uso do conhecimento. Dessa forma, esse estudo é
necessário na medida em que proporciona maior atenção em relação ao envolvimento do
usuário/produtor da informação com a tecnologia da informação e comunicação, ressaltando a
importância da cultura organizacional e informacional no tratamento da informação.
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AS TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E A CULTURA ORGANIZACIONAL: SUAS
IMPLICAÇÕES NO AMBIENTE INFORMACIONAL DAS ORGANIZAÇÕES
MORAES,

Cássia Regina Bassan de (Faculdade de Tecnologia – Fatec Garça)
FADEL, Bárbara (Centro Universitário de Franca – Uni-FACEF e Faculdade de
Filosofia e Ciências – Unesp)

As tecnologias da informação e comunicação (TIC’s) vêm contribuindo para a
mudança dos cenários organizacionais, mais notadamente no que se refere ao au-
mento da capacidade de processamento, da estrutura e dos fluxos de informação,
uma vez que as organizações estão percebendo como os computadores, as redes, a
inteligência artificial, e outras tecnologias podem capacitá-las a se destacar naqueles
mercados cada vez mais competitivos e globais.

A história empresarial mostra que as empresas estão sempre mudando, bus-
cando sua adaptação a fim de responder de maneira satisfatória às exigências do
seu ambiente e acompanhar a evolução da sociedade para ter sucesso.

Uma das principais características do mundo capitalista é a capacidade de
apresentar constante mudança no processo produtivo. Segundo Pochmann (2003),
não sem motivo, o avanço da fronteira tecnológica transforma-se recorrentemente na
forma de potencializar o processo de acumulação de capital e de eliminação dos
concorrentes.

Muito embora a inovação técnica tenha presença constante ao longo do de-
senvolvimento econômico, pode-se observar que certos momentos históricos con-
centram um conjunto de modificações tecnológicas, com capacidade de alterar radi-
calmente não apenas o processo produtivo, mas também a conformação de toda
uma sociedade.

A rápida difusão de uma nova onda de inovação não só modifica a base téc-
nica responsável pela dinâmica do ciclo de acumulação de capital, mas também
termina por influenciar os mais distintos processos de produção e de trabalho, a par-
tir do aumento dos lucros, dos ganhos de produtividade e da queda dos preços, com
destaque para os segmentos modernos e mais dinâmicos.

Em relação aos três últimos séculos, houve pelo menos duas grandes ondas
de profundas inovações, que podem ser chamadas de revolução tecnológica (Po-
chmann, 2003) ou de Revolução Industrial (Castells, 2001).

Ambos os autores con-cordam com o fato de que tanto a primeira onda de inovação, iniciada pouco antes dos últimos trinta anos do século XVIII, como a segunda onda de inovação, ocorrida
cerca de cem anos depois, foram marcas constitutivas da profunda modificação nas
bases técnica e material do capitalismo contemporâneo, capaz de assegurar novos
ciclos de acumulação de capital.

Na primeira onda de inovação, as atividades econômicas não vinculadas à
produção de alimentos foram o núcleo dinâmico do processo de industrialização e
que proporcionaram à Inglaterra o exercício da hegemonia no cenário internacional.
Em grande medida, isso foi possibilitado pela onda de inovação concentrada naque-
le país.

Entre 1870 e 1910, chamada por Pochmann (2003) de segunda revolução
tecnológica, pode-se constatar uma radical modificação na divisão do trabalho, o
que coincidiu justamente com a descoberta de novos materiais, como o aço e o pe-
tróleo, a energia elétrica, o motor a combustão, o telégrafo, o telefone, entre outros.

O capitalismo passa um novo período de aprofundamento nas descobertas
técnicas e científicas nas duas últimas décadas do século XX. As inovações nos
campos da informática, telemática, novos materiais, e biotecnologia impulsionam a
transformação do padrão de organização da produção e do trabalho nas mais diver-
sas atividades econômicas.

Segundo Pochmann (2003), diante das novas possibilidades constituídas e de
suas perspectivas, alguns autores têm procurado tratar do conceito de terceira revo-
lução tecnológica na forma de distintos entendimentos, tais como: revolução da in-
formática (Harvey, 1992; Coriat, 1988), sociedade informática e/ou da informação
(Schaff, 1995; Lojkime, 1995), a sociedade do tempo livre e/ou a sociedade do co-
nhecimento (Mais, 1999), a sociedade pós-industrial (Bell, 1973; Gorz, 1994) e a e-
conomia em rede (Castells, 1998).

Em grande medida, registra-se a presença de uma verdadeira convergência
desta terceira onda de inovação nos meios de comunicação, capaz de alterar pro-
fundamente os modos de produção, de trabalho e de vida.

O aparecimento e desen- volvimento do computador e a sua mais recente associação junto aos meios de co- municação já existentes, como a televisão e o telefone, confirmam a passagem para
um estágio superior na produção de informações e comunicações.

Em relação ao computador, que ao final do século XX constitui uma tecnolo-
gia mais recente de comunicação, nota-se que desde os anos 1960 as modificações
no computador tem sido amplas. Em 1967, um computador moderno da IBM, com o
custo de quase 168 mil dólares, podia armazenar 13 páginas de texto. Vinte anos
depois, o computador pessoal Pentium era capaz de realizar mais de 200 milhões de
cálculos.

Além da ampliação da capacidade de processamento do computador, a
sua miniaturização o tornou um bem de consumo durável cada vez mais massifica-
do. Assim, o acesso ao computador através de seu uso em rede (Internet) possibili-
tou um novo salto nas comunicações.

As inovações tecnológicas não trilham caminhos separados: com a possível
convergência entre as três principais tecnologias de comunicação (telefone, televi-
são e computador), potencializa-se um novo estágio em termos das comunicações
minimizando o poder da geografia através da redução da distância.

A atual revolução tecnológica caracteriza-se não pela centralidade de conhe-
cimentos e informação, mas pela aplicação desses conhecimentos e dessa informa-
ção para a geração de novos conhecimentos e de dispositivos de processamen-
to/comunicação da informação, em um ciclo de realimentação cumulativo entre a
inovação e seu uso.

Portanto, a nova sociedade emergente desse processo de transformação é
capitalista e também informacional, embora apresente variação histórica considerá-
vel nos diferentes países, conforme sua história, cultura, instituições e relação espe-
cífica com o capitalismo global e a tecnologia informacional.

A revolução tecnológica atual vem causando uma mudança no cenário com-
petitivo das organizações. De acordo com Fleury (2003), com o objetivo de alcança-
rem maiores índices de competitividade, as organizações têm utilizado variada e
complexa gama de tecnologias. Por isso, novas tecnologias podem ser encontradas
em vários ambientes, com reflexos diferentes em cada um deles, em virtude das pe-
culiaridades inerentes a cada contexto.

Desde o planejamento de novos produtos, da reorganização de processos produtivos, passando pela adoção de novos mode- los de gestão administrativa, as novas tecnologias têm sido adotadas como atalhos para o alcance de melhores resultados.
Esse fato vem exigindo rápidas e contínuas adaptações na postura estratégi-
ca dessas organizações, para sobreviver e crescer.

A mudança tecnológica acaba tendo um forte impacto psicológico e sociológico, pois obriga as pessoas a pensar novas maneiras de gerenciamento, bem como novos padrões de eficiência e produ- tividade.

Os gestores buscam investir em novas tecnologias de informações partindo
da crença que a corporação do futuro será uma empresa altamente computadoriza-
da, e a sua competitividade e sobrevivência dependerão de como ela usará a auto-
mação, segundo Martin (1991); utilizam-nas para ações estratégicas e para planejar
e alcançar uma ou mais das três funções independentes:
a) aumentar a continuidade (integração funcional, automação intensificada,
resposta rápida);
b) melhorar o controle (precisão, acuidade, previsibilidade, consistência, cer-
teza); e
c) proporcionar maior compreensão (visibilidade, análise, síntese) das fun-
ções produtivas.
Os conceitos de Sistema de Informação – SI derivam, sem grandes variações,
dos conceitos de sistemas, no seu sentido mais amplo de informação e comunica-
ção. Para os SI prevalecem, basicamente, os mesmos conceitos gerais sobre entra-
das, saídas, memória e alimentação. O que foi acrescentado são considerações so-
bre a sua composição e o seu entendimento, e o tratamento que deve ser dispensa-
do para que eles atinjam seus objetivos.

Os SI são o requisito básico e essencial para se implantar um ambiente de
apoio a decisões e dar suporte a realização dos planejamentos de uma organização.
É importante saber que um SI não deve manipular toneladas de dados, a me-
lhor gestão estratégica é minimalista e econômica no uso das informações. Os SI
mais eficientes apresentam as seguintes características, segundo Ximenes (1997):
- são construídos a partir da estratégia da empresa, e não dos dados dispo-
níveis;
- mostram claramente o estágio das iniciativas (projetos) essenciais para
que a estratégia se realize;
- traçam a relação entre os números financeiros (o objetivo final da empre-
sa) e essas iniciativas;
- apontam e monitoram os fatores críticos relacionados aos clientes e ao
mercado;
- indicam a eficiência dos processos internos essenciais para que o merca-
do seja atendido com qualidade, custo e velocidade competitivos;

associam tudo isso aos investimentos que precisam ser realizados agora,
para que o futuro traga os resultados esperados;
- evidenciam as relações de causa e efeito entre todos os elementos acima
mencionados;
- reportam, com base nos números disponíveis do momento, quais os indi-
cadores que apresentaram problemas, e quando, caso a situação se man-
tenha;
- Conseguem tudo isso usando não mais que vinte indicadores estratégicos
primários.
Atualmente, as organizações bem sucedidas, ou seja, aquelas que têm con-
seguido atingir os seus objetivos estratégicos possuem as seguintes características:
- são ágeis nas decisões;
- inovadoras nos processos, produtos e serviços;
- enfatizam o binômio produtividade e qualidade;
- preocupam-se com a evolução tecnológica e com a preservação ambien-
tal;
- reconhecem o alto valor estratégico dos Sistemas de Informação, investin-
do na sua disseminação e utilização.

Num primeiro momento os Sistemas de informação – SI podem ser definidos,
de acordo com Alves (1993), como sistemas que, através de processos de coleta e
tratamento de dados, geram e disseminam as informações necessárias aos objetivos
dos diversos níveis organizacionais. Cada vez mais se torna reconhecida a impor-
tância crescente que os SI têm no mundo empresarial.

Neste aspecto, as informações têm importância crescente para o desempe-
nho da organização. Elas apóiam a decisão, como fator de produção, exercem influ-
ências sobre o comportamento das pessoas e passam a ser um vetor importantíssi-
mo, pois podem multiplicar a sinergia dos esforços ou anular o resultado do conjunto
destes.

Segundo Valentim (2002), o que caracteriza uma sociedade como 'sociedade
da informação' basicamente é a economia alicerçada na informação e na telemática,
ou seja, informação, comunicação, telecomunicação e tecnologias da informação. A
informação, aqui entendida como matéria-prima, como insumo básico do processo, a
comunicação/telecomunicação entendida como meio/veículo de dissemina-
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ção/distribuição e as tecnologias da informação entendidas como infra-estrutura de
armazenagem, processamento e acesso.
Não se pode perder de vista o fato da sociedade organizacional não ser um
elemento isolado na cultura social. A primeira está inserida na segunda e há uma
troca entre as duas, a ponto de ser claramente possível identificar-se a Cultura Or-
ganizacional:
Cultura organizacional é um padrão de pressupostos básicos com-
partilhados que um grupo aprendeu ao resolver seus problemas de
adaptação externa e integração interna e que funcionaram bem o su-
ficiente para serem considerados válidos e ensinados a novos mem-
bros como a forma correta de perceber, pensar e sentir com relação
a esses problemas. (Schein, 1992)
Esta definição foi explicada em detalhes por Schein (1984) e seus principais
pontos são:
a) O “padrão de pressupostos básicos” diz respeito a valores que regem o
comportamento. Alguns valores são resultantes de soluções encontradas para pro-
blemas coletivos, mas com o tempo o grupo pode parar de questioná-los e esquecer
sua gênese. Estes valores vão sendo internalizados, vão se tornando inconscientes
a ponto de passarem a ser considerados “naturais”.
b) O conceito mostra também que a cultura é coletiva, pois é compartilhada
por “um grupo”, surgindo da vida prática, na resposta aos problemas específicos
encontrados.
c) Um dos problemas típicos com que o grupo lida é o de “adaptação exter-
na”. Diz respeito à sua relação com o ambiente, quais suas metas, estratégias, táti-
cas, com que critérios se auto-avalia e como corrige sua prática. Estes problemas
estão ligados à sobrevivência no ambiente, à tarefa primária ou função básica do
grupo.
d) A outra ordem de problemas é a “integração interna”, que diz respeito à
capacidade de funcionar como grupo, de manter a identidade grupal. Inclui a lingua-
gem, os critérios para inclusão e exclusão de pessoas, como se atribui poder, quais
as normas para intimidade, amizade e amor, como são distribuídas as recompensas
e punições e como é o consenso sobre as crenças, como ideologia e religião.
e) À medida que os conceitos e soluções funcionam bem para o grupo, pas-
sam a ser considerados “válidos”, valorizados, até chegarem ao ponto de se torna-
rem inquestionáveis. São então “ensinados” para os novos membros no processo
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de socialização, servindo como um fator de estabilidade do grupo e, inclusive, como
um mecanismo de defesa contra a ansiedade frente às incertezas.
f) Estabelecendo uma “forma correta” de ser, a cultura revela seu caráter
normativo, funcionando como um filtro para aquilo que os novos membros deverão
sentir, pensar e perceber.
Ainda de acordo com Srour (1998):
Cada cultura organizacional forma um objeto decifrável. Ainda que
moldada com a argila das representações imaginárias e dos símbo-
los das imagens e das idéias, configura relações de saber que conju-
gam relações de hegemonia e conformidade, em relações de influên-
cia e adesão entre agentes coletivos bem definidos.
Neste sentido, na medida em que o universo das organizações é extrema-
mente heterogêneo, não é tarefa das mais fáceis definir parâmetros de implementa-
ção e de monitoramento de novos elementos de tecnologia, tais como a digitaliza-
ção, a virtualização, a interligação por redes, o intercambio eletrônico de dados, den-
tre outros elementos. Isto se deve ao fato do aprendizado ser cumulativo, ou seja,
está em constante processo de aprendizagem interativa entre seus agentes econô-
micos e sociais.
Ainda segundo Fleury (2003), para a análise de um processo de mudança or-
ganizacional, como por exemplo, a adoção de novas tecnologias, a incorporação da
dimensão cultural é importante em dois aspectos:
a)
para compreender quais valores básicos estão sendo questionados,
alterados com essas mudanças, e
b)
como os diferentes grupos reagirão ante esse processo.
Desta forma, informações eficazes ampliam os talentos de pessoas compe-
tentes e o desenvolvimento efetivo da tecnologia, embora exigindo uma imensa
habilidade, é apenas uma parte da transformação competitiva bem-sucedida.
Um elemento crucial, e muito mais desafiador, está na habilidade da liderança
das empresas para adaptar a cultura da organização de modo a tirar proveito das
novas tecnologias, com o intuito de transformar informação em conhecimento, de
maneira a implantar a fórmula “geração/disseminação/apropriação” do conhecimento
como meio de atingir a excelência organizacional, ou seja, capaz de gerir o conhe-
cimento.
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Segundo Valentim (2004), a gestão do conhecimento é um conjunto de estra-
tégias para criar, adquirir, compartilhar e utilizar ativos de conhecimento, bem como
estabelecer fluxos que garantam a informação necessária no tempo e formato ade-
quados, a fim de auxiliar na geração de idéias, solução de problemas e tomada de
decisão.
Ainda segundo Valentim (2003), a gestão do conhecimento depende além do
fator humano, da estrutura organizacional propriamente dita e das tecnologias de
informação que servirão de interface e intermediarão o acompanhamento e utiliza-
ção do conhecimento organizacional nas ações estratégicas da empresa, de uma
cultura corporativa enraizada favorável à prática da socialização do conhecimento e
de um comprometimento com o processo.
Assim, esta pesquisa pretende investigar e analisar as relações entre elemen-
tos da cultura organizacional, especialmente os valores, as crenças e o comporta-
mento organizacional, e os impactos que as tecnologias da informação e da comuni-
cação têm causado nos processos informacionais em ambientes organizacionais,
visando à proposição de uma metodologia para o estudo do ambiente informacional
para a Gestão da Informação e do Conhecimento.
Para Zwicker et al. (1998), o uso de uma tecnologia da informação não de-
pende apenas das características da tecnologia; depende também de fatores como
a natureza da atividade realizada e de valores, crenças e comportamento presentes
na cultura organizacional. Estes elementos influenciam a incorporação ou não da
tecnologia na atividade diária.
Ainda segundo os autores, por mais “perfeita” que certa tecnologia possa pa-
recer, implementá-la é ponto crítico, e eles questionam os motivos de haver tanta
resistência à implementação de Sistemas de Informação, que parecem tão bem fei-
tos. A dificuldade de implementá-los recai na complexidade dos ambientes internos e
externos das organizações.
Desta forma, revela-se a importância do estudo da cultura organizacional,
principalmente os valores, as crenças e o comportamento organizacional, como for-
ma de se avaliar a construção de um ambiente informacional que atenda às neces-
sidades e objetivos da organização.
Por fim, como contribuição à área de Ciência da Informação, e em especial à
linha Informação e Tecnologia, espera-se uma ampliação das discussões sobre o
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impacto tecnológico na Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento mediado
pela Cultura Organizacional em ambientes informacionais das organizações.
A pesquisa sobre a TI nas organizações vêm sendo criticada por predomina-
rem pontos de vista positivistas e pelo uso intenso de metodologias quantitativas.
Segundo Zwicker et al., alguns autores têm procurado alternativas metodológicas
que ajudem a dar conta de dimensões normalmente esquecidas, mas essenciais
para compreender a implementação, uso e impactos da TI. Eles sugerem o uso de
técnicas diversificadas de investigação que dêem conta dos múltiplos aspectos das
organizações, que podem ser revelados através do estudo da cultura organizacional.
Para desvendar a cultura de uma organização, Fleury (1996) sugere um ca-
minho que aborde o histórico da organização, o processo de socialização dos novos
membros, as políticas de recursos humanos, o processo de comunicação e a orga-
nização do processo de trabalho. Segundo a autora:
- A organização do processo de trabalho: em sua componente tecnológi-
ca e em sua componente social (gestão), permite identificar categorias
presentes na relação de trabalho.
- O processo de comunicação: o mapeamento dos meios de comunicação
possibilita o desvendar das relações entre categorias, grupos e áreas da
organização.
- O histórico da organização: é valioso recuperar o momento de criação
de uma organização, o papel do fundador e suas concepções; resgatar os
incidentes críticos pelos quais passou a organização; desvelar mitos.
O método utilizado para o estudo da cultura organizacional reflete a linha teó-
rica adotada pelo pesquisador, como mostram Fleury, Shinyashiki & Stevanato
(1997). Alguns pesquisadores partem do princípio que existem fatores generalizáveis
na cultura organizacional, por isso utilizam-se de tipologias e tendem a realizar me-
didas quantitativas. Outros pesquisadores, que consideram serem as culturas únicas
e específicas, priorizam o uso de técnicas qualitativas como entrevistas não estrutu-
radas e observação. Os autores fazem considerações sobre as vantagens e desvan-
tagens dos métodos qualitativos e quantitativos e sugerem a triangulação como
alternativa metodológica. Na triangulação metodologias ou técnicas diferentes são
combinadas para estudar o mesmo fenômeno.
Gallivan (1997) utiliza o termo triangulação para “a pesquisa que integra tra-
balho de campo e levantamento quantitativo (survey) para responder uma questão
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empírica”. Para ser considerada triangulação a pesquisa deve satisfazer as seguin-
tes condições: deve ter pelo menos um método qualitativo de coleta de dados; deve
ter pelo menos um método quantitativo de coleta de dados; os dados qualitativos e
quantitativos devem ambos estar presentes e terem sido ambos analisados; a pes-
quisa deve endereçar uma questão teórica.
Assim, conduzir algumas entrevistas para elaborar um questionário não é fa-
zer triangulação, pois as entrevistas normalmente não são apresentadas nas análi-
ses. Pesquisas que colhem dados brutos sem nenhuma análise quantitativa também
estão excluídas. Na triangulação deve haver integração entre os dois métodos de
análise.
O uso de métodos mistos depende do problema de pesquisa. No estudo dos
impactos das novas tecnologias, por exemplo, o uso da triangulação pode ser vanta-
joso porque permite obter dados no plano individual e também no plano organizacio-
nal, facilitando que estes dois níveis de análise sejam integrados (Gallivan, 1997).
Desta forma, esta pesquisa terá como base a metodologia da triangulação, na
qual está previsto o uso de múltiplas técnicas de coleta de dados: questionário,
entrevistas, análise de documentos e observação.
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GESTÃO DOCUMENTAL E ACESSO A CONTEÚDOS
INFORMACIONAIS: A (DES)ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DOS
SERVIÇOS DE ARQUIVO NA ADMINISTRAÇÃO ESTADUAL DA
BAHIA.
AURORA L. FREIXO
O tema abordado neste artigo está associado a um relato de experiência decorrente de atividade de consultoria a órgãos públicos depositários de documentação arquivística, constituindo um dos aspectoscentrais de projeto de pesquisa em desenvolvimento, com apoio da CAPES, no âmbito do curso de mestrado em Ciência da Informação, do Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal da Bahia.

As possibilidades de acesso aos conteúdos informacionais depositados no conjunto de arquivos produzidos pela Administração Pública, encontram-se diretamente relacionadas ao conjunto de práticas desenvolvidas pela administração pública no decorrer do ciclo informacional. O objetivo do texto é o de atualizar a investigação e a análise sobre a estruturação dos serviços de arquivo na administração estadual da Bahia, abordando a questão do acesso a conteúdos informacionais como base da transparência do Estado.

Conclui indicando que a desorganização estrutural dos serviços de arquivo e documentação desponta como obstáculo às propostas de modernização do aparelho do Estado.


1
Especialista em Arquivologia (UNEB), mestranda em Ciência da Informação (UFBA)
2
Doutor em Ciência da Informação (UFRJ/IBICT, 2002), Professor Adjunto do Instituto de Ciência da
Informação/UFBA


1. Introdução
O Estado assume, ao longo da história, as mais variadas feições, num processo de
transformação constante, objetivando atender à dinâmica social e sendo levado a rever,
várias vezes, sua forma de intervenção na sociedade.

Atualmente, em todo o mundo, se intensificam ações capazes de garantir aos
cidadãos o acesso a conteúdos informacionais produzidos pela administração pública,
como forma de participação efetiva da sociedade sobre as atividades do Estado,
demandando mudanças organizacionais que permitam melhorar seus mecanismos de
funcionamento e a transparência de suas ações.

O Brasil, naturalmente, não está alheio a todo esse processo de mudança, vindo a
empreender, ao longo do século passado, alterações fundamentais no modo de se
estruturar, o que culminou, em meados da década de 1990, com a implantação de um novo
modelo de administração pública: a administração gerencial.

Entretanto, se considerarmos que a modernização do aparelho do Estado baseada
nos princípios de transparência e eficiência da máquina administrativa passa,
necessariamente, pelo tratamento da documentação originada das suas atividades e,
portanto, da organização dos seus arquivos, torna-se indispensável rever algumas questões
relacionadas a este tema, especialmente no que se refere à estruturação dos serviços de
arquivo e atividades correlatas.

No caso da Bahia, que é o Estado da União que nos importa tratar como recorte
deste estudo, o último levantamento sobre a situação dos arquivos das Secretarias de
Estado de que se tem notícia foi realizado em 1985, mostrando uma total desestruturação
dos serviços, falta de profissionais qualificados para o exercício da função, além do
desconhecimento do valor dos arquivos, por parte dos dirigentes dos órgãos pesquisados.


O tema abordado neste artigo está associado a um relato de experiência decorrente
de atividade de consultoria.

3
a órgãos públicos depositários de documentação arquivística,
constituindo um dos aspectos centrais de projeto de pesquisa em desenvolvimento, com
apoio da CAPES, no âmbito do curso de mestrado em Ciência da Informação, do Instituto
de Ciência da Informação da Universidade Federal da Bahia.
3
A. Freixo desempenhou atividades relacionadas à organização de arquivos, implantação de programas de
gestão de documentos e de sistemas informatizados junto ao Governo do Estado da Bahia, nas Secretarias de
Governo, Fazenda, Administração, PRODEB, EMBASA, CNB, CEPRED, CREASI, tendo coordenado a
implantação do Sistema Unificado de Protocolo, do Serviço de Distribuição de Documentos Oficiais e do
Manual de Padronização de Impressos Oficiais, entre outros.


O objetivo do texto é o de atualizar a investigação e a análise sobre a estruturação
dos serviços de arquivo na administração estadual da Bahia, abordando a questão do acesso
aos conteúdos informacionais como base da trans parência do Estado.

Ao adotar o procedimento histórico para fundamentar a investigação empregamos a
técnica da pesquisa documental em fontes primárias, através da análise da evolução dos
regimentos e organogramas dos órgãos da administração direta estadual, nos últimos 40
anos, no que diz respeito à estruturação dos serviços de arquivo e atividades correlatas
(protocolo, arquivos setoriais, arquivos intermediários, serviços de reprografia,
microfilmagem e digitalização).

A análise levou em conta a inserção dessas atividades no Sistema de Administração
Geral do Estado e, portanto, avaliou a evolução da Secretaria da Administração, como
órgão sistêmico que detém as competências para orientar as políticas de arquivos correntes
e intermediários no Estado.

Resgatando aspectos da Teoria das Três Idades, o artigo conclui que a
desorganização estrutural dos serviços de arquivo e documentação desponta como
obstáculo às propostas de modernização do aparelho do Estado.

2. Acesso a documentos e gestão de serviços arquivísticos
O acesso aos conteúdos informacionais produzidos pelas atividades governamentais
é um requisito indispensável para o funcionamento da democracia, maior transparência e
uma gestão pública eficaz nas relações do Estado com a sociedade.

Em um sistema democrático e participativo os cidadãos exercem seus direitos constitucionais por meio da liberdade de expressão e livre acesso à informação.

O Estado moderno é o maior produtor e também maior usuário de fontes de informação, como forma de respaldar sua atuação.

A Constituição Brasileira, promulgada em 1988, contempla em seu texto os
esforços que a sociedade vem empreendendo nos últimos anos em direção à supremacia do
Estado, à transparência, à conquista da cidadania e à liberdade e, especialmente, à garantia
do direito de acesso à informação, estabelecendo em seu artigo 5º, inciso XIV – “é
assegurado a todos o acesso à informação”; e ainda , no inciso XXXIII, que
“todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da
Page 4
4
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado”.
4
Entretanto, o pleno cumprimento da legislação traduz-se pela fragilidade das
estruturas organizacionais responsáveis pela gestão do fluxo informacional na
administração pública em contraposição ao discurso de transparência que as
administrações reiteram ao longo das últimas décadas. É fácil encontrar nas propostas de
modernização do Estado o discurso da transparência administrativa e do direito à
informação.
Jardim observa que o contexto onde se realiza a transparência do Estado pressupõe:
•
o direito de acesso a documentos administrativos;
•
o direito de acesso à motivação dos atos administrativos;
•
o direito de participação.
E explica que “o termo acesso relaciona-se a um direito, mas também a
dispositivos que o viabilizem, ou seja, um conjunto de procedimentos e condições
materiais que permitam o exercício efetivo desse direito” (Jardim, 1999).

Os sistemas administrativos voltados para a gestão pública abrangem diversas áreas
(pessoal civil, serviços gerais, organização e modernização administrativa, informática,
planejamento e orçamento e controle interno) e têm como objetivo permitir a transparência
na implementação das ações do governo, possibilitando seu acompanhamento e avaliação,
bem como a disponibilização de conteúdos informacionais não privativos e não
confidenciais para o governo como um todo e a sociedade.

Entretanto, as possibilidades de acesso a tais conteúdos, tanto pelo administrador
público como pelo cidadão, encontram-se diretamente relacionadas ao conjunto de práticas
desenvolvidas pela administração pública no decorrer do ciclo informacional.

O que caracteriza o documento administrativo é que este é a expressão jurídica e o
instrumento da elaboração de atos administrativos. Sob esse aspecto, se considerarmos que
os arquivos são os grandes depositários dos documentos produzidos pelas atividades das
instituições, verificamos que a estruturação das atividades relativas à gestão documental
não privilegiou, ao longo do tempo, a implementação de programas de administração de
documentos como seria desejável para a consecução dos objetivos de transparência e
garantia ao direito à informação.

4
BRASIL, 1988. Vale ressaltar que interpretamos no texto constitucional a utilização do termo “informação”
em dois sentidos. No inciso XIV entendemos “acesso à informação” no sentido lato, de acesso a um processo
informacional; no inciso XXXIII, entendemos “informações de seu interesse...” no sentido estrito, de acesso
a conteúdos informacionais. Ou seja, no primeiro caso percebemos a associação do termo ao processo
democrático; no segundo caso nos parece que a utilização do termo remete aos produtos desse processo.
Page 5
5
A Lei 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,
considera arquivos como “os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos”.
5
3. Evolução do modelo estrutural dos serviços de arquivo: brevíssimo histórico
Analisando o modelo organizacional da administração direta estadual nos últimos 40 anos,
verificamos que a reforma administrativa implementada pelo Governador Lomanto Junior,
em 11 de abril de 1966, antecipou grande parte do modelo organizacional que seria
adotado pelo Governo Federal no ano seguinte, através do decreto-lei 200/67
6
.
Nesse período estava em curso no País um amplo movimento por reformas
institucionais, buscando adaptar as estruturas do Estado às grandes transformações sociais
e econômicas que se verificavam no plano mundial.
A Lei nº 2.321/66 reorganizou a administração estadual, reagrupando num sistema
integrado suas grandes funções, sob a forma de Secretarias de Estado, dando ênfase ao
controle das entidades descentralizadas e sobre a prestação local de serviços nas 21
Regiões Administrativas ali criadas.
7
Em especial, buscou dinamizar os sistemas de
planejamento, administração geral e procuradoria, propondo uma rede de comunicações
internas e externas pela qual se pretendia restituir aos órgãos centrais e setoriais sua função
planejadora, diretora, normativa, e aos órgãos locais sua função executiva.
A intenção de simplificar os procedimentos administrativos e reduzir a “papelada”
8
gerada baseou-se na pesquisa de centenas de processos ou rotinas de serviço, algumas com
mais de 700 passos para a finalização de uma postulação.
A espinha dorsal do sistema de administração foi representada pelo Departamento
de Administração Geral (DAG), vinculado diretamente ao Governador.
Como órgão central do Sistema de Planejamento, Administração Geral e
Procuradoria o DAG tinha como competências, entre outras,
5
Lei 8.159, de 08.01.91 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências.
6
Decreto Lei nº 200, de 25.02.1967. Dispõe sobre a organização da Administração Federal, estabelece
diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências.
7
Lei nº 2.321, de 11.04.1966. Dispõe sobre a organização da Administração Estadual, estabelece diretrizes
para a Reforma Administrativa e dá outras providências.
8
Não é do nosso agrado o uso do termo “papelada” para designar um conjunto de documentos de arquivo,
porém reproduzimos aqui como foi usado na mensagem do Governador ao sancionar a Lei nº 2.321.
Page 6
6
“coletar e entregar nas repartições a correspondência de acordo com o plano de
distribuição automática, manter o arquivo central, coletar e manter toda a
documentação e os dados informativos de interesse dos órgãos governamentais
e do público em geral, executar os serviços de mecanografia e duplicação e
serviços de processamento mecanizado”
,
atividades essas coordenadas por sua Divisão de Serviços Auxiliares.
Os serviços de arquivo, protocolo, reprografia e mecanografia foram estruturados
como atividade e não como unidade organizacional, cabendo à Divisão de Serviços
Auxiliares, também, a elaboração do plano de divulgação do Estado, a publicação de
material informativo, o controle e manutenção de veículos, serviços de portaria,
manutenção de equipamentos e instalações.
O arquivo central, assinalado no texto da Lei em letra minúscula, não corresponde a
uma unidade administrativa, nem é definido nos moldes do que se conceitua hoje como
arquivo intermediário, não sendo encontrada regulamentação posterior definindo as
diretrizes para o seu funcionamento.
Por seu lado, os Serviços de Administração Geral (SAG) das Secretarias, com
subordinação técnica ao órgão central de administração geral
,
tinham como finalidade,
entre outras: “controlar a tramitação interna dos expedientes entre as repartições, manter
o arquivo setorial, manter a documentação setorial e a estatística das atividades de
administração geral, fazer a divulgação setorial, executar serviços de mecanografia e
duplicação”.
Também no nível das Secretarias essas atividades não foram agrupadas em uma
unidade organizacional específica, compondo a função de serviços auxiliares juntamente
com as atividades de portaria, vigilância, manutenção de veículos, equipamentos e
instalações.
Em 1981 a Lei Delegada nº 22 reestrutura o DAG, que passa a contar com um
órgão de Coordenação do Sistema de Encargos Auxiliares (COSEN), responsável entre
outras atribuições por “elaborar normas para as atividades de protocolo, comunicação,
tramitação e arquivamento de documentos, zelando pelo seu cumprimento.”
9
Com a ampliação das suas finalidades, em 1983 o DAG foi transformado em
Secretaria da Administração, passando a atender, além das atividades de administração
geral, à formulação e execução de políticas de previdência, de desburocratização e
valorização do servidor público.
9
Lei Delegada nº 22, de 07.04.81. Reestrutura o Departamento de Administração Geral e dá outras
providências.
Page 7
7
O artigo 2º, inciso V, da Lei Delegada nº 63, de 01.06.83, estabelece como uma das
competências da nova Secretaria “promover ações de modernização administrativa e de
desburocratização visando à melhoria das práticas do serviço público estadual”.
10
Ao Departamento de Encargos Auxiliares (DENA), que coordena, supervisiona e
executa as atividades relativas à administração de serviços auxiliares do Estado, compete
“elaborar normas para as atividades de protocolo, comunicação, tramitação e
arquivamento de documentos”, além das demais atribuições relativas à administração de
transportes, assistência técnica e conservação de máquinas e equipamentos de escritório e
serviços de portaria, zeladoria e vigilância das sedes.
Para a execução dessas atribuições integram a estrutura do DENA a Divisão de
Encargos Gerais, a Divisão de Documentação e Biblioteca e a Divisão de Informação,
Comunicação e Arquivo.
Em 1988, foi instituído o Sistema de Informática do Estado, tendo por finalidade o
desenvolvimento articulado das atividades de informatização, em toda a Administração
Pública Estadual, “mediante o planejamento, coordenação e execução das ações de
automatização no Serviço Público Estadual”.
11
Dois anos depois foi implantado o Sistema Unificado de Protocolo que, utilizando
tecnologia de rede e sistema de grande porte, interligou os órgãos estaduais numa base de
dados única para registro e acompanhamento dos processos em trâmite, prenunciando um
salto sem precedentes no modelo de gestão de documentos na Administração Pública.
12
Extinto em 1991, o DENA
13
teve suas atividades e acervos transferidos, conforme a
afinidade, para o Centro de Desenvolvimento da Administração (CDA), o Departamento
de Material (DEMAT) e o Departamento de Patrimônio (DEPAT).
Nesse momento verifica-se uma ênfase no discurso de modernização e
informatização do setor público, entretanto não se encontra na nova estrutura da Secretaria
da Administração qualquer menção a serviços relacionados à administração de
documentos. As atividades em curso nessa área se desenvolvem sob o rótulo de projetos,
sob a responsabilidade de pequenos grupos de trabalho.
O CDA comanda as ações de modernização da máquina pública com apoio das
tecnologias digitais em forte expansão no final do século, baseado no tripé tecnologia,
capacitação de pessoal e melhoria dos processos de trabalho.
10
Lei Delegada nº 63, de 01.06.83. Cria a Secretaria da Administração do Estado e dá outras providências.
11
Decreto nº 1.528 de 31.08.88. Institui o regulamento do Sistema de Informática do Estado.
12
Decreto nº 4.194, de 14.11.90. Institui o Sistema Unificado de Protocolo.
13
Lei nº 6.074, de 22.05.91. Modifica a estrutura organizacional da Administração Pública Estadual.
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8
Como herdeira de parte das atividades do extinto DENA, verificamos que coube à
Diretoria de Modernização Administrativa do CDA, através da Gerência de Documentação
e Informação, entre outros
“orientar e normatizar o plano de arquivamento, utilização e transferência de
documentos, no âmbito do Sistema Estadual de Administração, em articulação
com o Serviço de Administração Geral; assessorar no desenvolvimento de
sistemas informatizados, relativos à área de documentação e informação”
e demais atribuições relativas à formação, manutenção e disseminação de um acervo
técnico específico, voltado para subsidiar o Sistema Estadual de Administração.
As Subgerências de Serviços Auxiliares, nas Secretarias de pequeno porte,
continuam a manter os serviços de protocolo, reprografia e arquivo central como
atividades, ao lado dos serviços de manutenção de equipamentos e instalações, zeladoria e
vigilância.
14
Nas Secretarias de grande porte (Fazenda, Educação, Saúde e Segurança Pública)
vamos encontrar Centros de Documentação e Informação, integrando a estrutura dos SAGs
no nível de coordenação em alguns casos, ou de gerência em outros, ocupando-se dos
serviços de protocolo, arquivo intermediário e microfilmagem.
No entanto, é importante ressaltar que esses setores foram estruturados para o
atendimento à administração central, sem qualquer papel normatizador no conjunto dos
arquivos descentralizados, ou seja, daquelas unidades que compõem a estrutura das
Secretarias, porém operam de forma descentralizada, como por exemplo, as delegacias de
polícia, inspetorias fazendárias, centros de saúde, escolas etc.
Modificada várias vezes durante a década de 1990, a estrutura da Secretaria da
Administração foi novamente reorganizada pela Lei nº 7.435, de 30.12.98, que introduziu
“modificações na estrutura organizacional da Administração Pública Estadual,
criando as Diretorias Gerais nas Secretarias de Estado e Procuradoria Geral do
Estado para coordenar os órgãos setoriais e seccionais dos Sistemas
formalmente instituídos, denominadas Diretoria de Orçamento Público,
Diretoria Administrativa, Diretoria de Finanças e Coordenação de
Modernização”.
15
O último regimento da Secretaria da Administração foi aprovado pelo decreto nº
9502, cabendo à Superintendência de Serviços Administrativos a finalidade “de planejar,
coordenar, promover, supervisionar, controlar e avaliar as atividades pertinentes à
14
Neste artigo não abordamos aspectos relativos às funções ou cargos de chefia correspondentes aos
diferentes níveis das estruturas analisadas. No entanto, percebemos a relevância do tema, que será
investigado no âmbito mais amplo da dissertação de mestrado.
15
Lei nº 7.435, de 30 de dezembro de 1998. Modifica a estrutura organizacional da Administração Pública
Estadual e dá outras providências.
Page 9
9
administração de material, de serviços e de patrimônio, no âmbito da Administração
Pública Estadual”.
16
E, por meio da sua Diretoria de Serviços exerce, entre outras, as atribuições de
o) “disciplinar, normatizar, acompanhar e coordenar as ações relativas aos
serviços de documentação, protocolo e arquivo, no âmbito da Administração
Pública Estadual; e
p) normatizar, coordenar e acompanhar as ações relativas ao Serviço de
Distribuição de Documentos Oficiais – SEDDO, no âmbito dos órgãos e
entidades da Administração Pública Estadual, localizados na Região
Metropolitana de Salvador – RMS”.
17
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS E PROPOSTA DE CONTINUIDADE
O modelo de inserção dos serviços arquivísticos no sistema de administração geral,
implementado pela reforma de 1966, permanece praticamente inalterado até os dias de
hoje, muito embora tenhamos presenciado uma verdadeira revolução tecnológica, com a
introdução da microinformática e a reestruturação dos processos gerenciais baseados na
busca da qualidade e da eficácia, além do advento da rede mundial de computadores.
O Arquivo Público do Estado da Bahia que, já na reforma de 1966, integrava a
estrutura da Secretaria da Educação e Cultura, assim permanece até hoje. A análise da sua
evolução como instituição arquivística estadual, integrante do Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR) será objeto de outro artigo.
Entretanto, podemos notar nesta primeira análise que a desvinculação da instituição
arquivística estadual dos programas de administração de arquivos e gestão de documentos,
especialmente nas primeiras fases do ciclo informacional, situa o órgão como mero
depositário de documentos recolhidos de órgãos públicos sem qualquer participação na
introdução de uma política de acesso à documentação arquivística nos vários níveis da
administração pública.
Por isso mesmo, a atribuição de gerenciar documentos e arquivos no âmbito das
Secretarias estaduais encontra-se pulverizada em unidades que não detêm as competências
e a estruturação necessárias para o desenvolvimento de atividades desse porte.
Não há nenhum indicativo de que a Secretaria da Administração tenha tomado para
si a responsabilidade sobre a definição de políticas de gestão de arquivos correntes e
intermediários no âmbito da Administração Pública, cujas atividades operacionais
16
Decreto nº 9.502 de 02.08.05. Aprova o Regimento da Secretaria da Administração.
17
Idem
Page 10
10
continuaram a cargo das unidades de administração geral, inseridas no conjunto do
Subsistema de Serviços Gerais.
A nosso ver, a desorganização estrutural dos serviços de arquivo e documentação
na Administração Pública Estadual desponta como um dos principais obstáculos às
propostas de modernização do aparelho do Estado, visto que toda ação da máquina pública
nas suas relações com a sociedade implica na geração de documentos que, em grande
parte, respondem pelo registro das decisões e pelo grau de eficácia na consecução dos seus
objetivos.
Melhorar a mecânica de funcionamento de uma instituição não é suficiente para que
ela produza bons resultados. Antes, é preciso pensar que resultados se quer, como fruto do
funcionamento dessa instituição maior que é o Estado.
5. REFERÊNCIAS
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arquivística. Rio de Janeiro, 2004.
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dá
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www.segov.ba.gov.br/sgv_legislacao.htm acessado em 15 jul 2005.
______. Decreto nº 1.528, de 31.de agosto de 1988. Institui o regulamento do Sistema de
Informática do Estado. Disponível em www.segov.ba.gov.br/sgv_legislacao.htm acessado
em 15 jul 2005.
______. Decreto nº 4.194, de 14 de novembro de 1990. Institui o Sistema Unificado de
Protocolo. Disponível em www.segov.ba.gov.br/sgv_legislacao.htm acessado em 15 jul
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Administração Pública Estadual. Disponível em www.segov.ba.gov.br/sgv_legislacao.htm
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______. Decreto nº 9.502 de 02 de agosto de 2005. Aprova o Regimento da Secretaria da
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